15 Nov Las claves en la gestión del crédito en una PYME

Es fundamental en la venta a crédito que tu equipo de ventas y de gestión de cobros trabaje de forma coordinada. La venta a crédito te permitirá vender más, pero al mismo tiempo te exigirá un mayor control. En este artículo te voy a hablar de ello, con mi experiencia y todos los consejos y estrategias que mejor me han funcionado.

Una buena gestión de crédito comienza mucho antes de conocer a tu cliente, estoy hablando de la planificación previa. Cuando ya tienes un cliente al que vender, es tan importante el control del crédito en la venta como en la gestión de cobros. En esta publicación te lo voy a contar todo.

Si tu pyme es B2B (Business to Business), en la venta a empresas es habitual que lo hagas a crédito. Es muy importante que antes de emitir tu factura ya conozcas cuándo la vas a cobrar.

También es fundamental que dispongas de un sistema de control, entre tu departamento de ventas y tu equipo de gestión de cobros para que se trabaje de forma coordinada.

No deberíamos vender a un cliente que no ha cumplido con su compromiso de pago o que ha superado su límite de crédito.

Saber cómo gestionarlo es una de las habilidades que debes disponer en tu negocio, necesitarás conocimiento y herramientas para poder automatizarlo: es lo que aprenderás en esta publicación.

Antes de comenzar a vender: condiciones y términos de pago

La gestión de crédito comienza antes de la venta: en la planificación de ventas.

En tu estrategia de ventas a crédito debes establecer las distintas formas de cobro que ofrecerás a tus clientes, así como establecer la periodicidad del cobro. Algunos ejemplos que he usado con distintas pymes son:

• Factura por factura: cuando haces una venta a crédito, tu cliente se compromete a pagarte cuando entregues el siguiente pedido. Esta forma de vender y cobrar suele usarse cuando tienes previsto realizar varias ventas durante el mes.
• Fin de mes: en esta forma de cobro acumulas todas las entregas de mercancías (ya sean en formato albarán o relación de facturas durante el mes). Al finalizar el mes, tu cliente se compromete a pagar el total de facturas, para ello debes enviar una relación de deuda para así cotejar y emitir el pago.
• 30 días en función al día de pago de tu cliente: cuando tu cliente tiene cierta envergadura, tiene prefijado unos días de pago al mes. El compromiso de pago se realiza para todas las facturas recibidas antes de una fecha, se pagarán en la fecha de pago de tu cliente.
• Fraccionamiento del pago con varios giros: otra forma utilizada es cobrar una parte en la realización del pedido, una parte en la realización de la entrega y el resto a crédito. En este caso será necesario gestionar anticipo y al facturar controlar varios giros.
• Giros y fechas de vencimiento: como el pago de una factura se podrá fraccionar en distintos giros o vencimientos, esta gestión debe estar gajo control. Tu facturación debe dejar claro en la emisión los giros y las fechas de vencimiento de tus facturas.  Para cada cliente debes poder establecer número de giros y fecha para ajustar el cálculo de dicho giro (ajustado al día de pago de tu cliente o a tu fecha de cobro).

Asigna un crédito y límite a tu nuevo cliente

Para cada nuevo cliente al que vendas a crédito deberás establecer los términos de pago. Es muy importante que asignes un límite de crédito: este será el importe máximo que te podrá deber un cliente.

Una vez que tengas estos datos acordados ya puedes comenzar a vender.

Calcular el riesgo de tu cliente

El importe de riesgo de tu cliente se debe calcular sumando el importe pendiente de pago + importe de una nueva factura.

El importe de la nueva venta lo conoces en el momento de vender, pero el importe pendiente de pago solo puedes conocerlo en tu gestión de cobros, de los importes pendientes de pago de tu cliente.

Cuando usas albaranes para entregar mercancía, también cada albarán sumará en el cálculo del riesgo del cliente.

Efectos de cobro: si has recibido pagos de tus clientes, por ejemplo, pagaré con una fecha de vencimiento, estos importes también debes tenerlos en cuenta hasta la fecha de vencimiento, ya que realmente los pagos no están realizados.

Por lo tanto, necesitas una gestión de cobros para gestionar el riesgo y cobros de tus clientes.

