15 Nov Cómo preparar el cierre contable y fiscal de tu empresa

El cierre del ejercicio contable es un proceso que se realiza al final del año fiscal. Este implica la preparación y presentación de los estados financieros de la empresa. Es un proceso crucial para evaluar el rendimiento financiero de la empresa, cumplir con las obligaciones fiscales y planificar el próximo año fiscal.

Hoy te compartimos algunos consejos útiles a la hora de preparar el cierre contable y fiscal del ejercicio.

Por qué es importante el cierre contable y fiscal

1. Precisión financiera. El cierre del ejercicio garantiza que todos los registros financieros de la empresa son precisos y están al día. Esto es fundamental para que puedas tomar decisiones internas, ya que te proporciona una imagen clara y precisa de la salud financiera de tu empresa.
2. Cumplimiento fiscal. El cierre del ejercicio permite a la empresa calcular correctamente los impuestos y pagarlos a tiempo. Esto es vital para que cumplas con las leyes fiscales y evites posibles multas o sanciones por incumplimiento. Además, un cierre del ejercicio adecuado también puede ayudar a la empresa a identificar posibles deducciones fiscales y a planificar estrategias fiscales para el próximo año.
3. Información para los interesados. Los estados financieros que se producen durante el cierre del ejercicio proporcionan información valiosa a diversas partes interesadas. Los propietarios y los inversores pueden utilizar esta información para evaluar el rendimiento de la empresa y tomar decisiones informadas sobre inversiones futuras. Los bancos y otros prestamistas pueden utilizarla para evaluar la solvencia de la empresa y tomar decisiones sobre préstamos.
4. Planificación y presupuesto. El cierre del ejercicio te proporciona una base sólida para la planificación financiera y la elaboración de presupuestos para el próximo año fiscal. Permite a la empresa revisar sus ingresos y gastos del año pasado, establecer presupuestos realistas para el próximo año y planificar estrategias para alcanzar sus objetivos financieros.
5. Detección de problemas. El proceso de cierre del ejercicio te puede ayudar a identificar problemas o áreas de mejora en las operaciones financieras de la empresa. Esto puede incluir ineficiencias en los procesos contables, errores en los registros financieros o problemas con el flujo de efectivo.

Plazos del cierre del ejercicio contable y fiscal

Debes tener en cuenta que el cierre del ejercicio tiene unos plazos y pueden variar dependiendo de las leyes locales y la estructura de la empresa. Siempre es recomendable que consultes con un asesor fiscal o contable para obtener información precisa y actualizada. Pero en general, si el cierre de ejercicio es el 31 de diciembre, estos serían los plazos:

• Hasta el 31 de marzo (3 meses). Plazo para que el órgano de administración, Consejo de Administración o Administradores, formulen las cuentas anuales. Este es el plazo máximo para formular las cuentas.
• Hasta el 30 de abril (4 meses). Plazo para la legalización de los Libros Oficiales de Contabilidad en el Registro Mercantil.
• Hasta el 30 de junio (6 meses). Plazo para convocar una Junta General y aprobar las cuentas anuales.
• Hasta el 30 de julio (7 meses). Plazo para depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Pasos, documentos y registros necesarios para el cierre contable y fiscal

Aquí te dejamos una relación de la información que debes recabar así como una breve descripción de cada uno de ellos. También unos consejos para que una vez llegado el cierre no te sea tan tedioso.

