14 Ene La factura electrónica con la Administración Pública ya es obligatoria

Llevamos meses anunciándolo y la fecha ya ha llegado: a partir de mañana, 15 de enero de 2015, todas las facturas destinadas a las administraciones públicas deberán ir en formato electrónico. Este día entra en vigor la norma que obliga, según la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de Impulso de la Factura Electrónica y Creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público, a que todas las facturas entre administraciones y proveedores sean electrónicas.

Si aún no has tenido tiempo de adaptarte a ello, en este post daremos un repaso a los detalles de esta ley e intentaremos responder de manera clara a las dudas más comunes.

¿A qué administraciones públicas afecta?

La obligación de facturar electrónicamente afecta a todos los niveles de la Administración Pública:

• La Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas y las Entidades que integran la Administración Local.
• Las entidades gestoras y los servicios comunes de la Seguridad Social.
• Los Organismos Autónomos.
• Las Universidades Públicas.
• Las entidades de derecho público que, con independencia funcional o con una especial autonomía reconocida por la Ley, tengan atribuidas funciones de regulación o control de carácter externo sobre un determinado sector o actividad.
• Las entidades de derecho público vinculadas a una o varias Administraciones Públicas o dependientes de las mismas que cumplan alguna de las características siguientes:

1.ª que su actividad principal no consista en la producción en régimen de mercado de bienes y servicios destinados al consumo individual o colectivo, o que efectúen operaciones de redistribución de la renta y de la riqueza nacional, en todo caso sin ánimo de lucro, o

2.ª que no se financien mayoritariamente con ingresos, cualquiera que sea su naturaleza, obtenidos como contrapartida a la entrega de bienes o a la prestación de servicios.

No obstante, no tendrán la consideración de Administraciones Públicas las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales.

• Las Diputaciones Forales y las Juntas Generales de los Territorios Históricos del País Vasco en lo que respecta a su actividad de contratación.

así como las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social, en el ejercicio de su función colaboradora en la gestión de la Seguridad Social.

¿Quiénes están obligados a presentar la factura electrónica?

Todos los proveedores siguientes que hayan entregado bienes o prestado servicios a cualquiera de las citadas administraciones públicas:

• Sociedades anónimas.
• Sociedades de responsabilidad limitada.
• Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.
• Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria.
• Uniones temporales de empresas.
• Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.

¿En qué formato y a dónde deben enviarse las facturas electrónicas?

Las facturas electrónicas que se remitan a las administraciones públicas deberán tener un formato estructurado y cumplir tres requisitos esenciales:

• Estar escritas en el lenguaje informático Facturae 3.2 ó 3.2.1
• Estar firmadas electrónicamente
• Indicar el destinatario de la factura electrónica

Para generar la factura electrónica es necesario por tanto poseer un certificado electrónico que nos permita firmar esa factura, de acuerdo con lo dispuesto en el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

En la factura electrónica deberemos identificar correctamente el destinatario, y en particular, la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora.

Las facturas electrónicas se envían por Internet a través del portal Web del punto general de entrada de las facturas electrónicas o mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.

En la práctica, la factura electrónica es una factura idéntica a la tradicional factura en papel a efectos legales, con la única diferencia de que es expedida en formato electrónico. ¿Y qué necesitamos para expedir facturas en este formato? Pues básicamente la tecnología para hacerlo. Podemos contratar una empresa que se encargue de hacerlo por nosotros o, lo que es más recomendable, adaptar nuestro software a esta nueva situación o bien implantar uno que nos permita la facturación electrónica.

Las obligaciones de las facturas tradicionales se extienden también a las electrónicas: es necesario conservar al menos una copia “durante el correspondiente período de regularización y los cuatro años siguientes” garantizando su legibilidad, la autenticidad del origen y la integridad del contenido.

Todo son ventajas con la factura electrónica

Una vez salvado el escollo de la adaptación al cambio, todo son ventajas en esta nueva obligación. Para empezar, la presentación de las efacturas en un registro administrativo facilitará una “huella digital” de las mismas, lo que se traducirá en un mayor control y seguimiento.

Para la empresa habrá un ahorro de costes, una mayor eficiencia en la gestión y la posibilidad de controlar los plazos de presentación y llevar el correspondiente seguimiento en caso de que se produzcan retrasos en los pagos.

La modernización de este sistema de facturación aporta además a las Administraciones Públicas, y por extensión a todos los ciudadanos, dos beneficios principales: la ayuda en la lucha contra el fraude gracias a un control más exhaustivo y la facilidad para realizar auditorías; y, por otro lado, la propia automatización del proceso, que reduce errores, controla el estado de cada factura y previsiblemente agilizará el cumplimiento de los plazos de pago.

Imagen: Fotolia

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