10 Feb Ventajas en el uso de la Facturación Electrónica
El uso constante y recurrente de la tecnología (dispositivos electrónicos, dispositivos móviles, Internet, etc.) en la sociedad actual, ha provocado que en los últimos años hayan ido apareciendo una serie de términos y prácticas que anteriormente no existían o eran desconocidas. Un ejemplo claro de este hecho que mencionamos, es el concepto de Facturación Electrónica. Cada vez es mayor el número de empresas y trabajadores que funcionan con este tipo de facturación, por tanto, el objetivo de esta entrada será mostrar las ventajas que ésta supone respecto al modelo de factura tradicional.
¿Qué beneficios aporta la Factura Electrónica respecto a la Factura Tradicional?
La facturación electrónica aporta numerosos beneficios, éstos pueden ser tanto específicos de este tipo de facturación como económicos. Por otra parte, desde el punto de vista de las empresas, también supone beneficios para proveedores y clientes.
Algunos beneficios específicos de la facturación electrónica son:
– Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro.
– Reducir errores humanos.
– Eliminar costes de impresión y envío postal.
– Facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas.
– Reducir de manera drástica el espacio necesario para su almacenamiento.
– Mejorar el servicio al cliente, eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente.
– Facilitar la lucha contra el fraude.
– Subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando su gestión.
– Contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.
Los beneficios económicos derivados de la automatización del proceso de la factura superan a los ahorros en impresión y envío postal. Por esta razón, el empleo de facturas electrónicas con formato estructurado producen el máximo beneficio potencial. Por el contrario, hay casos como las facturas destinadas a personas físicas, donde estos beneficios no se materializan. Para que estos beneficios puedan materializarse, se deberán superar importantes retos como:
– La adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), que conforma el segmento más importante del tejido empresarial español y europeo.
– La aceptación por los ciudadanos y su implantación en las Administraciones públicas.
– La interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica que permita su uso en la interrelación comercial tanto dentro como a través de nuestras fronteras.
Desde el punto de vista empresarial, la facturación electrónica permite a una empresa automatizar el procesamiento de facturas. El resultado de esta automatización, tiene como consecuencia que tanto los compradores, como los proveedores y las empresas, adquieran una serie de ventajas operativas y estratégicas. Gracias a la automatización de este proceso y a la integración con otras soluciones de gestión empresarial, además del ahorro en costes de tiempo y de papel, podrá mejorar la productividad en la empresa.
Beneficios para Proveedores y Clientes
Algunos de los beneficios para los proveedores procedentes de la facturación electrónica son:
– Reducción de costes: el proceso de facturación electrónica puede suponer ahorros en coste de copias y almacenamiento de papel ya que se eliminan los procesos de clasificación y registro de datos de las facturas de manera manual.
– Mayor rapidez en los cobros: la facturación online simplifica el procesamiento de una factura desde que es emitida hasta que es aprobada por el cliente. De esta forma, pueden ser pagadas de forma mucho más rápida, ya que se minimizan los tiempos de este proceso.
– Aumenta la productividad: la facturación electrónica u online, permite saber cuándo ésta ha sido recibida por tu cliente, por tanto, se reduce el número de llamadas o envíos de emails para su confirmación.
– Mejora la satisfacción del cliente: los clientes reciben un mejor servicio con el aumento de su satisfacción puesto que se reducen los tiempos de espera en el procesamiento de facturación.
Por otra parte, los beneficios para los clientes procedentes de la facturación electrónica serán:
– Mejora la visibilidad: introducir las facturas en papel en nuestro sistema contable conlleva mucho más tiempo que con la factura electrónica. La ayuda que ofrece este sistema para acelerar este proceso y para tener un mayor control sobre el mismo, es la posibilidad de ver las facturas electrónicas en el momento.
– Optimiza la tesorería: se agiliza el ciclo de cobros y pagos mejorando la tesorería como consecuencia de la reducción del tiempo de procesamiento de las facturas.
– Datos más precisos: los errores de las facturas electrónicas que recibes, y que a veces se producen cuando se realiza de forma tradicional, se reducen gracias a la captura electrónica de datos.
– Agiliza los pagos: se facilita el que los pagos se realicen a tiempo, evitando cargos por pagos con retraso al proveedor, debido a que el procesamiento se lleva a cabo de manera más rápida.
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