10 Oct Facturación Electrónica, una fórmula para disminuir costes en las pymes
Las necesidades actuales de las empresas las obligan a buscar nuevas fórmulas para disminuir sus costes. Uno de los departamentos por donde podemos empezar podría ser el de facturación.
¿Alguna vez se ha parado a pensar cuánto podría ahorrar en el departamento de facturación?
- Compra de papel, sobres, sellos, cartuchos de tinta…
- Mantenimiento de impresoras.
- Horas de nuestro personal de facturación para manipular toda esa documentación (doblado de facturas, ensobrado, desplazamientos a clientes y/o oficina de correos…).
- Gestión documental de toda esa información. Tiempo de archivo y búsqueda de facturas emitidas.
Una de las fórmulas que podemos poner en marcha para disminuir estos costes es la implantación de un sistema de facturación electrónica, que nos permitirá enviar y gestionar nuestras facturas de forma casi automática.
La facturación electrónica consiste, básicamente, en el envío telemático de la facturación a nuestros clientes mediante ficheros, ya sea a través de ficheros electrónicos de datos o a través de ficheros pdf a los que podremos insertar nuestra firma electrónica para dotarlos de mayor seguridad.
La firma electrónica que podemos adjuntar a nuestros ficheros tendrá el mismo valor que la firma manuscrita, es decir, certificará su validez y nos proporcionará una serie de ventajas como:
- Eliminación de papel.
- Disminución del tiempo del personal para llevar a cabo todo el proceso de facturación y envío de la documentación.
- Seguridad en el envío de documentación, certificando que el documento electrónico recibido por sus clientes le pertenece única y exclusivamente a usted.
- Automatización de su gestión documental: los documentos enviados quedarán archivados directamente en nuestro servidor, pudiendo ser consultados en cualquier momento.
¿Quién puede proporcionarle un sistema de facturación electrónica?
La implementación del sistema debe ser llevado a cabo por su distribuidor de software, ya que lo ideal es que esté integrado totalmente con su aplicación actual de facturación. Actualmente Noray Gestion tiene implementada esta opción en su versión estándar.
¿Quién suministra la firma electrónica?
La firma electrónica debe ser solicitada a la Real Casa de la Moneda – Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT-RMC) a través de alguna entidad pública como CERES.
Ya tengo el fichero con mi firma electrónica, ¿y ahora qué hago con él?
Deberá guardar el fichero en una carpeta de su servidor o equipo y parametrizar su aplicación siguiendo las instrucciones que le sean facilitadas por su distribuidor de software. Una vez configurado podrá realizar el envío telemático y masivo de su facturación, consiguiendo así su objetivo inicial: disminuir los costes y optimizar su departamento de facturación.
Imagen: Fotolia
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