Control de cobros

Una buena gestión de cobros tiene dos funciones principales: la gestión propia del cobro, que ingresa dinero en tu cuenta, y la otra función es aportar información para el cálculo del riesgo de tu cliente.

Por esto, es muy importante que dispongas de un sistema de cobros que te permita registrar rápidamente (sin periodo de dilatación) los cobros realizados.

Cobradores: las pymes disponen de cobradores que visitan a tus clientes, recogen pagos (en efectivo o en talones, etc.). Necesitarás asignar facturas a un cobrador y tu gestión de cobros debe ayudarte a ello: asignando automáticamente facturas pendientes de pago a cada cobrador.

También te ayuda a controlar a cada cobrador y el importe de cobro que está en sus manos.

Gestión de cobros rápida: muchos clientes me han pedido poder registrar rápidamente el cobro de facturas para que este proceso sea muy ágil.

Yo suelo recomendar registrar el cobro indicando: “Cobrador” + “Número de factura” o bien solo “Número de factura”, y de esta forma ya se muestra importe a pagar y solo es necesario confirmar si el pago es total y la forma (efectivo, talón, pagaré, domiciliado a modo de ejemplo).

Control de crédito en la venta

El cálculo del riesgo para un cliente no es fácil realizarlo manualmente. Por ello, tu solución de gestión debe ayudarte a ello.

Como ya te he comentado, en el cálculo del riesgo se debe tener en cuenta el importe actual pendiente de pago (este dato se obtiene de tu gestión de cobros) en el momento de realizar la venta. Antes de emitir una nueva factura, debe validarse que el importe pendiente de pago + importe nueva factura no supera el límite de crédito de tu cliente.

Como puedes ver, es muy importante que tus cobradores y tu equipo de gestión de cobros tengan las gestiones de cobro al día para que el cálculo del riesgo se pueda realizar de forma acertada.

Así es cómo tienes el control del límite del crédito en cada cliente.

Password para límite de crédito: en algunas pymes en las que he ayudado a activar nuestra solución de gestión, he necesitado activar incluso un password o contraseña que permite a una persona en la empresa superar el límite de crédito al vender. Es importante que todo esté bajo control si tienes previsto superar el límite de crédito con algún cliente.

Domiciliación de recibos

La mejor forma de cobros es aquella que puedes automatizar y en la que no hay obstáculos en el ciclo de cobro. Por ello, te recomiendo siempre que puedas que domicilies el cobro de tus facturas a la cuenta bancaria de tus clientes. Esta forma de cobro te permitirá automatizar el proceso y tiene un alto grado de cobro.

En muchas pymes he automatizado la domiciliación de recibos (una vez al mes o incluso más de una vez). Lo importante aquí es que en el momento de establecer una relación con un cliente, obtengas su cuenta IBAN y su código Swift (que identifica al banco) para permitir la domiciliación.

Está claro que tu solución de gestión debe hacer el resto del trabajo.

Plazos legales a crédito

La Ley de morosidad Ley 15/2010 establece un plazo máximo 60 días a crédito para las pymes.

Por otro lado, RDL 4/2013 Medidas de Apoyo para el emprendedor, estableció un plazo máximo de 30 días si no hay un pacto con el cliente.

Disminuir el plazo de crédito con tus clientes es muy importante para la salud económica de tu negocio. En España es muy complicado vender a empresas (B2B) sin usar crédito.

Recomendación

Por todo esto, en la conclusión de esta publicación te aconsejo usar una herramienta que te ayude a tomar el control de gestión de crédito y riesgo de tus clientes.

En mi opinión tus procesos de venta y cobro deben de estar conectados. En las pymes pequeñas una misma persona gestiona ambas funciones, pero en otras de mayor tamaño, son departamentos y equipos distintos. Tu solución de gestión, por tanto, debe de tener conectado ventas y cobros: fundamental para calcular el riesgo y su gestión.

Poder registrar los cobros de una forma rápida contribuye a un cálculo de riesgo veraz.

Para una visión general, controla con informes el riesgo actual de tus clientes y clasifica tus facturas pendientes de cobro por periodos (30,60, 90) para tener un control total de la deuda y antigüedad de la deuda.

Hay muchos programas en el mercado español. En mi caso, uso Noray Gestión en las pymes y la gestión de cobros es una de las funcionalidades más demandadas.

Si tienes alguna duda o pregunta, puedes dejarme tu comentario.