27 Ago Activando un nuevo PMS hotelero: Compras
Storytelling: así es como Paco del departamento de Compras de un establecimiento hotelero ha optimizado la manera de trabajar y de gestionar su departamento
Activando un nuevo PMS en su establecimiento hotelero
Quiero presentarte a Paco. Es el responsable del departamento de compras del establecimiento y tiene una gran experiencia ya que ha prestado sus servicios en distintos establecimientos, con distintas formas de trabajar y usando varias herramientas.
Hasta ahora en este establecimiento, su forma de trabajar ha sido tradicional, tanto para organizar su trabajo como para la comunicación con otros departamentos dentro del hotel. Usando el papel en la mayor parte de gestiones, como por ejemplo en los pedidos de los distintos departamentos. Su actual sistema de gestión de compras no está integrado con el resto de los departamentos.
La primera vez que me reuní con Paco, me preguntó directamente: ¿Qué hay en el nuevo PMS para mí? Habíamos comenzado a activar el nuevo PMS en su establecimiento, y nos reunimos con los responsables de cada departamento para conocer sus necesidades y poder asesorarles en la mejor forma de usar el nuevo PMS en su departamento. Paco quería saber inicialmente si podía beneficiarse de los nuevos cambios y cómo debía adaptarse a ellos.
Sus necesidades habituales
Comienzo siempre preguntando la forma de trabajar actual, y conociendo todo aquello que necesita para su día a día, de esta forma puedo luego ayudarle y asesorarle mejor.
Paco, ¿cómo organizas el trabajo de tu equipo? ¿Y qué necesitas para poder trabajar de forma eficaz?
Esta fue su respuesta: “Me gustaría que todo siga funcionando bien y que la nueva forma de trabajar dentro de este PMS nos ayude a trabajar mejor en equipo. Lo que necesito como mínimo para poder realizar mi trabajo dentro del departamento de compras es poder gestionar las siguiente funciones o necesidades:”
Relación con los proveedores, los acuerdos y contratos que se realizan: es fundamental poder trabajar en el PMS con todos estos datos y acuerdos, ya que todo el trabajo del departamento se basa en estos datos iniciales.
La gestión de los pedidos y recepción de productos: se corresponde con una de las principales tareas, pedir y recibir pedidos de los proveedores.
La gestión de aprovisionamientos de los distintos departamentos y puntos de venta de tu establecimiento: para poder hacer una gestión de pedidos óptima es necesario conocer cuáles son las necesidades de los distintos departamentos, así se podrán agrupar todos los productos necesarios y gestionar así los pedidos a proveedores. Optimizar esta función sería estupendo.
El control de facturación mensual de proveedores, entrada de albaranes, facturas de final de mes, gestionar abonos y devoluciones de productos: una vez que se gestionan los pedidos, durante el mes es necesario gestionar estas tareas debido a que todas y cada una de ellas repercuten directamente en uno de los gastos más importantes en un establecimiento: Las compras de materias primas y productos.
Paco, ¿Cómo gestionas los pedidos internos de los distintos departamentos dentro de tu establecimiento? Su respuesta fue: “actualmente recibo anotaciones en papel de todos los productos que necesitan. Yo los clasifico y con todos los pedidos que me han realizado, realizo traspasos desde el almacén de economato si dispongo de stock o bien gestiono pedidos a proveedores con los productos que necesita mi establecimiento.
¿Cómo podemos ayudarte a tomar el control de tu departamento y a mejorar tus resultados?
Paco, una vez que ya conocemos tus necesidades y en parte tu forma de trabajar, ahora ya podemos realizar nuestras recomendaciones y sugerencias y mostrarte cómo usando la última tecnología puedes mejorar el desempeño de tus funciones y coordinar de forma eficaz el reparto de tareas de tu equipo.
Nuestra propuesta es la siguiente: con la activación de este nuevo PMS en tu establecimiento dispones de una solución todo en uno. Dentro del nuevo PMS que estamos activando en tu establecimiento, toda la información está compartida y disponible para trabajar en equipo sobre una misma base de datos. Usaremos por tanto la información de otros departamentos importantes para Compras y vamos a mostrarte cómo hacer que nuevo PMS te ayude a mejorar tu trabajo. Estas son las funciones que destacamos para ti:
Funciones destacadas para Compras
A continuación, Paco, vamos a explicarte las funciones que te recomendamos usar en tu departamento. Quédate con el concepto general de cada una de ellas, porque luego vas a poder aprender más con un vídeo que hemos preparado para ti sobre cada una de estas funciones.
Una gestión 360º de proveedores: accesibilidad y análisis de datos
Paco, dentro del nuevo PMS podrás gestionar y acceder desde un solo punto a la ficha del proveedor, con una visión 360, para permitir que puedas analizar toda la información y la toma de decisiones óptimas, con la seguridad de tener toda la información bajo control.
