29 Ene Activando un nuevo PMS hotelero: Housekeeping

Storytelling: Así es como Marisa del departamento de Housekeeping ha cambiado la manera de gestionar la limpieza de su establecimiento hotelero

Quiero presentarte a Marisa, ha trabajado desde hace muchos años en el departamento de Housekeeping pasando por todos los puestos, siendo actualmente la Gobernanta del departamento Housekeeping de un establecimiento.

Su forma de trabajar ha sido tradicional, tanto para organizar su trabajo como para la comunicación con otros departamentos dentro del hotel y la supervisión de la limpieza en todo el establecimiento. Usa distintos informes que diariamente le facilita recepción y confecciona la plantilla de limpieza diaria asignando a cada camarera de piso las habitaciones que debe limpiar. Luego, la supervisión de las habitaciones limpias las realiza usando una plantilla en papel a modo de check-list comunicando a recepción las habitaciones que ya están disponibles para asignar a nuevos clientes.

La primera vez que me reuní con ella, me preguntó directamente: ¿Qué hay en el nuevo PMS para mí?  Estábamos poniendo en marcha el nuevo PMS de Noray en su establecimiento, y nos reunimos con los responsables de cada departamento para conocer sus necesidades y poder asesorarles en la mejor forma de usar el nuevo PMS en su departamento.  Marisa quería saber inicialmente si podía beneficiarse de los nuevos cambios, en el sistema informático dentro de su departamento.

Sus necesidades habituales

Comienzo siempre preguntando la forma de trabajar actual, y conociendo todo aquello que necesita para su día a día, de esta forma puedo luego ayudarle y asesorarle mejor.

Marisa, ¿cómo organizas el trabajo de tu equipo? ¿Y qué necesitas para poder trabajar de forma eficaz?

Esta fue su respuesta: “Estos son los datos mínimos que necesito poder consultar para poder gestionar y realizar mi trabajo y el de mi equipo de Housekeeping:

• Informe de las habitaciones ocupadas, las llegadas y las salidas de toda la semana.
• Disponibilidad de mi personal, para conocer los días de trabajo que puedo contar con cada uno de ellos.
• Necesito del departamento de mantenimiento, conocer dónde hay que realizar limpiezas durante el día.
• Limpiezas programadas, del departamento de eventos necesito conocer con tiempo las zonas que se deben limpiar y preparar para la celebración de los nuevos eventos.
• Necesito controlar toda la lencería que necesitamos cada día usar, esto nos servirá para preparar con tiempo los carros de limpieza.
• También necesito conocer las amenities especiales que debemos usar con cada cliente.
• Observaciones de clientes: Debe conocer en todo momento las observaciones que el departamento de recepción ha anotado sobre los huéspedes alojados relativas a la limpieza de habitaciones.”

Marisa, ¿Cómo comunicas las habitaciones que ya están limpias para que recepción pueda entregarlas a nuevos huéspedes? Su respuesta fue usando una emisora de comunicación interna, comunicando directamente con recepción las habitaciones que han sido supervisadas y pueden entregarse.

¿Cómo podemos ayudarte a tomar el control de tu departamento y a mejorar tus resultados?

Una vez que ya conocemos con más detalles las funciones y necesidades que gestiona Marisa, ahora ya podemos realizar nuestras recomendaciones y sugerencias y mostrarle cómo usando la última tecnología puede mejorar el desempeño de sus funciones y coordinar de forma eficaz el reparto de tareas de su equipo.

Marisa, nuestra propuesta es la siguiente, con la activación del nuevo PMS en tu establecimiento, dispones de una solución todo en uno. Dentro del nuevo PMS que estamos poniendo en marcha en tu establecimiento, toda la información es compartida y disponible para trabajar en equipo sobre una misma base de datos. Usaremos por tanto la información de otros departamentos importantes para Housekeeping y vamos a mostrarte cómo hacer que el nuevo PMS te ayude a mejorar tu trabajo. Estas son las funciones que destacamos para ti:

Funciones destacadas para Housekeeping

A continuación, Marisa, vamos a explicarte las funciones que te recomendamos usar en tu departamento, quédate con el concepto general de cada una de ella, porque luego vas a poder aprender más con un vídeo que hemos preparado para ti sobre cada una de las funciones.

