28 Jun Activando un nuevo PMS hotelero: Recepción

Storytelling: Así es como Judith del departamento de Recepción ha cambiado la manera de trabajar en equipo y gestionar la recepción de su establecimiento hotelero.

Quiero presentarte a Judith, es la Jefa de Recepción y ha trabajado desde hace muchos años en departamentos de recepción de diversos establecimientos. Comenzando en sus inicios como recepcionista y pasando por todos los puestos hasta su actual cargo de Jefa de Recepción del establecimiento.

En su experiencia ha conocido diversos PMS y con la activación del PMS se enfrenta un nuevo sistema que aún no conocía.  Su experiencia y conocimiento seguro que aportará mucho valor para todos durante la puesta en marcha del nuevo sistema en su hotel.

La forma de trabajar en la recepción es muy parecida en todos los establecimientos, de una forma muy tradicional, tanto para organizar su trabajo como para la comunicación con otros departamentos dentro del hotel.

La primera vez que me reuní con Judith, me preguntó directamente: ¿Qué hay en el nuevo PMS para mí? ¿Qué hay distinto con respecto a otros PMS? Estábamos poniendo en marcha el nuevo PMS de Noray en su establecimiento y nos reunimos con los responsables de cada departamento para conocer sus necesidades y poder asesorarles en la mejor forma de usar el PMS en su departamento.  Judith quería saber inicialmente hasta dónde llegarían los beneficios, con los nuevos cambios, en el sistema informático dentro de su departamento.

Sus necesidades habituales

Comienzo siempre preguntando la forma de trabajar actual y conociendo todo aquello que necesita para su día a día, de esta forma puedo luego ayudarle y asesorarle mejor.

Judith, ¿cómo organizas el trabajo de tu equipo? ¿Y qué necesitas para poder trabajar de forma eficaz?

Esta fue su respuesta: “Estas son las necesidades mínimas que necesito gestionar y valoraré positivamente todo lo fácil y sencillo que se puedan gestionar, para realizar mi trabajo y el de mi equipo de Recepción”:

• Atención del huésped desde la llegada a la salida. Necesito realizar Checkin y Checkout de forma ágil y dado las necesidades actuales, muchos de los clientes están demandando realizar el checkin y checkout online.
• Gestionar peticiones del huésped, objetos perdidos, alquileres o artículos prestados.
• Gestionar y realizar seguimiento de quejas, sugerencias y reclamaciones.
• Gestionar diariamente la cuenta de mano corriente.
• Realizar de forma flexible la facturación diaria del hotel.
• Realizar el cierre del día, con las mejoras garantías, sin sorpresas o incidencias durante el turno de noche.

Judith, ¿cómo te comunicas con otros departamentos? ¿Sigues usando emisoras para el control de habitaciones limpias con la gobernanta? Su respuesta fue “usando el sistema de emisora de comunicación interna, comunicando directamente con Housekeeping, servicio técnico y otros departamentos”.

¿Cómo podemos ayudarte a tomar el control de tu departamento y a mejorar tus resultados?

Una vez que conocemos con más detalles las funciones y necesidades que gestiona Judith, ahora ya podemos realizar nuestras recomendaciones y sugerencias y mostrarle cómo usando la última tecnología puede mejorar el desempeño de sus funciones y coordinar de forma eficaz el reparto de tareas de su equipo.

Judith, nuestra propuesta es la siguiente, con la activación del nuevo PMS en tu establecimiento, dispones de una solución todo en uno. Dentro del nuevo PMS que estamos poniendo en marcha en tu establecimiento, toda la información es compartida y disponible para trabajar en equipo sobre una misma base de datos. Usaremos por tanto la información de otros departamentos importantes para Recepción y vamos a mostrarte cómo hacer que el nuevo PMS te ayude a mejorar tu trabajo. Estas son las funciones que destacamos para ti:

Funciones destacadas para Recepción

A continuación, Judith, vamos a explicarte las funciones que te recomendamos usar en tu departamento, quédate con el concepto general de cada una de ella, porque luego vas a poder aprender más con un vídeo que hemos preparado para ti sobre cada una de las funciones.

Gestión del Check-in asistido: Esta funcionalidad te ofrece transformación digital, control y automatización

En esta primera propuesta para tu departamento, apostamos por una funcionalidad para ayudar al área de recepción a gestionar el registro de los huéspedes de forma ágil, validando sus datos y garantizando todos los controles del negocio, asegurando la rentabilidad esperada y cumpliendo con las obligaciones de estadísticas hoteleras: Realizando un check-in asistido.