Vas a disponer de las siguientes funciones:
- Fichas de proveedores con toda la información del negocio.
- Datos de identificación y contacto.
- Datos financieros, gestión de la deuda y riesgo.
- Acuerdos comerciales, precios, descuentos, rappels, etc.
Esta propuesta que hacemos para tu PMS te aportará valor, adquieres accesibilidad y análisis de toda la información de forma optimizada. Es una funcionalidad que te permitirá innovar y crecer en el departamento de compras, tomar el control y conseguir realizar una toma de decisiones seguras.
¿Quieres ver un ejemplo? En el siguiente vídeo que hemos grabado para ti, puedes aprender cómo es nuestra propuesta para una visión 360 de proveedores.
Fichas de productos y toda la información relacionada. Se trata de una gestión eficiente y accesible de productos
En esta otra funcionalidad podrás gestionar y controlar los productos de tu establecimiento desde un mismo punto navegando por toda la información relevante e interconectada.
Desde las fichas de productos debes poder acceder a toda la información de forma centralizada:
- Fichas de productos con toda la información de negocio.
- Precios y costes.
- Unidades de medidas y stock por departamento.
- Escandallos de productos (fórmulas y recetas).
- Trazabilidad de productos (lotes y fechas de caducidad).
Estas funciones son clave en tu PMS para el departamento de compras, aportan una gestión eficiente del trabajo, todo desde un mismo lugar y con toda la información disponible para su análisis. Así podrás crecer e innovar en procesos repetitivos del día a día, disponer de la garantía y confianza que necesitas, obteniendo con todo ello el control y la toma de decisiones seguras.
Si quieres ver un ejemplo de lo que hablamos en real y hacerte una idea más clara, puedes ver esta funcionalidad dentro del nuevo PMS.
La gestión de aprovisionamientos: es una verdadera transformación digital del proceso y una gestión optimizada
En esta tercera propuesta de funcionalidad en tu nuevo PMS, te presento una transformación digital del proceso de aprovisionamiento de forma fácil e intuitiva permitiendo minimizar el coste de productos en función de la información.
Se trata de permitir una gestión de solicitudes de productos desde cada departamento y así tú, como responsable de compras, realizarás las compras de forma centralizada. Para ello dispones de pedidos desde los distintos departamentos (solicitud de productos), una automatización de los traspasos entre almacén central y departamentos, la gestión de pedidos internos a través de compras.
Con esta propuesta, tu PMS, en función de las unidades a comprar y de los precios ofertados por proveedores, será capaz de realizar un cálculo inteligente del mejor precio posible en cada compra. Esto te permitirá comprar siempre al mejor precio disponible, repercutiendo en la rentabilidad de tu establecimiento.
Para que veas cómo funciona te proponemos que consultes el siguiente enlace a un vídeo que hemos preparado para ti usando el nuevo PMS
Gestión de la negociación con proveedores: yo diría que es un conjunto de funciones simples y que te permitirá trabajar de forma más productiva
Tu PMS te ayudará también en la gestión de todos los acuerdos con proveedores, te permitirá gestionar de forma optimizada y fácil, las políticas de precios con proveedores con el objetivo de aportar información y orientado a comprar mejor y disminuir costes.
Podrás gestionar los acuerdos de precios y descuentos de proveedores, que son claves para una gestión de compras optimizada y digital. Debes poder automatizar la carga de precios y descuentos de proveedores, en tu nuevo PMS. Lo hacemos desde plantillas tipo hojas de cálculo, en formato Microsoft Excel, así es como grabas en tu PMS y controlas los precios pactados al realizar pedidos y en las entradas de compras.
Si quieres ver un ejemplo de lo que hablamos, consulta el siguiente vídeo que hemos preparado para ti usando el nuevo PMS.
Central de compras de una cadena hotelera: nuestra propuesta para unificar las compras de varios establecimientos, de una misma cadena en un mismo establecimiento.
En esta funcionalidad, Paco, cuando tu estructura hotelera es en forma de cadena, tu nuevo PMS te ayudará en el departamento de compras a gestionar todas las tareas, optimizando el proceso de aprovisionamiento usando la central de compras.
Realmente se trata de una transformación digital del proceso de aprovisionamiento para una cadena de establecimientos, de forma fácil e intuitiva, permitiendo minimizar el coste de productos y los recursos necesarios para gestionarlo.
Desde todos los establecimientos se podrán realizar pedidos dentro del PMS, todos los pedidos irán a uno de los hoteles. Desde aquí, se gestionarán desde un único lugar, todos los pedidos. Finalmente se distribuirán los pedidos a cada hotel de forma automatizada.
Se incluyen las siguientes funciones:
- Solicitud de pedidos de transferencia y de compras.
