30 Jul Activando un nuevo PMS hotelero: Finanzas

Storytelling: Así es como Máximo, del departamento de Administración, ha cambiado la manera de gestionar las finanzas en su establecimiento hotelero.

Activando un nuevo PMS en su establecimiento hotelero

Quiero presentarte a Máximo, es el responsable de administración y finanzas del establecimiento hotelero donde estamos activando un nuevo PMS. Le acompaña también Julio que es contable y trabaja en equipo con Máximo. Ambos llevan trabajando desde hace años gestionando la administración con un software contable conectado externamente con el anterior PMS del establecimiento y conectado también al programa de compras y alimentación y bebidas. Estos programas generan información contable todo los días en función de los movimientos que se van produciendo, trabajan por tanto con varios programas y varias bases de datos, cada departamento gestiona sus datos y comparte parte de ellos con administración y dirección.

Tanto para Máximo como para Julio, el concepto de ERP de nuestro PMS, como solución todo en uno, donde trabajan todos los departamentos del hotel de manera conjunta y en equipo es nueva y novedosa. Y como todas las novedades, siempre notamos un cierto recelo o rechazo al cambio.

Partimos en la administración de este establecimiento con una forma tradicional de trabajar, tanto para organizar su trabajo como para la comunicación con otros departamentos dentro del hotel.

La primera vez que me reuní con Máximo y Julio, ya sabían que su anterior programa contable no lo usarían en esta nueva etapa, y el nuevo PMS integraba toda la funcionalidad contable y financiera dentro de un mismo sistema. Entonces fue cuando se interesaron acerca de “¿qué hay en el nuevo PMS para nosotros?”.

En estas reuniones con todos los departamentos del establecimiento, cuando ponemos en marcha un nuevo PMS, nos reunimos con los responsables de cada departamento para conocer sus necesidades y poder asesorarles en la mejor forma de usar el nuevo PMS en su departamento. Máximo quería saber inicialmente si podía beneficiarse de los nuevos cambios, en el sistema informático dentro de su departamento.

Sus necesidades habituales

Comienzo siempre preguntando la forma de trabajar actual. Conociendo todo aquello que necesita para su día a día. De esta forma puedo luego ayudarles y asesorarles mejor. La mayor parte de los establecimientos con los que hemos trabajado en estos últimos años, tienen muchas formas de trabajar comunes, pero siempre hay particularidades que debemos abordar y ofrecer una respuesta.

Máximo, ¿cómo organizas el trabajo de tu equipo? ¿Y qué necesitas para poder trabajar de forma eficaz?

Esta fue su respuesta: “Como sabes nuestra forma de trabajar hasta ahora había sido tradicional, usando un programa contable que recibía datos del resto de software del establecimiento. Pero quitando eso a un lado, si nos centramos en lo que necesito en el departamento de administración, para realizar mi trabajo necesitaré lo siguiente:

• Cuestiones generales: gestión contable, plan de cuentas y el registro de asientos, generación automática de todos los movimientos contables del día. La gestión de cuentas bancarias, sus movimientos y conciliación. También necesitaré a nivel de tesorería, poder gestionar pagos y cobros, el control de los gastos generales, auditorías diarias de producción, el análisis de los ingresos y gastos o el análisis del establecimiento a través de la cuenta de resultados (GOP).
• Presupuesto hotelero: durante todo el ejercicio trabajamos y controlamos con el presupuesto hotelero de ingresos y gastos. También lo comparamos con la cuenta de resultados y el propio informe de GOP.
• Activos fijos: la gestión del inmovilizado es otra de las necesidades que debo poder gestionar muy bien, tanto en la compra de inmovilizado, como todas las amortizaciones correspondientes. Necesitaremos gestionar activo fijo en curso. ya que es habitual en nuestro negocio la mejora y construcción de nuevos activos durante todo el ejercicio.
• Consolidación de datos: debido que además del establecimiento, también gestionamos otras empresas del grupo de forma independiente, a la hora de analizar todo el grupo, necesitaré poder analizar datos consolidados del grupo.
• Suministro Inmediato de Información (SII): de momento, este año no estamos obligados con la Agencia Tributaria al suministro Inmediato de Información, pero si es una funcionalidad que me preocupa y necesito estar tranquilo con esta obligación empresarial, saber que está incluida en el nuevo PMS, porque seguramente la necesitaremos en breve.

