15 Abr Activando un nuevo PMS hotelero: Comercial

Storytelling: Así es como Darío del departamento de Comercial ha cambiado la manera de gestionar su trabajo dentro de su establecimiento hotelero

Quiero presentarte a Darío, es el Director Comercial del establecimiento, y en sus años de experiencia ha tenido la oportunidad de trabajar en distintos establecimientos y cadenas hoteleras. Tanto en hoteles de ciudad con toda las particularidades de este tipo de establecimiento, como en establecimientos vacacionales. Ha cultivado un gran experiencia también en departamentos de recepción y reservas.

Está acostumbrado a trabajar con muchos indicadores, contratos, tarifas, necesidades, etc. que cambian de un año para otro. Necesita un sistema PMS que se adapte rápidamente a los cambios o que su estructura sea lo suficientemente flexible para él mismo pueda trabajar con todos los controles, servicios y procedimientos que él mismo vaya estableciendo.

Valora la base de datos sólida del PMS, y que el trabajo coordinado y en equipo sea posible, se interesa también por qué otros establecimientos están usando el nuevo PMS, este conocimiento le genera cierta tranquilidad, cuando varios establecimientos conocidos por él ya confían el PMS que está a punto de poner en marcha.

La primera vez que me reuní con Darío, ya conocía parte de la trayectoria del PMS, sobre su base, realizada en la plataforma Business Central, de Microsoft y utilizada por ciento de miles de empresas en todo el mundo.

Lo primero que me preguntó es: ¿Qué hay en tu PMS para mí?

Estábamos poniendo en marcha el nuevo PMS en su establecimiento, y nos reunimos con los responsables de cada departamento para conocer sus necesidades y poder asesorarles en la mejor forma de usar las funcionalidad del PMS en su departamento.  Darío quería saber inicialmente cuáles eran los beneficios y los cambios que iba a implicar el nuevo PMS en su departamento.

Sus necesidades habituales

Comienzo siempre preguntando la forma de trabajar actual, y conociendo todo aquello que necesita para su día a día, de esta forma puedo luego ayudarle y asesorarle mejor.

Darío, ¿cómo organizas el trabajo de tu equipo? ¿Y qué necesitas para poder trabajar de forma ágil y eficaz?

Esta fue su respuesta: “El departamento comercial necesita trabajar de forma ágil, con todas las funciones y herramientas de forma accesibles y necesita procesos simples y configuraciones firmes que luego funcionen correctamente en el departamento de reservas y de recepción sin conflictos. Sus necesidades más relevantes son:

Gestión de precios y Ofertas, pensiones (todo lo relacionado con las tarifas), y también necesito poder gestionar precios dinámicos.

Gestión ágil y simple del inventario. Es necesario distribuir todo el inventario disponibles en distintos cupos y luego asignarlo a los distintos clientes, motor de reservas, la web del hotel, etc.

Personalización de habitaciones. Es necesario un sistema potente para etiquetas habitaciones en función de ciertas características, que luego necesitarán gestionar reservas y recepción. Por ejemplo: Habitación con hidromasaje, habitación en función de las vistas o habitación adaptada a personas con discapacidad.

Análisis de la ocupación. Será necesario disponer de distintos sistemas o planning para analizar la ocupación de forma sencilla y ágil.

Negociación con Clientes (Agencias). La negociación con los grandes operadores vacacionales requiere una tarifas flexibles, fácil de adaptar para evitar errores en la facturación y facilidad de modificación por el personal del departamento comercial o reservas.

Configuración de los conceptos de ingresos y servicios adicionales. Es importante en el departamento comercial que todos los conceptos de ingresos se puedan configurar para que el resto de departamentos trabaje de forma correcta y evitar la generación de errores o la obligación de tareas manuales para realizar funciones que podrían automatizarse.

¿Cómo podemos ayudarte a tomar el control de tu departamento y a mejorar tus resultados?

Una vez que ya conocemos con más detalles las funciones y necesidades que gestiona Darío y todo su equipo, ahora ya podemos realizar nuestras recomendaciones y sugerencias y mostrarle cómo usando la última tecnología puede mejorar el desempeño de sus funciones y coordinar de forma eficaz el reparto de tareas de su equipo y el trabajo con otros departamentos.

