Agilizar la introducción de ventas y compras

“Seremos más ágiles y productivos si contamos con buenas herramientas”

El software es una herramienta más, pero es muy importante conocerlo y saber usar sus utilidades para sacarle provecho. Es por ello que en esta ocasión no queremos que pase desapercibida una muy importante ayuda incluida en nuestro software de gestión.

En la reciente versión publicada de Noray Gestion 16.10 se ha incluido una muy interesante herramienta que permite cargar externamente al programa una hoja Excel con todas las líneas de venta o compra, y luego importarlas al documento abierto como si se introdujeran manualmente.

Puede utilizar esta herramienta por ejemplo para que otro departamento, que no tiene acceso a su gestión, le ayude a cargar los documentos. También, si es posible, para que su proveedor le cargue directamente la hoja Excel con su compra. O quizás, simplemente porque le parece más cómodo trabajar en Excel.

Veamos cómo funciona

En la hoja Excel indicaremos los productos, unidades, lotes, precios y descuentos que componen la factura.

Como puede ver, en esta hoja Excel se han introducido dos productos con sus datos.

noray-2016-11-agilizar-la-introduccion-de-ventas-y-compras-001

Luego en Noray Gestion usando esta nueva utilidad podemos importar dicha hoja, las líneas entraran como si se introdujeran manualmente en el documento abierto:

noray-2016-11-agilizar-la-introduccion-de-ventas-y-compras-002

Indique el documento Excel a importar:

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La importación de esta hoja Excel daría el siguiente resultado:

noray-2016-11-agilizar-la-introduccion-de-ventas-y-compras-004

Las características técnicas para la importación son las siguientes

Nombre del fichero: Ruta y nombre del fichero Excel que contiene las líneas a incorporar.

Pedido a enlazar (opcional): Número de pedido con el que se desea enlazar la compra. Se contrastan las líneas importadas con el pedido seleccionado para detectar las unidades nuevas no pedidas y las que quedan pendientes por recibir.

Líneas sin precio: Determina la acción a realizar para los productos que vengan sin el precio informado, ya que es posible no indicar el precio en la hoja Excel.

  • Captura precio venta o compra del producto: Carga el precio vigente del producto en la columna precio del documento, según la configuración definida en Noray Gestion.
  • No modificar: Se crean las líneas de los documentos sin precio, tal y como viene en el fichero Excel.

Preparación del fichero Excel para la incorporación

Las columnas de la compra o albarán en las que se incorpora la información, vienen determinadas por el texto de la primera fila del documento Excel, lo que permite al usuario una cierta flexibilidad en el manejo de la hoja de cálculo pudiendo organizar las columnas como desee.

Los posibles nombres de columna en la hoja Excel son:

Producto: Código del artículo, referencia original o alternativa, código de barras.

Envases: Número de bultos o de envases.

Unidades: Total unidades de la línea.

Precio:   Precio unitario del producto. (Tiene en cuenta “Líneas sin precio”)

Dto1: Porcentaje del primer descuento en línea.

Dto2: Porcentaje del segundo descuento en línea.

Dto3: Porcentaje del tercer descuento en línea (aplicable solo en los albaranes).

Variante: Código de la variante. (Lote, color, talla, etc)

Caducidad: Fecha de caducidad.

Jose Luis Martín
jmartin@noray.com
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