07 May Activando un nuevo PMS hotelero: Departamento de Reservas

Storytelling: Así es como Tomás del departamento de Reservas ha cambiado la manera de gestionar la gestión de reservas de su establecimiento hotelero con su nuevo PMS.

Quiero presentarte a Tomás, ha trabajado desde hace muchos años en el departamento de recepción y reservas de varios establecimientos, pasando por todos los puestos intermedios y conoce el trabajo diario y necesidades de cada puesto de trabajo, tanto de recepción como de reservas. Ahora Tomás, presta sus servicios como responsable del departamento de reservas de un establecimiento. Su forma de trabajar ha sido tradicional, en su experiencia profesional ha conocido varios PMS y domina todo lo relativo a precios, ofertas, cupos y descarga de reservas desde los distintos canales de comercialización, etc. Su experiencia seguro que le será muy útil para la puesta en marcha de un nuevo PMS.

La primera vez que me reuní con Tomás, se interesó sobre: ¿Qué hay en tú PMS Noray Htl para mí? Estábamos poniendo en marcha el nuevo PMS en su establecimiento, y nos reunimos con los responsables de cada departamento para conocer sus necesidades y poder asesorarles en la mejor forma de usar el nuevo PMS en su departamento.  Tomás quería realmente saber inicialmente, si podía beneficiarse de los nuevos cambios, en el sistema informático dentro de su departamento.

Sus necesidades habituales

Comienzo siempre preguntando la forma de trabajar actual, y conociendo todo aquello que necesita para su día a día, de esta forma puedo luego ayudarle y asesorarle mejor.

Tomás, ¿cómo organizas el trabajo de tu equipo? ¿Y qué necesitas para poder trabajar de forma eficaz?

Esta fue la respuesta de Tomás: “Necesito gestionar sí o sí los siguientes datos o funciones mínimas, me resultan necesarias para poder realizar mi trabajo y el de mi equipo del departamento de reservas:

• Gestionar: reservas individuales y reservas de grupos, depósitos de reservas, transfer de huéspedes, Facturación/proformas y facturación electrónica, ficha policía DGP.
• Flexibilidad en precios o tarifas múltiples y ofertas.
• Automatizar la descarga de reservas desde agencias online, tour operación o del propio motor de reservas del establecimiento.
• Control del inventario: necesitaré tanto un planning general con toda la disponibilidad diaria como por tipo de habitación, un planning de habitaciones ocupadas y sus estados que pueda usar para asignar y cambiar reservas de habitación, y un planning resumen.
• Otras necesidades tienen que ver con las estadísticas necesarias del establecimiento: necesito poder gestionar de forma fácil las estadísticas INE y similares.

“Tomás, ¿Cómo controlas las reservas nuevas que te llegan desde fuera del hotel vía descargas automatizadas?” Su respuesta fue que precisamente necesitaba un sistema que le avise cuando alguna reservas no entra en el sistema por faltar algún dato o tener alguna incidencia, esto le facilitaría su trabajo y evitaría tener que revisar todas la reservas individualmente a fondo.

¿Cómo podemos ayudarte a tomar el control de tu departamento y a mejorar tus resultados con tu nuevo PMS?

Una vez que ya conocemos con más detalles las funciones y necesidades que gestiona Tomás, ahora ya podemos realizar nuestras recomendaciones y sugerencias y mostrarle cómo, usando la última tecnología, puede mejorar el desempeño de sus funciones y coordinar de forma eficaz su departamento con el departamento de recepción.

Tomás, nuestra propuesta es la siguiente, con la activación del nuevo PMS en tu establecimiento, dispones de una solución todo en uno. Dentro del nuevo PMS, toda la información es compartida y disponible para trabajar en equipo sobre una misma base de datos. Usaremos por tanto la información de otros departamentos importantes para Reservas y vamos a mostrarte cómo hacer que el nuevo PMS te ayude a mejorar tu trabajo. Estas son las funciones que destacamos para ti:

Funciones destacadas para Reservas

A continuación, Tomás, vamos a explicarte las funciones que te recomendamos usar en tu departamento, quédate con el concepto general de cada una de ellas, porque luego vas a poder aprender más con un vídeo que hemos preparado para ti sobre cada una de las funciones.