Máximo, y ¿Cómo trabajas en equipo con Julio? Su respuesta fue: “Nos repartimos el trabajo, pero la verdad que ambos trabajamos en todo, necesitaremos por lo tanto disponer de todas las funciones, aunque el análisis financiero me corresponde a mí”.

¿Cómo podemos ayudarte a tomar el control de tu departamento y a mejorar tus resultados?

Una vez que ya conocemos con más detalles las funciones y necesidades que gestiona Máximo y Julio en el departamento de Administración y Finanzas, ahora ya podemos realizar nuestras recomendaciones y sugerencias y mostrarle cómo usando la última tecnología puede mejorar el desempeño de sus funciones y coordinar las tareas en equipo.

Máximo, nuestra propuesta es la siguiente, con la implantación del nuevo PMS en tu establecimiento, dispones de una solución todo en uno. Dentro del nuevo PMS que estamos poniendo en marcha en tu establecimiento, toda la información es compartida y está disponible para trabajar en equipo sobre una misma base de datos. Usaremos por tanto la información de otros departamentos importantes para Finanzas y vamos a mostrarte cómo hacer que el nuevo PMS te ayude a mejorar tu trabajo. Estas son las funciones que destacamos para ti:

Funciones destacadas para Administración

Antes de comenzar, indicarte Máximo que vamos a explicarte las funciones que te recomendamos usar en tu departamento, quédate con el concepto general de cada una de ellas, porque luego vas a poder aprender más con un vídeo que hemos preparado para ti y tu equipo, sobre cada una de las funciones.

Gestión financiera y no solo contable: con esta funcionalidad, aportamos una solución completa, ágil y simplificada para un trabajo eficaz.

Con el nuevo PMS, vas a poder gestionar la contabilidad, la tesorería, el presupuesto, los activos fijos y la contabilidad de costes de forma sencilla y simple.

Para ello, te recomendamos el uso de un plan contable resumido, que implantamos en todos los establecimientos que usan nuestro PMS. Es simplificado sobre todo en lo relativo a cuentas de clientes, cuentas de proveedores, de acreedores, etc. Debes procurar conseguir no duplicar registros de forma innecesaria, como, por ejemplo, al disponer una ficha por cada cliente, con todos sus movimientos, no necesitará a nivel contable duplicar y desglosar una cuenta contable por cada cliente, trabajando por tanto con cuentas acumuladas.

Este tipo de planes contables simplificados, son usados por cientos de miles de empresas en todo el mundo usando Microsoft Business Central y gestionan sus finanzas, muchas de ellas son verdaderos monstruos financieros, y este sistema le funciona muy bien, por tanto, hemos copiado esta estrategia.

Es la mejor forma que tienes de garantizar una gestión financiera robusta e interconectada con todo el negocio, con el objetivo de simplificar procesos y aumentando la productividad del departamento de finanzas.

Para que puedas tener una primera visión de toda esta funcionalidad, Máximo, Julio, les propongo que consulten este vídeo y conocerán así más detalles.

El proceso de contabilización: Esta funcionalidad hace que tu trabajo del día a día sea más eficiente y productivo

La contabilización de movimientos contables en un establecimiento es un proceso diario y repetitivo. Es una responsabilidad del área financiera, y te proponemos aumentar la productividad del departamento, haciendo que sus tareas diarias sean lo más eficientes posibles.

Todos los procesos de negocio que realizan transacciones económicas deben generar sus propios movimientos contables, registro de facturas, etcétera correspondientes. Por lo tanto, tu PMS debe contribuir en aras de la productividad en generar la contabilización automática directamente. Por ejemplo: La producción diaria del establecimiento, la facturación, los depósitos o anticipos, contabilización de todas las cajas diarias del establecimiento, previsión de pagos y de cobros, amortizaciones, etcétera.

Para el resto de las tareas financieras que debe gestionar el personal de éste área, debemos dotarle de herramientas que le permitan trabajar de forma más eficiente. En este caso recomendamos diarios adaptados a funciones en lugar de un diario general para todo.

Un ejemplo puede ser el uso de diario de cobros o pagos: En el mismo proceso que eliges las facturas a cobrar o pagar, generas conciliación de documentos, anotaciones en la cartera de cobros o pagos, y los movimientos contables correspondientes: Tres acciones en una misma tarea.

También diarios de activos fijos, diarios para asientos periódicos o diarios generales.

Así es como hemos adaptado todas las necesidades contables de un establecimiento hotelero, puedes ver un ejemplo de esta funcionalidad en nuestro PMS, para ello consulta el siguiente enlace.