Darío, nuestra propuesta es la siguiente, con la implantación del nuevo PMS en tu establecimiento, dispones de una solución todo en uno. Dentro del nuevo PMS que estamos poniendo en marcha, toda la información es compartida y está disponible para trabajar en equipo sobre una misma base de datos. Usaremos por tanto la información de otros departamentos importantes para Comercial y vamos a mostrarte cómo hacer que tu nuevo PMS te ayude a mejorar tu trabajo. Estas son las funciones que destacamos para ti:

Funciones destacadas para Comercial

A continuación, Darío, vamos a explicarte las funciones que te recomendamos usar en tu departamento, quédate con el concepto general de cada una de ellas, porque luego vas a poder aprender más con un vídeo que hemos preparado para ti sobre cada una de las funciones.

Pricing de tu establecimiento: estructura simple, controlada para maximizar beneficios

Tu PMS debe ayudarte en el pricing, y así alinear la estrategia de precios del establecimiento con los objetivos de ingreso.

Es una funcionalidad clave de un PMS, que debe garantizarte la valoración de reservas valoradas correctamente de forma automatizada y personalizable por cada agencia tradicional u online, esto te permitirá conseguir la seguridad para tener el control sobre los precios, tu facturación y la producción esperada.

Al gestionar tarifas incluirá los precios, descuentos o recargos, ofertas vinculadas a la tarifa y muy importante debes poder controlar cuáles son las ofertas combinables entre sí. Tienes la posibilidad de vincular tarifas al calendario (a fechas) o cambiar tarifa en función de tu porcentaje de ocupación, también te ayudarán a conseguir tus objetivos de venta / o de producción.

En el siguiente vídeo, te damos la oportunidad Darío de que puedas conocer lo más importante sobre el pricing que vas a poder aplicar en tu establecimiento.

Inventario de room night: control, gestión y consecución de objetivos

Otra de las funciones que destacamos en el PMS para el departamento comercial es el control de inventario de room night de forma eficaz.

Esta funcionalidad forma el eje principal del negocio hotelero, necesitarás disponer de herramientas que te permitan controlar total y eficientemente la disponibilidad de tu establecimiento, minimizando la pérdida de ventas por falta de habitaciones disponibles (originadas por una mala política de asignaciones) y garantizando una gestión optima del riesgo de sobreventas (el overbooking).

Para que puedas comprender mejor todo el funcionamiento, consulta el siguiente vídeo y aprenderás a usar en pocos minutos esta funcionalidad.

Una visión 360º del cliente: esta funcionalidad te permite una mejor capacidad de análisis, mejora el control y la toma de decisiones sobre tu negocio

En el departamento de comercial y reservas, cuando hablo de clientes, siempre me estoy refiriendo a aquellos que venden mi hotel, formado por agencias tradicionales, agencias online, tour-operación o incluso empresas que me envían reservas para sus trabajadores. Son quienes te proporcionan reservas para tu establecimiento, ventas, por ello tu PMS debe permitir gestionar clientes de forma ágil y accesible, en nuestra propuesta lo llamamos una visión 360º del cliente, con todos los datos relacionados a un clic.

En torno al cliente, nos encontramos un sinfín de información y datos relevantes como tarifas y ofertas, cupos, reservas, facturación, cobros pendientes, todo lo relacionado con la información financiera. Con esta funcionalidad de valor pondrás al cliente en el centro.

Con una gestión centralizada, toda la información que realmente te interesa, la tendrás disponible desde un mismo punto, podrás analizar toda la información y tomar de decisiones óptimas, con la seguridad de tener toda la información bajo control.

Aprende en el siguiente vídeo que hemos preparado para ti, todo lo que puedes gestionar y consultar en esta visión 360º que proponemos para la gestión de clientes.

El routing de tu facturación. Esta funcionalidad mejora internamente la gestión de tu facturación, te permite tener controlado los cargos automáticos en las cuentas de huésped y aporta una solución de forma optimizada

El concepto de routing aplicado a la facturación se emplea en el desglose de conceptos a incluir en una factura, en función de quien paga cada concepto. En el negocio hotelero nos encontramos que hay conceptos en la facturación del hotel que se le factura a la agencia o turoperador y hay conceptos que se facturan al huésped.

Es otra de las funcionalidades favoritas que, también recomiendo a hoteleros en su PMS, automatizando el desglose preciso de facturación, usando la tecnología y la inteligencia de negocio, permitiendo el desglose de facturación evitando errores y eliminando el riesgo por errores en facturación en la gestión de cobros o reclamaciones de clientes y huéspedes.