Visión 360º de la reserva: Te va a permitir una gestión eficiente de la información, tener el control y asegurar la mayor rentabilidad en cada reserva

Tomás, cada venta, cada reserva es clave en un establecimiento hotelero, y su gestión debe ser fácil y con toda la información disponible al alcance de la mano, por ello nuestra primera propuesta que debe incluir un PMS es una visión 360º de la reserva y todos los datos relacionados.

Esta gestión centralizada aporta una visión 360º de cada reserva, desde un mismo punto, permitiendo gestionar, atender a las peticiones del huésped, y mejorar la experiencia del cliente, asegurando la rentabilidad esperada en cada reserva.

Por ejemplo, desde la ficha de la reserva deberías poder acceder a los datos generales de reserva, los datos de huéspedes y datos de contacto, acceder a datos de facturación, datos de la ocupación, en caso de reservas online debes disponer de información sobre la descarga de la reserva y luego un conjunto adicional de información como las peticiones de la reserva, la valoración de la reserva (muy importante para garantizar una producción correcta), si el cliente ha reservado transfer, servicios adicionales, salidas anticipadas o las quejas del huésped.

Esta funcionalidad será usada tanto por el departamento de reservas como el departamento de recepción.

En el siguiente vídeo, te damos la oportunidad de que puedas conocer nuestra propuesta dentro del PMS para una visión 360 de la reserva, teniendo todo al alcance de la mano dentro de cada reserva.

Esta funcionalidad, Tomás, es una de las formas que puedes gestionar para asegurar reservas de calidad en tu PMS es a través del cobro anticipado y su gestión, cumpliendo con la normativa de facturación vigente.

Un PMS debe permitir la gestión de depósitos, su cobro anticipado y la contabilización, anotando el cobro anticipado en la cuenta del huésped en el momento de realizar el Check-in en forma de entrega a cuenta de su estancia.

Esta funcionalidad especial para las reservas del establecimiento aporta valor a las reservas recibidas, su funcionamiento debe ser simple e intuitivo de modo que en su gestión emplearás el tiempo justo, realizando esta tarea más productiva.

Para que puedas comprender mejor todo el funcionamiento de los anticipos de reservas, consulta el siguiente vídeo y aprenderás a usarlo en pocos minutos esta funcionalidad.

Gestión de transfer: Estrategia, gestión simple y productividad en la mejora del servicio

Esta funcionalidad, Tomás, es otra de las que te proponemos para tu establecimiento. Ya que necesitas gestionar el traslado de los huéspedes, esta funcionalidad en tu PMS debe permitirte gestionar los transferes y conseguir así una mejora de la experiencia del cliente e incrementando la facturación, aumentando la rentabilidad de la reserva.

La gestión de transfer de huéspedes es una funcionalidad que refuerza la estrategia todo en uno, funcionalidades dentro del PMS y la gestión integral. Simplifica tareas del departamento de reservas siendo más productivos en su gestión. Tomas el control de las tareas diarias del departamento de forma seguro y te permitirán aumentar tu rentabilidad.

Para que puedas ver cómo funciona y aprendas a usarlo, te proponemos que consultes el siguiente video donde te explicamos cómo funciona la gestión de transfer en tu PMS.

Protégete del overbooking: Esta funcionalidad te permite la automatización, planificación y control de tu inventario de noches de hotel

Esta funcionalidad en un PMS te permite en poder realizar una gestión eficaz del negocio y protegerte de forma segura del overbooking evitando la sobreventa.

Para ello podrás realizar cierres de ventas, notificando por email a todas las agencias afectadas, en nuestra propuesta podrás realizar cierre de ventas a nivel general (todos los tipos de habitaciones para una fecha), realizar cierre de ventas en función del cupo o cierre de ventas a nivel de cliente (agencia).

Consulta el siguiente vídeo que hemos creado para mostrarte cómo gestionar el overbooking en el departamento de Reservas.

