31 Ene ¿Cómo ejecutar el proceso de análisis ABC?

Es necesario comenzar diciendo que la aplicación específica de políticas ABC mostradas en este artículo variarán de un negocio a otro. A continuación solamente se esbozan algunas prácticas de aplicación general de las que nos atrevemos a recomendar. Sirva esto de reflexión y decida cómo, en función del conocimiento que usted dispone de su propio negocio, aplicarlo.

1) Seleccione el periodo temporal más apropiado para realizar la clasificación

La mayoría de las empresas empiezan por la clasificación de sus ventas en los últimos 12 meses. Esto proporciona un rango significativo de clasificación de los productos de la compañía desde los más vendidos hasta los elementos de menores ventas durante un período razonable de tiempo.

2) Especifique una unidad de medida

Si usted vende una línea de productos muy limitada en la que el seguimiento de todos los productos son de la misma unidad de medida, y si sus costos y precios son bastante similares, entonces podría tener sentido hacer su clasificación ABC en función las unidades vendidas.

No obstante, para la mayoría de las empresas, es mucho más significativo clasificar sus ventas en euros, ya sean considerando ingresos, costes o cifras de beneficio. Nótese que va a ejecutar el análisis ABC a fin de establecer el valor relativo de cada elemento para su negocio, por lo tanto debe especificar la unidad de medida que mejor exprese el valor de cada elemento.

Hablaremos de esto con más detalle en la siguiente sección, pero lo recomendado es que ejecute su clasificación ABC varias veces en múltiples unidades de medida. Puede que le resulte instructivo comparar posiciones relativas de un producto en unidades, ingresos, costes y márgenes.

3) Asigne umbrales

Aquí es donde le dirá al sistema cuáles son sus criterios para Elementos A (Elementos B, etc….). El punto de partida típico es el siguiente:

• Elementos A: los elementos que están la parte superior, el 80% de su volumen.
• Elementos B: los elementos que están en el 15% siguiente de su volumen.
• Elementos C: los elementos que están en el 4% siguiente de su volumen.
• Elementos D: los elementos que están en la parte inferior,  el 1% de su volumen.

Algunas compañías prefieren utilizar otros umbrales como pueden ser 70%/20%/10% u otras variantes. No existen umbrales absolutos. Una de las cosas buenas de este proceso es que es fácilmente adaptable.

4) Seleccione el universo de los elementos para clasificar

La mayoría de las empresas empiezan por la clasificación de todos los artículos que venden. Este es un punto de partida lógico y efectivo, y probablemente será la base más común para el análisis ABC. No obstante no dude en segmentarlo.

El análisis ABC se puede ejecutar en cualquier segmento de su negocio. Considere la posibilidad de realizar un análisis ABC sólo para los productos que un cliente clave compra, o considere el ranking de artículos manufacturados frente a los artículos comprados.

5) Ejecutar el proceso de clasificación ABC

No se limite a mantener un ranking subjetivo en su cabeza. Deje que el sistema de clasificación proporcione las posiciones apropiadas de los elementos en su análisis ABC, la objetividad será mayor.

¿Con qué frecuencia se actualiza la clasificación ABC y sus códigos de ABC? Realizar periódicamente estos análisis es probable que  proporcione cambios significativos en las posiciones relativas de sus elementos.

No hay una respuesta mágica. He aquí algunas orientaciones generales: Una vez por semana es demasiado frecuente, una vez al año o una vez por trimestre es correcto.  No obstante debe plantearse cuál es el intervalo más adecuado para su negocio.

6) Analizar los resultados

Los resultados de los análisis ABC, obviamente, difieren entre las empresas. Aquí, sin embargo, vemos algunas cuestiones derivadas de dicho análisis sobre las que reflexionar:

• Elementos A: ¿Qué porcentaje de su volumen total cae en esta categoría? ¿Cuántos elementos componen esta categoría? ¿Hay alguna sorpresa en la lista de elementos más vendidos? ¿Hay cualquier elemento que usted esperaba ver en este grupo que no aparece? En el caso de producto, ¿tiene los niveles adecuados de inventario para asegurar un suministro continuo de estos elementos críticos?
• Elementos D: ¿Qué porcentaje de su volumen total y cuántos elementos caen en esta categoría? No se desespere si el 35-50% de sus productos solamente genera el 1% de sus ventas. En el caso de productos ¿en cuántos de estos elementos se está más surtido? ¿Hay algún elemento de este grupo del que se puede prescindir?
• Los 10 puntos: No es raro encontrar dos o tres sorpresas en la lista de los 10 primeros. ¿Está perdiendo la oportunidad de promover estos elementos de manera más agresiva?
• ¿Cuántos elementos en la parte inferior de la lista de ventas tenían cero? El análisis ABC también puede ayudar con el objetivo de selección de las líneas de producto adecuadas.

7) Aplicar los resultados

Ok, los productos más vendidos y los peores han sido objetivamente identificados. Pasemos a la próxima sección y veamos algunas ideas sobre cómo aplicar los resultados y gestionar lo que importa.

Más información en próximos artículos.

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