En el siguiente enlace, Darío te explicamos cómo puedes aplicar las reglas del routing en tu nuevo PMS.

Planificación dinámica de cambios de precio. Esta funcionalidad permite la automatización de precios, su control y con todo ello aumentar en función de la ocupación y la demanda, la rentabilidad de tu establecimiento

Los precios en tu establecimiento seguro que son susceptibles a verse afectados directamente por estrategias de revenue. En tu PMS necesitas también jugar con los precios en función de la ocupación, para aumentar así tus ingresos por facturación, necesitarás por tanto una planificación dinámica de precios.

Podrás aumentar la rentabilidad del establecimiento, aplicando incremento de precios en función de la ocupación de forma automática y segura.

Aprende cómo puedes gestionar los precios dinámicos y las reglas de aplicación en el siguiente vídeo que hemos preparado para ti.

Otras funciones generales para Comercial

En tu PMS también hay mucho más para el departamento de Comercial, a continuación, Darío te comentamos algunas de ellas y que tienes disponible dentro de tu rol de trabajo.

Rol de trabajo de reservas. Dispones de un rol con todas las funciones necesarias al alcance de la mano, con la posibilidad de realizar personalizaciones del usuario añadiendo nuevas funciones, etc.

Estadísticas avanzadas. Formado por un conjunto de estadísticas como de ocupación, de precios medio, etc.

Servicios adicionales. Te permiten ofrecer otros servicios distintos al alojamiento y la pensión, como parking, servicios del establecimiento, excusiones, etc. y pueden asignarse a la reserva antes de realizar el proceso de check-in.

Tarjetas fidelización. Te permite premiar e identificar a los huéspedes repetidores del hotel y ofreces descuentos en caso de contratación de nuevas reservas. Son estrategias conjuntas con el departamento de marketing.

Desgloses de pensiones. Permite el desglose de cargos en distintos conceptos de ingresos de tipo pensión. En el proceso de cargos automáticos, se distribuyen los importes entre los distintos conceptos en función de la pensión de cada huésped. De esta forma potencias la capacidad de análisis y me puedes medir y calcular rentabilidad de cada concepto de pensión.

Mi consejo final para el uso de un PMS en el área comercial

Como has podido ver Darío, este nuevo PMS en tu establecimiento, gestionas toda la información como un ERP, ya te está ayudando en la mayor parte de tus funciones. A través de una transformación digital de procesos, y automatización de otras funciones que tú hacías de forma manual, controles o análisis usando hojas de cálculo (Microsoft Excel) y diversas herramientas, ahora puedes gestionarlas desde tu propio rol de trabajo.

Es una nueva forma de trabajar y de apostar por un trabajo más eficiente, donde todo queda registrado y luego podrás analizarlo y medir las interacciones de tú departamento.

La mayor parte de las recomendaciones tienen que ver con el cliente o las tarifas, por ello nuestras recomendaciones para el área comercial damos máxima importancia a todo el proceso de venta y como transcurre luego en otros departamentos como Reservas o Recepción hasta llegar a la administración del establecimiento.

Y relativo a la facturación debemos establecer toda la lógica necesaria para que este proceso esté todo lo automatizado que podamos: en nuestra propuesta hablamos de routing.

También consideramos que es fundamental un control óptimo del inventario y por lo tanto dispones de herramientas para analizarlo y controlarlo.

El PMS debe de estar en constante evolución y crecimiento, con actualizaciones periódicas, te recomendamos, por tanto, que siempre tu sistema disponga de la última versión disponible.

Para terminar, si has llegado hasta este punto de esta publicación, de este storytelling que habla de transformación, del uso de la tecnología como aliada para hacer más fácil, productivo y simple el trabajo en el departamento Comercial, me gustaría conocer tu opinión, ¿te ha servido de ayuda? ¿Tienes ya algunas de estas propuestas en tu establecimiento? ¿Deseas ponerlas en marcha?

El año 2021 será un nuevo reinicio de la actividad hotelera, y en línea con nuestra misión empresarial, con la que ayudamos a los establecimientos hoteleros a tomar el control de su negocio y a mejorar resultados con ayuda de la última tecnología te propongo dedicar unos minutos a conocer más detalles o a preguntarme lo que necesites, te dejo este enlace donde podrás consultar mi disponibilidad y reservar tú mismo una reunión personalizada conmigo: Quiero saber más