25 Feb Facturación electrónica EDI: cómo puede ayudarte en tu negocio

En este artículo te explicaré cómo usando la facturación electrónica en tu negocio puedes eliminar el uso del papel en facturas y pedidos, así como automatizar tu proceso de envío de facturas y recepción de pedidos. Conocerás más sobre la modalidad EDI (Electronic Data Interchange) para gestionar tu facturación electrónica.

¿Qué es EDI?

Es un sistema para gestionar el intercambio de datos de forma electrónica (Electronic Data Interchange). Normalmente hablamos de facturación electrónica pero también podrás intercambiar datos con proveedores.

Para usar EDI en tu facturación electrónica necesitarás que tu software de gestión disponga de dicha integración, ya que la información que se comunica a través de esta plataforma tiene una estructura que tanto emisores de la información como receptores deben entender.

Existen varios formatos para comunicarte con EDI:

• UN/EDIFACT: es el formato más común usado (desarrollado por Naciones Unidas).
• Este formato se usa habitualmente en la industria automotriz europea.
• ANSI X12: es el formato más usado en EE.UU.
• Se utiliza en la industria retail europea.

Los documentos EDI más comunes son:

• Previsión de entrega.
• Aviso de liquidación.
• Albarán.
• Orden de recepción.
• Informe de inventario.
• Información de envío.
• Instrucciones de transporte.

Como has podido ver no todos los tipos de documentos van a ser útiles para tu negocio, yo destacaría la emisión de facturas y los pedidos de clientes.

¿Quién es SERES?

SERES ® es una de las empresas que gestionan la plataforma de comunicación y conecta a tu empresa con clientes y proveedores a través de su Red de Valor Añadido (RVA).

Seres tiene más de 30 años de experiencia y más de 3 millones de usuarios activos, gestionando más de 1.000 millones de intercambios de documentos al año y te permite trabajar con 113 países.

Cuando contratas los servicios de SERES dispones de dos modalidades de comunicación:

• Opción Básica: se trata de un servicio web desde el que podrás crear facturas, consultar, imprimir y descargar documentos.
• Opción Avanzada: esta es la opción que conecta con tu software, de forma que se integra con tus sistema interno de facturación, pedidos, etc. permitiéndose ser más productivo, automatizando envíos y recepción de documentación.

¿Qué consigo con la facturación electrónica?

Usando la facturación electrónica en tu negocio consigues muchos beneficios, entre ellos eliminas errores relacionados con la carga manual de facturas en tus clientes o bien errores en la introducción de pedidos, discrepancias con tus clientes o con tus proveedores. La tramitación electrónica te asegura que el mismo dato que se envía es el mismo dato que se recibe. Por tanto, también obtienes seguridad en la comunicación ya que no hay intermediarios que puedan alterar el proceso de envío (no existirá el error humano). Aumento de la eficiencia en tus procesos de negocio y una reducción de costes en personal que gestiona manualmente envíos, el coste en impresión y finalmente, al eliminar el papel, también estás contribuyendo con el medio ambiente.

¿Quién usa EDI?

Hay muchos sectores que desde hace años ya están realizando la mayor parte de sus procesos y transacciones a través de EDI, tales como sector de automoción, bienes de consumo, industria, energía y telecomunicaciones, gran distribución (por ejemplo: hipermercados como Carrefour, Corte Inglés, Mercadona, etc.).

Si tus clientes o proveedores pertenecen a estos sectores, seguramente usando EDI mejorarás tus procesos comerciales y de gestión, asegurando y acortando plazos de cobros y pagos, que mientras antes duraban días, con este sistema lo gestionas en horas.

Trabajando la facturación electrónica (EDI) con Noray Gestión

En mi trabajo en el departamento de Soporte de Noray ayudo a gestionar la facturación electrónica de pymes en formato EDI. Para ello solo son necesarias algunas configuraciones iniciales como:

• Definir un modelo de factura EDI de exportación: este modelo se usará para la exportación (envío) de facturas a tus clientes que usan EDI.
• Definir un modelo de facturación EDI de importación: este modelo se usará para la importación de pedidos enviados por tus clientes que usan EDI.
• Definir tus propios datos de identificación como empresa. Son tus datos únicos de identificación dentro de la plataforma EDI. Estos datos los conocerás cuando solitas tu alta.
• Definir datos EDI en cada cliente.

Con cada uno de los clientes con los que vas a trabajar usando la facturación electrónica con EDI, necesitarás configurar sus datos de identificación.

Con el sistema de facturación EDI también tienes algunas otras opciones disponibles de intercambio de documentos:

• Envío de facturas electrónicas (EDI).
• Recibir pedidos de cliente (EDI).

Conclusiones

Como has podido leer en esta publicación, usar EDI en tu negocio te permitirá transformar tus procesos transformándolos digitalmente y consiguiendo todos los beneficios anteriormente comentados como eliminación de errores, la seguridad en tus envíos y recepción de documentos, agilidad en la comunicación y esto también mejora tu relación comercial con clientes y proveedores, sin olvidar aumento en la eficiencia de tu equipo y reducción de costes.