28 May Smart PMS

“¿Qué es un Smart PMS?” Hoy en día parece impensable que un hotel no disponga de aplicaciones informáticas para la gestión de su negocio (reservas, facturación, cupos, etc.). Adicionalmente pueden disponer de módulos conectados o no que gestionen los eventos, spa y por ende aplicaciones para el control de las finanzas, compras y almacenes.

Dependiendo del fabricante del software, todas estas funcionalidades, o al menos las referidas a la gestión del front-office, se suelen englobar en las siglas PMS (Property Management System). Estos PMS sustituyeron los registros en papel y supusieron un gran avance para la industria, pero hasta ahora solo han trasladado el medio en el que se registran las transacciones (facturas, reservas, compras…) desde un medio físico a un medio digital.

A lo largo del día, los PMS generan cientos o miles de registros con información acerca de los huéspedes que incluyen no solo sus datos identificativos sino los productos que consumen o los periodos en los que hacen las reservas, los consumos energéticos del hotel, las bebidas que se consumen en los distintos departamentos de restauración, las sabanas y toallas usadas por el departamento de housekeeping, etc. Es decir, una cantidad ingente de datos de la que se podría obtener una información valiosísima por la que, probablemente, algunas de las empresas tecnológicas dedicadas al consumo masivo estarían incluso dispuestas a pagar.

Cómo hoteleros, ¿qué hacemos con toda esa información? En la mayoría de las ocasiones nada. Solamente almacenamos estos registros y en el mejor de los casos se cuenta con unos históricos de estancias usados por los departamentos comerciales para las felicitaciones de cumpleaños a los huéspedes o, de forma más sofisticada, para la generación de alguna campaña de ventas.

Smart PMS

Es aquí donde podríamos comenzar a dar sentido al término Smart PMS, convirtiendo el PMS tradicional en una aplicación que, no sólo genere las transacciones necesarias para la gestión del día a día, sino que utilice la información generada en las mismas para aportar un valor adicional al negocio y proponga sugerencias o incluso pueda hacer predicciones (mediante el uso de técnicas de inteligencia artificial), que nos permitan llevar a cabo una toma de decisiones más acertada.

Al introducir estas ideas, se piensa inmediatamente en cómo aumentar las ventas utilizando la información del Smart PMS. De hecho, los métodos de gestión de los ingresos (Revenue Management) o las gestiones de las reputaciones en la red son algunos ejemplos del uso de transacciones generadas para el crecimiento del negocio. Acerca de estas cuestiones existe una inmensa literatura de la que estoy seguro de que no voy a aportar nada.

¿Pero que hay de la reducción de costes? A menudo no se considera esta reducción como una herramienta para el aumento de la cuenta de resultado del hotel, y es precisamente en esta área donde cobra más sentido el uso de las transacciones internas y la aplicación de los métodos de análisis propuestos en los Smart PMS.

Algunos de ejemplos de esto podrían ser:

Recepción

• Mejoras en los métodos de asignación de habitaciones evitando días libres entre ocupaciones mediante algoritmos de distribución de recursos.
• En función de ocupaciones previstas futuras, predicciones de necesidades de personal y comparativas con excesos o defectos de los turnos programados. Igualmente, predicciones de consumos de lencerías.
• Sugerencias de tiempos medios por operaciones (limpiezas, cambios de lencerías, entradas, salidas …) en función de los históricos de limpiezas.

Alimentación y bebidas

• Análisis de precios automáticos partiendo de los precios diarios publicados en sus webs por los mercados centrales de frutas y verduras (Merca…) con la posibilidad de sugerir proveedores mejores posicionados.
• Predicciones de consumos de determinados productos en función de ocupaciones previstas y datos demográficos de los huéspedes esperados (nacionalidades, sexo, edades…) y tomando como base las series históricas de consumos.

SAT (Servicio técnico/Mantenimiento)

• Conexiones usando técnicas de Iot (internet of the things) de los dispositivos de mediciones de consumos (Agua, Luz, Gas…) para el registro de las lecturas.
• Predicciones de consumos en función de series históricas y relacionadas con las ocupaciones previstas y los datos demográficos de los huéspedes.
• Detección de anomalías de consumos, no solo de contadores energéticos, también se puede incluir en este grupo PH de las piscinas, mediciones de temperaturas de piscinas o de instalaciones en las áreas de SPA o Wellness.

En definitiva, un sinfín de posibilidades y lo mejor de todo… con nuestros propios datos. Aplicando métodos de inteligencia artificial (regresión, clasificación, clustering, etc.…) podemos comenzar a obtener grandes beneficios de nuestra propia gestión… ¿cómo? lo veremos en próximos artículos….