Para ello el nuevo PMS te permitirá disponer de funciones para gestionar:

• Realizar un registro ágil de huéspedes y controlando todos los datos necesarios para la ficha de policía.
• Posibilidad de gestionar upgrade de habitación o pensión.
• Localización y actualización de huéspedes repetidores en CRM.
• Creación automática de las cuentas de producción necesarias (agencia y huésped).
• Control de valoración de la reserva. Esto te permitirá asegurar luego unos cargos en cuenta correctos y eliminará errores futuros en la producción del hotel.
• Control de huéspedes non-grato (no bien recibidos en nuestro establecimiento).

De esta forma, Judith, como responsable de la recepción tomas el control de este punto del negocio, te permitirá tomar decisiones seguras basadas en la información registrada.

Es un ejemplo más de cómo podemos hacer crecer al departamento de recepción e innovar.

Para que puedas ver cómo funciona todo, dentro de tu rol de trabajo, te invitamos a que consultes el siguiente vídeo que hemos preparado para ti:

Asigna habitaciones de forma inteligente: Esta funcionalidad te ofrece inteligencia empresarial, rentabilidad

En esta segunda funcionalidad, Judith, te proponemos con tu nuevo PMS solucionar tecnológicamente y usando un algoritmo de inteligencia empresarial la asignación de habitaciones en tu establecimiento, automatizando y garantizado una producción máxima por habitación ocupada. Esto generará un incrementando la rentabilidad total del establecimiento y la optimización de su disponibilidad, no quedando noches libres sin ocupar por una asignación de habitaciones manual y no optimizada.

Con esta funcionalidad, los establecimientos pueden ser más productivos y así aumentar sus beneficios cuando están en ocupaciones altas, ya que la asignación de habitaciones se realiza de forma optimizada para que cada habitación produzca lo máximo posible.

Para que puedas conocer más detalles, consulta el siguiente vídeo que hemos preparado para ti, donde te explicamos el funcionamiento de nuestro PMS:

Gestión digital de servicios al huésped: Esta funcionalidad te ofrece transformación digital, control y rentabilidad

Judith, con esta propuesta para tu establecimiento agrupamos varios procesos del día a día del área de recepción, la respuesta es una transformación digital de toda la gestión de servicios al huésped, mejorando su experiencia e incrementando la facturación.

Podrás gestionar un conjunto de funcionalidades y servicios tales como:

• Gestión de objetos prestados, perdidos y encontrados.
• Gestión de quejas y reclamaciones, seguimiento, acciones de mejora y coste de la queja.
• Gestión de alquileres (te permitirá aumentar los ingresos de tu establecimiento).
• Control y devolución de fianzas por préstamos.

Esta tercera funcionalidad gestionas dentro del PMS un conjunto de funciones y aportan valor para el personal de recepción e inteligencia empresarial. Te permite maximizar beneficios, creciendo e innovando en el área de recepción.

¿Quieres conocer un ejemplo de cómo se gestionan estos procesos dentro del nuevo PMS? Consulta el siguiente vídeo:

Gestión de no-show, salidas anticipadas y cancelaciones: Esta funcionalidad aporta transformación digital, control del negocio y rentabilidad

Con esta funcionalidad, proponemos que en tu PMS dé una respuestas al área de recepción, en la gestión de reservas que no llegan al hotel. Soluciona la gestión de no-show y cancelaciones automatizando el proceso y garantizando el control de penalizaciones, asegurando la rentabilidad esperada en reservas.

Incluye funciones y controles para: Gestión de No Show, gestión de salidas anticipadas, gestión de anulación de reservas y la facturación de penalizaciones en base a las políticas de cancelación del hotel.

Consulta el siguiente vídeo donde te mostramos este conjunto de funciones y conocerás cómo lo gestionas dentro del nuevo PMS:

Auditaría diaria de las operaciones del día: Con esta funcionalidad aportamos control a tu negocio, aumento de la productividad y rentabilidad del establecimiento

Judith, en nuestra opinión, tu PMS debe permitirte gestionar todos los día una auditoría de todos los procesos de la recepción de tu establecimiento. Esta funcionalidad es una propuesta tecnológica que debe permitirte realizar el proceso de cierre diario auditando todas las acciones necesarias sobre la gestión de la estancia, la facturación y el cobro.