Un rol de trabajo para Housekeeping: Gestiona tus tareas de forma optimizada y coordinada

En tu nuevo PMS disponemos de un rol de trabajo para Housekeeping, desde el cuál podrás acceder en una sola ventana a toda la información que necesitas, aunque la información la gestione otros departamentos. Además, está dotada de movilidad, ya que podrás trabajar en tu rol tanto si estás en la oficina o si estás moviéndote por las instalaciones del hotel, accediendo desde una Tablet o móvil.

Tu trabajo será más productivo y eficiente, y desde tu rol de trabajo coordinas tus tareas con otros departamentos como recepción o mantenimiento. Y tus decisiones estarán basadas en los datos, con más garantía y confianza.

En el siguiente vídeo, te damos la oportunidad Marisa de que puedas conocer las principales funciones de tu rol de Housekeeping:

Gestiona el reparto diario de limpieza: Obtén con el nuevo PMS una propuesta inteligente y justa para distribuir el trabajo diario

Usaremos la opción diario de Housekeeping para que puedas organizar el reparto diario de todas las tareas de limpieza entre tu personal. Para ello el nuevo PMS consultará la plantilla de personal de Housekeeping y sus turnos de trabajo. Por otro lado, necesitará realizar un trabajo previo para asignar minutos de limpieza a todas las habitaciones de tu establecimiento. Esto lo haremos partiendo por tipos de habitación y podrán personalizar a ciertas habitaciones de mayor tamaño un tiempo personalizado. Asignarás habitaciones a rutas de limpieza de esta forma la asignación de habitaciones a cada camarera de piso será optima. También podrás personalizar la carga de trabajo relativa a las salidas, de forma que se reparta diariamente entre el personal. Finalmente obtendrás una propuesta de limpieza realizada por el nuevo PMS, donde tú tendrás siempre la última palabra, podrás hacer cambios.

Para que puedas comprender mejor todo el funcionamiento, consulta el siguiente vídeo y aprenderás a usar en pocos minutos esta funcionalidad para organizar el reparto de trabajo.

Gestión digital del estado de habitaciones. Supervisión, movilidad y coordinación con recepción

Tu función de supervisar el estado de limpieza de cada habitación, registrar los rechazos de limpieza solicitados por el cliente (usando “no molestar” por ejemplo) y la notificación a recepción del cambio de esta de habitación, será otra de las funciones que te proponemos uses dentro del nuevo PMS. Será una función donde necesitas moverte por las instalaciones, por ese motivo, deberás usar tu Tablet para gestionar el cambio de estado de habitaciones.

Una vez que tú cambies el estado de limpieza de una habitación, automáticamente este dato se actualiza en la recepción, de forma que ya pueden hacer uso de la habitación para un nuevo huésped.

Para que puedas ver cómo funciona y aprender a usarlo, te proponemos que consultes el siguiente video donde te explicamos cómo usar el cambio de esta de habitaciones en tu dispositivo móvil:

Gestión digital del bloqueo de habitaciones

Otras de las funciones que te proponemos en el nuevo PMS para el departamento de Housekeeping, es la gestión de habitaciones bloqueadas. Es una función que te permite, tanto desde un dispositivo móvil como de tu equipo, consultar las habitaciones bloqueadas actualmente y los bloqueos futuros previstos, así como informar de un nuevo bloqueo de habitación.

Normalmente cuando realizas la supervisión de habitaciones y zonas comunes, detectas desperfectos que hay que reparar, estos desperfectos o incidencias, no permiten que dicha habitación pueda ser usada por un huésped, y con esta función podrá establecer un bloqueo, identificando la habitación, la fecha y las observaciones necesarias.

Consulta el siguiente vídeo que hemos creado para mostrarte cómo funciona el bloque de habitaciones para el departamento de Housekeeping.

Registra tareas correctivas de mantenimiento mientras supervisas habitaciones

Esta función está muy relacionada con la anterior de bloque de habitaciones, porque cuando detectas incidencias, roturas, desperfectos, etc. Deben notificarse al servicio técnico o mantenimiento de tu establecimiento para que puedan solucionarlo o planificar su reparación lo antes posible.

