¿Cómo importar asientos a Noray Contabilidad? Parte II

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Noray Contabilidad es el software desarrollado por Noray Software usado por pymes, asesorías y fundaciones/entidades no lucrativas.

En el artículo anterior explicamos cómo funciona la importación de datos a Noray Contabilidad y a modo de ejemplo explicamos cómo importar el plan de cuentas a nuestra empresa.

En esta segunda parte, hablaremos sobre cómo importar asientos contables a nuestra contabilidad, usando esta misma opción para importación de datos.

Si no has leído el artículo anterior, puedes hacerlo en el siguiente enlace Consultar artículo anterior.

Tipos de plantilla para importar asientos contables.

Para importar asientos contables crearemos una plantilla de tipo “Movimientos” en la cual debemos indicar cómo va a ser el origen de los datos de nuestro fichero de asientos a importar. Esta plantilla puede estar basada en dos tipos de fichero:

  • Campos de longitud fija. En este tipo de ficheros, los distintos datos a importar, están en el fichero siempre en una posición fija dentro de cada fila o línea. Un ejemplo de este tipo de origen puede ser un listado de diario en fichero.

 

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En este tipo de origen de datos, usaremos campos con longitud fija, ya que cada columna con información tiene siempre un tamaño constante. Ejemplo: Fecha = 8 caracteres, Debe o Haber= 12 caracteres. En la plantilla de importación de asientos definiremos aquellos datos a importar y aquellos que no necesitamos importar.

  • Campos delimitado. En este tipo de fichero cada dato está separado por un campo delimitador. El campo delimitador puede ser realmente cualquier carácter. Por ejemplo todos los campo delimitados por punto y coma ( ; ). En nuestra opinión se trata del tipo de fichero más sencillo de importar. Tener en cuenta que podemos obtener un fichero de datos contables con separador de campo partiendo de un archivo Excel.

 

norayblog_ejemplo_diariocontable_excel

Consejo – ¿Cómo conseguir fichero separados por puntos y comas desde hoja de cálculo Excel?

Cuando tenemos los datos de asientos contables en un fichero tipo hoja de cálculo (Por ejemplo, Microsoft Excel) podemos obtener un fichero separados por puntos y comas usando la opción Guardar como: CSV Delimitado por comas.

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En este artículo aprenderemos cómo importar asientos contables partiendo de datos en formato Excel, que pasaremos a fichero con separador (CSV: punto y coma).

En la creación de una plantilla de importación de asientos, necesitaremos disponer en el fichero origen de un mínimo de datos necesarios para que Noray Contabilidad pueda construir asientos contables correctos y sin descuadres.

Datos mínimos necesarios para poder importar asientos.

Un asiento contable está compuesto como mínimo por dos partidas (una partida al debe y otra partida al haber). Cada partida necesitará identificar los siguientes datos como mínimo, para poder importarla:

  • Fecha del asiento. Todas las partidas de un asiento tienen la misma fecha de asiento (están grabadas en el diario contable en la misma fecha).
  • Cuenta contable.
  • Descripción del apunte. Texto del apunte contable.
  • Importe Debe / Haber. Corresponde al importe del apunte contable, más adelante veremos que este dato nos puede venir en diferentes formatos.

Otros datos útiles pueden ser:

  • Fecha de la partida contable. Cada partida puede llevar una fecha de referencia dentro de un asiento. En el caso de que dispongamos de este dato diferenciado de la fecha del asiento, podemos cargar la fecha del documento para cada partida contable. En caso contrario, si no se dispone de esta fecha, el proceso de importación asignará como fecha de documento la misma fecha del asiento contable.
  • Número de documento. En algunos orígenes de datos, existen número de documentos asociados a una partida contable. Si este dato viene en el fichero de origen contable también podremos importarlo.
  • Datos registro factura. Corresponden a datos necesarios para el registro de la factura como pueden ser: serie, fecha de factura, NIF/CIF, Nombre del titular, tipo de libro (Entrada o salida), Tipo operación del impuesto, desglose de bases (base, % impuesto y cuota). En el caso de que esta información venga en el fichero de diario, podemos vincular el registro de facturas a una partida del diario contable, caso contrario deben saber que también es posible importar facturas de ingresos o gastos para construir en nuestra contabilidad un registro de facturas oficial. Para ello definiremos una plantilla especial, sólo con datos para el libro de facturas.

 

Sobre los importes Debe / Haber.

Debemos tener en cuenta que el importe Debe y Haber dentro de un diario contable puede venir de diferentes formas, las más habituales son:

norayblog_importacion_camposimportes-copia

  • Debe-Haber en distintas columnas. Esta es una forma muy frecuente de encontrarnos los importes del asiento. Dispondremos de una columna para cada importe. En este caso dentro de nuestra plantilla de importación usaremos un campo para cada columna. Usaremos el campo de importación 014 Importe debe y 015 Importe haber.

 

  • Debe-Haber en la misma columna. En este caso sólo existirá una columna con importes tanto para Debe como para el Haber, será necesario distinguir qué partidas son Debe y qué partidas son Haber. Esto puede venir en distintas formas:

 

  • Sin identificador D/H Importe Haber con signo negativo. En este caso viene una sola columna para el importe y el haber siempre viene con signo negativo. Usaremos el campo de importación 016 Importe (al haber si es negativo).

 

  • Debe-Haber en la misma columna con indicador D/H. En este caso el importe viene en una sola columna, pero existe una segunda columna donde se indica D/H. Usaremos el campo de importación 012 Importe (Usar siempre con indicador D/H).