Algunos de los procesos que podrás realizar pueden ser los siguientes:

• Test del cierre diario. Te permitirá conocer antes del cierre del día, si todo marcha bien y si se han quedado acciones del día a día por gestionar.
• Control de producción. Todo lo relativo a los cargos de producción en las cuentas de huéspedes y agencias.
• Control de caja. Todos los movimientos en la caja de recepción.
• Contabilización de producción, cajas y depósitos.
• Cargos automáticos.
• Facturación.

Esta funcionalidad dota a tu departamento de recepción de un conjunto de procesos, bajo la denominación de cierre diario, con el que te garantizamos la realización de un buen trabajo. Dotado de procesos eficientes y simples que aumentan la productividad del departamento de recepción.

Así podrás garantizar con el proceso de cierre diario la correcta gestión de funciones del día, tomarás el control y podrás tomar decisiones seguras basadas en toda la información registrada.

Aprende cómo funciona esta funcionalidad con el siguiente vídeo que hemos preparado para ti.

Otras funciones generales para Recepción

En tu nuevo PMS hay mucho más para el departamento de Recepción, a continuación, Judith te comentamos algunas de ellas y que tienes disponible para tu departamento de Recepción.

Un rol para recepción. Dispones de un rol de trabajo sólo para recepción, donde están a alcance de todo tu equipo todas las funciones que necesitan en el día a día.

Calcular precio a modo de presupuesto. Para cualquier petición de un cliente potencial ya sea en la recepción o telefónicamente, dispones de una funcionalidad que con unos pocos datos puedas obtener precios para un pax, durante una estancia y con una pensión.

También otras funciones transversales, relacionadas con otros departamentos que permitirán trabajar en equipo como:

Creación de tareas de mantenimiento correctivo. Con esta funcionalidad podrás registrar por tareas correctivas para que pueda gestionar el departamento de mantenimiento.

Solicitud de productos. Los productos que puedas necesitar para tu departamento, puedes solicitarlos a través de esta funcionalidad, que enviará tu solicitud al departamento de compras.

Consulta del estado de habitaciones. Mediante esta funcionalidad podrás consultar el estado de habitaciones que actualiza constantemente Housekeeping. También el estado de la habitación se refleja en otros lugares como el planning de habitaciones.

Gestión de quejas y reclamaciones. Es una función que se gestiona en coordinación con el departamento de dirección, registrando todas las incidencias.

Reserva de cenas frías o picnic. Esta es una funcionalidad para coordinar el departamento de recepción con la cocina o restaurante de tu establecimiento. Y permite la gestión de reservas de cenas o picnic solicitados por los huéspedes.

Mi consejo final para Recepción

Como has podido ver Judith, el nuevo PMS en tu establecimiento ya te está ayudando en la mayor parte de tus funciones. A través de una transformación digital de procesos, aquellas funciones que tú hacías de forma manual y usando diversas herramientas, ahora puedes gestionarlas desde tu propio rol de trabajo.

Es una nueva forma de trabajar y de apostar por un trabajo más eficiente, donde todo queda registrado y luego podrás analizarlo y medir las interacciones de tu departamento.

Podrás automatizar el Check-in y la asignación automática de habitaciones, haciendo que la recepción del hotel trabaje de forma más productiva y rentable.

Mejorando el servicio para tus huéspedes con un conjunto de procesos claves en el día a día del departamento.

El nuevo PMS está en constante crecimiento y actualización, te recomendamos que siempre tu sistema disponga de la última versión disponible.

Para terminar, si has llegado hasta este punto de esta publicación, de este Storytelling que habla de transformación, del uso de la tecnología como aliada para hacer más fácil, productivo y simple el trabajo en el departamento de reservas, me gustaría conocer tu opinión:

¿Te ha servido de ayuda? ¿Tienes ya algunas de estas propuestas en tu establecimiento? ¿Deseas ponerlas en marcha?

El año 2021, tal y como estamos viendo ya, será un nuevo reinicio de la actividad hotelera, y en línea con nuestra misión empresarial, con la que ayudamos a los establecimientos hoteleros a tomar el control de su negocio y a mejorar resultados con ayuda de la última tecnología te propongo dedicar unos minutos a conocer más detalles o a preguntarme lo que necesites, te dejo este enlace donde podrás consultar mi disponibilidad y reservar tú mismo una reunión personalizada conmigo: Quiero saber más

Recuerda que puedes encontrar en nuestro blog las anteriores entregas de “Activando un nuevo PMS en un establecimiento hotelero”.