04 Oct Activa el pre-check-in y ofrece una mejor experiencia al cliente
La transformación digital está cambiando la atención al cliente en los establecimientos hoteleros y ofrece constantes oportunidades de mejora, tanto en la gestión interna como en la atención cara al público. Es el caso del pre-check-in, que cambia la experiencia de registro en el establecimiento al ser el propio huésped quien introduce sus datos personales antes de llegar al hotel. De este modo, una vez el cliente se persona en las instalaciones, solo es precisa la validación de los mismos por parte del encargado de recepción.
Abrir la posibilidad de realizar el check-in online es una opción muy atractiva, que beneficia al huésped y también al establecimiento hotelero. Facilitar la realización del pre check-in te permite mostrar una mejor imagen ante el cliente potencial, que tras hacer una búsqueda online y elegir el hotel que más que conviene, lo que quiere es dejar totalmente resuelta su llegada. El pre-check-in aporta al futuro huésped la seguridad de que todo ira bien a su llegada.
Lo habitual es que las personas lleguen a un hotel cansadas tras un viaje o incluso una larga jornada de actividad. En ese momento llega a recepción y ha de realizar el registro, quizá incluso esperar a que le atiendan, aportar información personal, permanecer de pie mientras se cumplimentan los formularios, cuando lo que más le apetece es llegar a la habitación. El checkin online agiliza el proceso, hace innecesaria la espera en recepción y optimiza el ajuste a las necesidades del usuario en lo que se refiere al horario de acceso.
Las ventajas del checkin online no se reducen a la experiencia del cliente
En lo que se refiere al establecimiento, los beneficios del pre-check-in incluyen una mayor agilidad en el servicio, que repercutirá en la satisfacción de los usuarios, mejores valoraciones y más posibilidad de que un cliente vuelva a confiar en el servicio que ofrece tu empresa. Además, el pre checkin tiene como ventaja añadida la reducción del gasto de papel durante el proceso de registro en recepción. Una opción tan práctica como sostenible.
Así, el check-in online se ha generalizado rápidamente en los establecimientos hosteleros y promete ganar peso y reconocimiento con la reactivación del sector posterior a las restricciones debidas al COVID-19.
Por otro lado, gracias a la transformación digital resulta sencillo integrar la información relativa a una reserva y los datos del cliente en los registros informáticos. A partir del pre-check-in, utilizando un sistema integrado de gestión, los datos de la reserva comienzan el proceso informático mediante el que se va a gestionar la estancia. La utilización de un sistema de gestión integrada en la toma de datos para el registro hace posible la centralización de la información. Práctico, seguro y siempre actualizado, el PMS (Property Management System) mantiene el registro de huéspedes al día, sin replicar innecesariamente la información y minimizando la posibilidad de errores en la gestión durante la estancia.
Los datos necesarios siempre disponibles
El proceso de check-in online requiere una serie de datos a aportar por parte del cliente. El nombre, documentación de identificación personal, ya sea DNI o pasaporte, y los datos de la tarjeta de crédito son los básicos. A los anteriores, se pueden añadir otros datos útiles para el establecimiento, tales como la fecha de nacimiento y un medio de ponerse en contacto, ya sea una dirección del correo electrónico o número de teléfono.
El formulario a rellenar durante el pre-check-in ha de ser intuitivo, sencillo y a la vez completo. Ha de tener los items precisos para recopilar toda la información imprescindible y, a ser posible, otros datos prácticos que puedan mejorar la estancia. A la vez, resulta fácil incluir una casilla de permiso para recibir información y comunicaciones comerciales, siguiendo la normativa del Reglamento General de Protección de Datos. En un sistema integrado, el pre checkin es una oportunidad para ofrecer servicios adicionales y ajustarse a los deseos del cliente, optimizando tiempo y recursos.
Añadir una sección de FAQ siempre es útil para el usuario y reduce la necesidad de realizar aclaraciones tras la llegada al hotel. Como servicio adicional, puede ofertarse información sobre el conjunto de servicios de que dispone el hotel, información interesante sobre la zona, mapa de las cercanías, medios de transporte disponibles y similares. Es una forma de adelantarse a las necesidades del huésped, ofreciendo un mejor servicio sin un esfuerzo añadido por parte de los empleados.