 

  • Debe-Haber en la misma columna con indicador D/H (haber cambiado de signo). Cuando el importe haber observemos que viene siempre con signo negativo, usaremos los campos de importación 013 Indicador D/H cambio de signo H para que en el momento de la importación se nos cambie el signo del haber.

 

  • Indicador para Debe / Haber. Existe una columna para indicar Debe y Haber. Para esta columna usaremos el campo de importación 017 Indicador debe/haber.

 

Campos fecha a importar.

Los campos de fecha pueden llegar en nuestro fichero origen en distintos formatos. Cuando indiquemos que un campo es fecha (Fecha de asiento, Fecha de documento, Fecha factura, etc.) debemos indicar el formato de dicha fecha. Estos pueden ser los siguientes:

  • Ejemplo 01012016 para 1 de enero de 2016.
  • Ejemplo 010116 para 1 de enero de 2016.
  • Ejemplo 20160101 para 1 de enero de 2016.
  • Ejemplo 160101 para 1 de enero de 2016.
  • Ejemplo 0101 para 1 de enero del ejercicio al que corresponda la contabilidad.
  • Ejemplo 0101 para 1 de enero del ejercicio al que corresponda la contabilidad.
  • DD/MM/AAAA. Ejemplo 01/01/2016 para 1 de enero de 2016.
  • DD/MM/AA. Ejemplo 01/01/16 para 1 de enero de 2016.
  • AAAA/MM/DD. Ejemplo 2016/01/01 para 1 de enero de 2016.
  • AA/MM/DD. Ejemplo 16/01/01 para 1 de enero de 2016.

Una vez que hemos hecho estas aclaraciones procedemos a crear nuestra plantilla dentro de Noray Contabilidad de la siguiente forma:

Creación de plantilla de importación de asientos.

En este artículo usaremos una plantilla de importación de asientos partiendo de un origen de datos separados por puntos y comas que hemos obtenido de un diario contable en Excel y que convertimos a fichero CSV (tipo de fichero con separadores de campo punto y coma). Tendrá las siguientes características:

  • Tipo de delimitación. Campos delimitados.
  • Campos delimitados. Separador de campo punto y coma (;) y delimitador de texto comillas (“).
  • Tipo de fichero. En este caso será fichero de texto.
  • Separadores de números. El carácter decimal viene en el fichero usando la coma (,) y el punto de miles viene en el fichero usando el punto (.).

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Una vez creada la parte principal de la plantilla debemos comenzar a seleccionar los campos que nos hacen falta importar para cargar asientos contables. De la información disponible en el fichero sólo usaremos la que nos sea útil. Los campos que no necesitemos, los identificaremos en el fichero identificado como “ *** Información desechable *** “.

Importando asientos.

Cuando iniciamos la importación, informamos a Noray Contabilidad el número de la plantilla que vamos a usar, seleccionamos nuestro fichero de origen de datos y empresa/ejercicio contable donde importamos los datos.

Será necesario cumplimentar algunos parámetros más:

  • Número de asiento. Puede indicar cómo se realizará la numeración de los nuevos asientos. Dispone de las siguientes opciones:
  • Numeración automática.
  • Numerar a partir de. Se indicará el número a partir del cual se quiere numerar los asientos.
  • Respetar numeración original del fichero. Esta posibilidad es la que usamos en nuestro ya que disponemos del número de asiento original.
  • Agrupar asientos por. En esta sección se disponen de algunas formas de agrupar los asientos a importar. En nuestro ejemplo no la usamos puesto que los asientos ya vienen agrupados por número de asiento.
  • Fecha de asiento. Este dato se pide cuando dentro de los datos a importar no se ha indicado la fecha del asiento contable.
  • Núm. Diario. Debe indicar en qué número de diario contable desea incluir los asientos a importar. Este dato se pide cuando dentro de los datos a importar no se indica número de diario contable.
  • Referencia. Este dato se graba en cada asiento y es común a todas las partidas que forman el asiento. En este caso recomiendo marcar los nuevos asientos con algún texto como, por ejemplo: “Import”.

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El resultado de la importación de asientos es la siguiente: Se pueden ver los asientos desconformados dentro del borrador de asientos. Y dentro de cada asiento figuran los datos correspondientes.

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Así es como hemos conseguido importar asientos a Noray Contabilidad.

Como has podido ver hemos partido de unos datos en Excel que hemos convertido a fichero con campos separados por punto y coma (fichero tipo CSV). Esta plantilla quedará guardada en tu programa de contabilidad y podrás usarla cada vez que lo necesites.

Tiene muchas utilidades, entre ellas destaco las siguientes:

  • Importación de asientos desde otros programas de contabilidad.
  • Cargar datos desde Excel que me envían mis clientes para su contabilidad.
  • Convertir extractos bancarios en asientos contables, etc.

¿Te ha resultado fácil la importación de asientos?

Si lo deseas puedes hacernos preguntas sobre el contenido de este artículo y trataremos de resolver vuestras dudas.

Tú puedes importar datos contables a Noray Contabilidad, por otro lado, en Noray Software te ofrecemos el servicio de importar tus datos contables o te impartimos formación para que aprendas a hacerlo.

¿Necesitas importar datos a tu contabilidad? Contáctanos en el siguiente enlace: Contactar con Noray Software.

Antonio Guanche
Antonio Guanche
aguanche@noray.com
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