Gestiona la tesorería y liquidez de tu establecimiento: Esta funcionalidad te permite realizar un trabajo eficiente y productivo

Máximo, la liquidez y la gestión de una tesorería de forma correcta es clave en las finanzas de tu establecimiento. Dotemos por tanto al personal de esta área, de herramientas que le ayuden a gestionar todos los cobros, pagos y sus vencimientos. Esto lo haremos a través de la cartera de cobros y pagos. Empleando remesas donde incluirás los documentos a gestionar y permitiendo llevarlos al banco en formato SEPA. Esta forma de control te permite conocer en todo momento el riesgo de cada cliente y el total del establecimiento, gestionando los vencimientos de cobros y pagos. Todas las acciones generadas, realizarán los movimientos contables correspondientes.

Cuando la tesorería está correctamente gestionada y al día, el área financiera podrá tomar decisiones y proponer diversos escenarios, apoyándose en los datos que maneja.

Te animamos a que consultes el siguiente vídeo que hemos preparado para tu equipo donde te mostramos cómo gestionar la tesorería.

La gestión dinámica del presupuesto hotelero

Máximo y Julio, como saben la planificación, ejecución y supervisión del presupuesto hotelero, es otra de las funciones financieras que más valor nos puede aportar. Debe ser dinámico para permitir realizar los ajustes necesarios desde la actualidad hasta el final del ejercicio. Sólo así es como el área financiera más valor aporta a la dirección del establecimiento, trazando la ruta a seguir en cada momento.

Te proponemos que desde el minuto uno desarrolles tu presupuesto y tu PMS debe ayudarte a ello. Necesitarás poder realizar análisis de forma eficiente y simple: en días, semanas, meses, etcétera, para poder dotarle al mismo de todo el dinamismo que necesita este sector de la hostelería.

Está claro que sólo así, podrás obtener el control sobre los objetivos financieros y su cumplimiento. El mercado actual es muy dinámico y las tendencias cambian durante el año (un establecimiento no puede esperar a final de año a tomar decisiones)

Usando la última tecnología, en el nuevo PMS ayudamos al departamento financiero a que pueda detectar los cambios, proponer ajustes e incorporarlos a los presupuestos. Puedes conocer más detalles de cómo es nuestra propuesta para la gestión de tu presupuesto.

Análisis financiero. Esta funcionalidad te permite analizar tu negocio para la toma de decisiones y mejorando así tus resultados

Máximo, en tu nuevo PMS trabajarás de una forma flexible a la hora de crear y usar análisis financieros. El nuevo PMS te permite navegar por la información y que puedas llegar al nivel más detallado que necesites. Podrás implementar tus ratios hoteleros como ADR, Revpar, y combinar datos contables y datos hoteleros como la ocupación, habitaciones disponibles, con el resto del negocio.

Para aportar el mayor valor posible, será necesario dedicar cada vez menos tiempo en introducir datos manualmente y poder dedicar el máximo tiempo posible para obtener las respuestas que necesitas, a través del análisis de la información financiera.

Nuestra propuesta usando el nuevo PMS, lo hacemos a través de la funcionalidad de esquemas de cuentas y entregamos un informe GOP ya implementado, modificable por finanzas, donde bastará una adaptación simple de ciertas cuentas para obtener esta cuenta de resultados hotelera para tu establecimiento.

Conoce más detalles sobre el uso de informes a través de los esquemas de cuenta del nuevo PMS consultando el siguiente enlace.

Tus impuestos y Suministro Inmediato de Información (SII) desde tu PMS

Ya me lo habías comentado Máximo en nuestras primeras reuniones, Es fundamental que tu PMS permita al área financiera a realizar la liquidación de impuestos tanto mensual como trimestral. En este nuevo PMS gestionamos tanto IVA como IGIC cuando se trata de establecimientos ubicados en las Islas Canarias.

En el caso de gran empresa, es necesario poder gestionar el suministro inmediato de información a la agencia tributaria, de forma eficiente y segura, tu establecimiento no va a tener problemas si necesita tributar con este tipo de envío de información constante a la agencia tributaria. En el caso de empresas pertenecientes a un grupo o empresas con otras actividades, todos los datos deben llegar a la empresa principal y desde ahí haremos la comunicación al SII.

Con nuestra experiencia en el sector hotelero, adaptamos las finanzas al negocio, aportando desde el inicio todo lo que el establecimiento necesitará usar en la liquidación de impuestos.