- Gestión de transferencias de productos.
- Gestión de pedidos a proveedores (un pedido por hotel)
En cadenas de establecimientos, esta funcionalidad es clave para todo el negocio, es una funcionalidad específica de valor, y siendo simple e intuitiva, te permite realizar tareas de forma eficiente y más productiva. Y todo ello haciendo uso de la tecnología.
Consulta el siguiente vídeo que hemos preparado para aprender el concepto de central de compra dentro del nuevo PMS.
Otras funciones generales para Compras
En el nuevo PMS hay mucho más para el departamento de Compras, a continuación, Paco te comentamos algunas de ellas y que tienes disponible dentro de tu rol de trabajo.
Distintas modalidades de calcular tus precios de coste: existen diferentes formas de calcular los precios de costes de tus productos, incluso en función del tipo de producto, o la rotación, es posible que se necesiten usar distintas formas de valoración de las existencias.
Estos métodos de valoración de costes pueden ser: método de coste FIFO, el método de coste LIFO o el método de coste de precio medio (precio medio ponderado) entre otros.
Cada departamento de compras deberá seleccionar el método de cálculo de valoración de existencias más adecuado al establecimiento. El método FIFO reflejará una situación más exacta y real. Sin embargo, requerirá una gestión exhaustiva de los costes, compras y devoluciones. El método del precio medio llevará a cabo el cálculo de los costes más estimativos, de modo que será más adecuado en caso de no poder gestionar cada precio y devolución de modo detallado.
Funcionalidad de referencias cruzadas: un mismo producto puede tener diferentes códigos en función del fabricante o proveedor, cuando se tratan de productos similares es necesario el uso de referencias cruzadas.
Las unidades de medida en tu nuevo PMS: las unidades de medida son los elementos mínimos de compra y venta que se usarán en cada producto. Esta unidad de medida se usará para la gestión del stock. El departamento de compras dispondrá de las principales unidades de medidas ya creadas, pero podrá crear, modificar y eliminar unidades de medida.
Proveedor disponible para un producto: es una función para conocer qué proveedores me pueden suministrar un mismo producto. En base a esta información se podrán realizar pedidos.
Las compras en tu establecimiento: normalmente se podrán gestionar de dos formas, en función de cómo opere cada proveedor:
- Opción A: Proveedores que entregan mercancía con albarán y luego usan una facturación diferida a final de mes, que incluye todos los albaranes.
- Opción B: Proveedores que realizan una factura por cada venta con tu establecimiento.
Revalorización de productos (costes): la revalorización se necesita realizar para ajustar costes reales o bien de movimientos de entrada registrados.
Reclasificación de productos (stock): la reclasificación permitirá ajustar las existencias disponibles en cada almacén, te será necesario usar en la introducción de inventarios o ajuste de stock.
Mi consejo final para el departamento de Compras
Como has podido ver Paco, el nuevo PMS en tu establecimiento ya te está ayudando en la mayor parte de tus funciones. A través de una transformación digital de procesos, aquellas funciones que tú hacías de forma manual, usando hojas de cálculo (Microsoft Excel) y diversas herramientas, ahora puedes gestionarlas desde tu propio rol de trabajo.
Es una nueva forma de trabajar y de apostar por un trabajo más eficiente, donde todo queda registrado y de esta forma, podrás analizarlo y medir las interacciones de tu departamento de compras y el resto de los departamentos.
Podrás trabajar desde fuera de la oficina, ya que desde un equipo con conexión a internet y desde un navegador, podrás acceder a tu rol de trabajo, consultar o analizar la información. El nuevo PMS está en constante crecimiento y actualización, te recomendamos que siempre tu sistema disponga de la última versión disponible.
Usamos la tecnología de Microsoft Business Central, y como partners de Microsoft tendrás disponible todos los avances tecnológicos al alcance de tu mano.
Para terminar, si has llegado hasta este punto de esta publicación, de este storytelling en la que te hablo de transformación, del uso de la tecnología como aliada para hacer más fácil, productivo y simple el trabajo en el departamento de compras, me gustaría conocer tu opinión:
¿Te ha servido de ayuda?
¿Tienes ya algunas de estas propuestas en tu establecimiento?
¿Deseas ponerlas en marcha?
Puedes dejarme tus comentarios al pie de esta publicación, estaré encantado de responder a tus preguntas y conocer qué nivel de transformación has alcanzado en tu establecimiento.
En este año 2021, tal y como estamos viendo ya, se está produciendo un reinicio de la actividad hotelera, y en línea con nuestra misión empresarial, con la que ayudamos a los establecimientos hoteleros a tomar el control de su negocio y a mejorar resultados con ayuda de la última tecnología, te propongo dedicar unos minutos a conocer más detalles o a preguntarme lo que necesites.
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