Tu PMS debe descargar reservas online y gestionar su monitorización. Con esta funcionalidad consigues transformar digitalmente el proceso de venta en el negocio, permitiendo incrementar ventas, asegurar el registro dentro del sistema y repercutiendo también en el incremento de la productividad eliminando tareas manuales.

Todo PMS debe permite la descarga de reservas online, modificaciones y cancelaciones monitorizando su registro, así es nuestra propuesta cuando presentamos nuestro PMS: Permitiendo descargar reservas de la web del hotel, comercialización a través de Channel Manager (a través de integraciones con los principales Chanel del mercado) y en ocasiones en forma bidireccional, descargando reservas (ventas, modificaciones o cancelaciones) y subiendo a la plataforma online tu disponibilidad de tu establecimiento.

También podrás automatizar la descarga de reservas de TTOO y OTAS desde los email enviados al hotel o desde la extranet del tour operador según cada caso.

Aprende con este vídeo cómo funciona la descarga de reservas en tu nuevo PMS y los controles disponibles.

Otras funciones generales del PMS para Reservas

En tu PMS debe haber muchas más funcionalidades para el departamento de Reservas, a continuación, Tomás te comentamos algunas de ellas y que tienes disponible dentro de tu rol de trabajo.

Obligaciones estadísticas y de comunicación oficial. Dispones de todas las estadísticas oficiales que necesita comunicar tu establecimiento y la gestión del fichero de policía (DGP Dirección General de Policía).

Planning de control de inventario. Dispones de distintos planning para consultar el inventario de noches de hotel y habitaciones comunicantes.

Analiza con distintos planning como consolidado (para varios establecimientos), planning pickup-ADR.

Gestión múltiples de tarifas y ofertas vinculadas a clientes y permitiendo que una misma tarifa pueda ser usada por varios clientes. Uso de tarifas base y tarifas variables.

Detección de non-grato. En función de los datos del CRM, tu PMS debe detectar e informar al personal de reservas o recepción sobre la reservas de clientes non-gratos.

Facturación. Generación de proformas o prefacturación según se necesite.

Informes varios. Algunos informes necesarios en el área de reservas como: Huéspedes alojados, informe de llegadas previstas, informe de salidas previstas, Planning por tipo de pensión u otros listados para el control de reservas.

Mi consejo final para Reservas

Como has podido ver, Tomás, el nuevo PMS en tu establecimiento te ayudará en la mayor parte de tus funciones. A través de una transformación digital de procesos, conectado con otros departamentos como recepción. Y aquellas funciones que tú hacías de forma manual, usando hojas de cálculo (Microsoft Excel) y otras herramientas externas, ahora puedes gestionarlas desde tu propio rol de trabajo con funciones específicas.

Es una nueva forma de trabajar y de apostar por un trabajo más eficiente, donde todo queda registrado y luego podrás analizarlo y medir las interacciones de tu departamento.

Te recomendamos automatizar toda la descarga de reservas tanto a través de Channel manager (consulta las integraciones disponibles antes de contratar) como descarga de reservas de tour operación.

El PMS está en constante crecimiento y actualización, adaptándose a las necesidades variables que el negocio hotelero requiere en cada momento. Te recomendamos que siempre tu sistema disponga de la última versión disponible.

Para terminar, si has llegado hasta este punto de esta publicación, de este storytelling que habla de transformación, del uso de la tecnología como aliada para hacer más fácil, productivo y simple el trabajo en el departamento de reservas, me gustaría conocer tu opinión:

 ¿Te ha servido de ayuda? ¿Tienes ya algunas de estas propuestas en tu establecimiento? ¿Deseas ponerlas en marcha?

El año 2021, tal y como estamos viendo ya, será un nuevo reinicio de la actividad hotelera, y en línea con nuestra misión empresarial, con la que ayudamos a los establecimientos hoteleros a tomar el control de su negocio y a mejorar resultados con ayuda de la última tecnología te propongo dedicar unos minutos a conocer más detalles o a preguntarme lo que necesites, te dejo este enlace donde podrás consultar mi disponibilidad y reservar tú mismo una reunión personalizada conmigo: Quiero saber más