Puedes conocer más detalles sobre como en Noray HTL gestionamos los impuestos de tu establecimiento en el siguiente vídeo que hemos preparado.

Otras funciones generales para Administración

En el nuevo PMS hay mucho más para el departamento de Finanzas, a continuación, Máximo te comentamos algunas de ellas y que tienes disponible dentro de tu rol de trabajo.

Varios roles de trabajo: en el nuevo PMS dispones de un rol de trabajo para ti, como administrador de contabilidad y también otro rol para Julio, como contable. Con muchas funciones comunes, aunque a nivel de análisis las podrás gestionar Máximo, desde tu propio rol de trabajo.

Pila de datos acumulados: tanto dentro del Rol Administrador contable como en el rol Contable, está disponible pilas de datos acumulados de las diversas actividades financieras como pueden ser Pagos (Documentos vencidos, documentos que vencen hoy), Cartera (Documentos a cobrar, Documentos a pagar), Tesorería (Diario de codificación de pagos, para conciliación de documentos) o documentos entrantes (nuevos documentos, documentos aprobados, etc.)

Conciliación de bancos: podrás gestionar extractos de banco y conciliar con los movimientos contables registrados en tu contabilidad.

Crear recordatorios de pago: con esta función podrás establecer recordatorios para interactuar con la cartera de cobros pendientes y enviar avisos a los clientes con el extracto de cobros vencidos e incluso aplicar interés de recargo por la deudas pendientes.

Contabilidad de costes: podrás gestionar también una contabilidad de coste estableciendo los tipos de costes, centros de coste, objetos de coste y la asignación de costes. Por supuesto que también se podrá gestionar presupuesto de costes.

Activos fijos: con esta funcionalidad podrás gestionar activos fijos, seguros, y usar distintas herramientas como diarios de activos fijos, diarios de reclasificación, diarios periódicos, etcétera.

Históricos: desde la función históricos, podrás acceder a todo tipo de históricos, como de venta (facturas o abonos), de compras (facturas o abonos), registro movimientos contables, registros de contabilidad de costes, etcétera.

Máximo, Julio, las finanzas con el nuevo PMS, usan la base de Microsoft Business Central y por ello, son innumerables las funciones que podéis gestionar con el nuevo PMS y que no les he mencionado aún. Pero podría decirse que estas son las funciones que más éxito tienen cuando implantamos este nuevo PMS en sus establecimientos.

Mi consejo final para los Departamentos de Administración

Como has podido ver Máximo, el nuevo PMS de tu establecimiento ya te está ayudando en la mayor parte de tus funciones. A través de una transformación digital de procesos, aquellas funciones que tú hacías de forma manual, usando hojas de cálculo (Microsoft Excel) y diversas herramientas, o recibiendo apuntes contables de distintas aplicaciones, ahora puedes gestionarlas desde un solo programa y acceder a ellas desde tu propio rol de trabajo.

[Fotografía: Reunión con equipo financiero con éxito / satisfacción / buenos resultados]

Es una nueva forma de trabajar y de apostar por un trabajo más eficiente, donde todo queda registrado y esto te permitirá analizarlo y medir las interacciones de tú departamento.

Podrás trabajar desde fuera de la oficina, ya que desde un equipo con conexión a internet y desde un navegador, podrás acceder a tu rol de trabajo, consultar o analizar la información. El nuevo PMS está en constante crecimiento y actualización, te recomendamos que siempre tu sistema disponga de la última versión disponible.

Para terminar, si has llegado hasta este punto de esta publicación, de este Storytelling que habla de transformación, del uso de la tecnología como aliada para hacer más fácil, productivo y simple el trabajo en el departamento de finanzas, me gustaría conocer tu opinión:

¿Te ha servido de ayuda?

¿Tienes ya algunas de estas propuestas en tu establecimiento?

¿Deseas ponerlas en marcha?

El año 2021, tal y como estamos viendo ya, será un nuevo reinicio de la actividad hotelera, y en línea con nuestra misión empresarial, con la que ayudamos a los establecimientos hoteleros a tomar el control de su negocio y a mejorar resultados con ayuda de la última tecnología te propongo dedicar unos minutos a conocer más detalles o a preguntarme lo que necesites, te dejo este enlace donde podrás consultar mi disponibilidad y reservar tú mismo una reunión personalizada conmigo: Quiero saber más