1. Balance de comprobación de sumas y saldos. Es un informe que muestra los saldos de todas las cuentas del libro mayor de la empresa al final de un período contable. Este informe es útil para identificar errores en los registros contables y asegurarse de que el total de los débitos sea igual al total de los créditos.
2. Inventario de existencias. Es una lista detallada de todos los productos que tiene la empresa en stock. Este inventario debes realizarlo regularmente para asegurarte de que los registros contables coinciden con el stock físico. También te ayuda a identificar cualquier pérdida o robo de inventario.
3. Cuentas por cobrar. Son las cantidades que los clientes deben a la empresa por la venta de bienes o servicios a crédito. Es importante que revises estas cuentas regularmente para identificar cualquier cuenta incobrable y hagas las provisiones necesarias.
4. Cuentas por pagar. Son las cantidades que la empresa debe a sus proveedores por la compra de bienes o servicios a crédito. Estas cuentas debes revisarlas regularmente para asegurarte de que todas las facturas se han registrado correctamente y se han asignado a la cuenta correcta.
5. Gastos acumulados. Son los gastos que se han incurrido pero aún no se han pagado ni registrado en los libros contables. Estos pueden incluir salarios, intereses sobre préstamos y otros gastos operativos.
6. Ingresos acumulados. Son los ingresos que se han ganado pero aún no se han recibido ni registrado en los libros contables. Estos pueden incluir ingresos por ventas, alquileres, intereses y otros.
7. Registro de depreciación y amortización. Son métodos para distribuir el coste de un activo a lo largo de su vida útil. La depreciación se aplica a activos tangibles como edificios, maquinaria y vehículos, mientras que la amortización se aplica a activos intangibles como patentes y marcas comerciales.
8. Registro de impuestos. Son las cantidades que la empresa debe pagar al gobierno en base a sus ingresos y otras actividades económicas. Estos pueden incluir impuestos sobre la renta, IVA, impuestos sobre nóminas y otros.
9. Registro de préstamos y líneas de crédito. Son las cantidades que la empresa ha tomado prestadas y debe devolver a los prestamistas. Estos pueden incluir préstamos bancarios, bonos corporativos y líneas de crédito.
10. Registro de capital social y reservas. El capital social es el monto originalmente invertido en la empresa por sus propietarios o accionistas, mientras que las reservas son ganancias retenidas que se han reinvertido en el negocio en lugar de ser distribuidas como dividendos.
11. Registro de gastos de personal. Revisa todos los gastos relacionados con el personal, incluyendo salarios, beneficios e impuestos asociados.
12. Registro de activos fijos. Verifica el estado y valor de todos los activos fijos, incluyendo propiedades, plantas y equipos.
13. Registro de inversiones financieras. Revisa todas las inversiones financieras, incluyendo acciones, bonos y otros valores.
14. Registro de transacciones inter compañía. Verifica todas las transacciones realizadas entre empresas del mismo grupo para asegurarte de que se han registrado correctamente.
15. Registro de contratos en curso. Revisa todos los contratos en curso para identificar posibles obligaciones o ingresos futuros.

Consejos para realizar el cierre contable y fiscal de tu empresa

Aquí  tienes una recopilación de consejos que esperamos que te sean muy útiles de cara a realizar el cierre contable y fiscal de tu empresa.

1. Planificación anticipada. Comienza a preparar el cierre contable con suficiente antelación para evitar prisas de última hora.
2. Revisión minuciosa. Revisa todos los registros contables minuciosamente para detectar posibles errores.
3. Asesoramiento profesional. Considera la posibilidad de contratar a un asesor fiscal o contable para ayudarte con el proceso.
4. Software de contabilidad. Utiliza un software de contabilidad para facilitar el proceso de cierre contable.
5. Cumplimiento normativo. Asegúrate de cumplir con todas las normativas fiscales y contables aplicables.
6. Documentación. Mantén toda la documentación relacionada con el cierre contable en un lugar seguro y accesible.
7. Comunicación interna. Comunica claramente a todo el equipo los plazos y responsabilidades relacionados con el cierre contable.
8. Reserva para impuestos. Haz una reserva adecuada para cubrir las obligaciones fiscales.
9. Revisión post-cierre. Realiza una revisión post-cierre para identificar áreas de mejora en el proceso de cierre contable.
10. Preparación para la auditoría. Prepara todos los documentos necesarios para una posible auditoría.
11. Actualización constante. Mantente al día con las últimas normativas fiscales y contables que puedan afectar a tu empresa. En esto puede ayudarte tu asesor contable.
12. Análisis financiero: Realiza un análisis financiero detallado después del cierre contable para entender mejor la situación financiera de tu empresa.
13. Gestión del flujo de efectivo. Presta especial atención a la gestión del flujo de efectivo durante el proceso de cierre contable.
14. Control interno. Implementa un sistema eficaz de control interno para prevenir errores o fraudes en la contabilidad.
15. Formación continua. Asegúrate de que todo tu equipo tiene la formación necesaria para llevar a cabo sus tareas durante el cierre contable.

En resumen, aunque el cierre del ejercicio puede ser un proceso laborioso, sabemos que es un componente esencial de una gestión financiera sólida y eficaz.

Esperamos que estos consejos te hayan sido útiles en tu preparación del cierre contable y fiscal del ejercicio.