12 Jul Cómo optimizar la gestión financiera de tu hotel con ayuda de un PMS
Para lograr los objetivos de la estrategia comercial de tu hotel es crucial incluir la planificación, el seguimiento y la toma de decisiones en el ámbito de la gestión financiera. Trabajar en la correcta organización de la gestión financiera resulta fundamental para contribuir al éxito y la rentabilidad de cualquier hotel.
En el contexto de la gestión financiera de un hotel, la automatización de procesos puede tener un impacto significativo en la eficiencia y productividad del negocio. Al implementar un Sistema de Gestión de Propiedades (PMS, Property Management System) se pueden automatizar diversas tareas para ayudar a los hoteles a mejorar la eficiencia, reducir los costos y proporcionar informes detallados sobre el rendimiento del hotel. A continuación, exploraremos las principales características de la gestión de las finanzas de los hoteles.
Planificación financiera
La planificación financiera en hoteles es fundamental para garantizar el éxito de la gestión y la competitividad en el mercado. Uno de los aspectos clave de la gestión financiera de un hotel comienza con la elaboración de un presupuesto anual detallado y a largo plazo, que establezcan los ingresos y los gastos previstos del hotel. Esto implica estimar los ingresos esperados, así como los costos y gastos relacionados con la operación hotelera. Al elaborar presupuestos, gestionar recursos financieros y evaluar el desempeño, los hoteles pueden lograr una gestión financiera sólida y obtener resultados exitosos en su operación.
Organización de los costos
Implementar un sistema de gestión hotelera que te ayude a rastrear y controlar los costos de manera efectiva, permite identificar y clasificar los diferentes tipos de costos en tu hotel. Además, podrás establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) relacionados con los costos para ayudar a identificar áreas donde se pueden reducir costos innecesarios. Esto implica vigilar y controlar los gastos operativos del hotel, como alimentos y bebidas, suministros, servicios públicos, personal, mantenimiento, marketing, entre otros. Hasta el coste más pequeño también es relevante y se debe poder planificar.
Gestión de ingresos
Maximizar los ingresos es un objetivo fundamental en la gestión financiera de un hotel. Esto implica fijar precios apropiados, aplicar estrategias de segmentación de mercado, controlar la disponibilidad de habitaciones y utilizar técnicas de gestión de ingresos (revenue management) para ajustar las tarifas en función de la demanda y la ocupación. Los PMS son herramientas valiosas que permiten realizar análisis de datos en tiempo real y ajustar la estrategia de precios según las condiciones del mercado y la competencia, lo que ayuda a optimizar los ingresos.
Análisis de rentabilidad por áreas de negocio
Es un método utilizado para evaluar la rentabilidad de diferentes segmentos o áreas de negocio dentro de un hotel. Un PMS puede desglosar los ingresos y gastos por segmento de clientes, como turistas, viajeros de negocios, grupos y eventos especiales, lo que permite realizar un análisis de rentabilidad detallado. Esta información ayuda a identificar los segmentos más rentables y los que requieren mejoras, lo que a su vez permite ajustar las estrategias de precios, marketing y servicios para maximizar la rentabilidad global del hotel.
Control y seguimiento de cuentas
Los PMS proporcionan funcionalidades de contabilidad y facturación integradas, implica el monitoreo constante de las cuentas de los clientes, tanto individuales como corporativas, para asegurarse de que se estén facturando correctamente y se estén cumpliendo los acuerdos establecidos. Estos sistemas también pueden generar informes financieros detallados, como el estado de resultados, el balance general y el flujo de efectivo. Esto ayuda a evaluar e identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas.
Gestión de activos y mantenimiento
La gestión financiera también abarca la inversión en activos y el mantenimiento de las instalaciones. Los PMS pueden ayudar a realizar un seguimiento de los activos del hotel, como muebles, equipos y sistemas de tecnología, lo que facilita la planificación de mantenimiento y la gestión de las reparaciones.
Al mantener un registro detallado de los activos y su depreciación, el sistema facilita el seguimiento de los costos asociados y la planificación de inversiones futuras. Esto ayuda a garantizar que los activos se mantengan en buen estado y se utilicen de manera eficiente, evitando gastos innecesarios o pérdidas por falta de mantenimiento.
Por último, pero no menos importante, la gestión de las finanzas en un hotel implica la planificación y el control de los ingresos y gastos, así como el seguimiento minucioso de las transacciones financieras. Contar con herramientas tecnológicas que facilitan la gestión financiera y operativa de un hotel debe ser una pieza indispensable en el engranaje de tu hotel.
Los sistemas de gestión de propiedades (PMS) desempeñan un papel fundamental en la optimización de estos procesos. Contar con un PMS eficiente y adecuado te ayuda a gestionar de una manera mucho más efectiva y optimizada funciones como la gestión de reservas, registro de huéspedes, control de inventario, realizar pagos y hacer facturas. Utilizar un PMS eficiente puede ayudar a mejorar la rentabilidad y la eficiencia operativa de un hotel, lo que desemboca en un negocio más exitoso.