Por ello, dentro del rol de Housekeeping incluimos una función que denominamos transversal, ya que puede ser usada también por otros departamentos para realizar notificaciones de incidencias al servicio de mantenimiento del establecimiento.

Cuando realizas el registro de una tarea de mantenimiento correctiva desde tu dispositivo móvil, te resultará muy fácil, realizar una fotografía y vincularla fácilmente a la tarea correctiva, de esta forma aportas más información al responsable de mantenimiento.

Aprende cómo crear tareas de mantenimiento correctivo dentro de tu rol de Housekeeping, trabajando de forma coordinada con el departamento de mantenimiento de tu establecimiento.

Otras funciones generales para Housekeeping

En el nuevo PMS hay mucho más para el departamento de Housekeeping, a continuación, Marisa te comentamos algunas de ellas y que tienes disponible dentro de tu rol de trabajo.

Partes diarios por empleado. Los partes diarios por camarera de piso son documentos que puedes imprimir se trata de un informe por persona, con su ruta de limpieza, la información sobre los ocupantes de cada habitación, los cambios de lencería necesarios y las observaciones para tener en cuenta para Housekeeping.

Rutas de limpieza. También el nuevo PMS puede ayudarte, una vez que ya tienes preasignado las rutas de limpieza, a preparar los carros de limpieza, incluyendo toda información sobre la lencería necesaria para cada una de las rutas.

Histórico de Housekeeping. Toda la información sobre el reparto de limpieza quedará guardada en el nuevo PMS para que así puedas realizar seguimiento sobre el trabajo realizado, las cargas de trabajo (minutos de limpieza de salidas, de entradas, etc.), podrás usarla a modo de histórico sobre todo el trabajo realizado.

Planificación futura. Algunos informes que me gustaría destacar para tu departamento, es la planificación futura de limpieza, donde en función de la ocupación puedas conocer las necesidades de personal futura para poder planificar el trabajo de Housekeeping de los próximos días.

Previsión de cambios de ropa y lencería. Otro informe que te puede ayudar relativo a la lencería que necesitas gestionar, es la previsión de cambios de ropa, te permitirá conocer cuánta lencería se necesitarán en los próximos días, y será muy útil por ejemplo para asegurarte que dispones del stock necesario de lencería.

Mi consejo final para Housekeeping

Como has podido ver Marisa, el nuevo PMS en tu establecimiento ya te está ayudando en la mayor parte de tus funciones. A través de una transformación digital de procesos, aquellas funciones que tú hacías de forma manual, usando hojas de cálculo (Microsoft Excel) y diversas herramientas, ahora puedes gestionarlas desde tu propio rol de trabajo.

Algunas de tus gestiones conectan directamente con otros departamentos, como recepción en el caso del cambio de estado de habitaciones u otro ejemplo como

Es una nueva forma de trabajar y de apostar por un trabajo más eficiente, donde todo queda registrado y luego podrás analizarlo y medir las interacciones de tú departamento.

Te recomendamos usar tu Tablet para acceder a tu rol de trabajo, en aquellas funciones que necesites moverte dentro de tu establecimiento.

El nuevo PMS está en constante crecimiento y actualización, te recomendamos que siempre tu sistema disponga de la última versión disponible.

Para terminar, si has llegado hasta este punto de esta publicación, de este Storytelling que habla de transformación, del uso de la tecnología como aliada para hacer más fácil, productivo y simple el trabajo en el departamento de Housekeeping, me gustaría conocer tu opinión, ¿te ha servido de ayuda? ¿Tienes ya algunas de estas propuestas en tu establecimiento? ¿Deseas ponerlas en marcha?

El año 2021 será un nuevo reinicio de la actividad hotelera, y en línea con nuestra misión empresarial, con la que ayudamos a los establecimientos hoteleros a tomar el control de su negocio y a mejorar resultados con ayuda de la última tecnología te propongo dedicar unos minutos a conocer más detalles y, te dejo este enlace donde podrás consultar mi disponibilidad y reservar tú mismo una reunión personalizada: Quiero saber más.