10 Sep Activando un nuevo PMS hotelero: Alimentación y Bebidas

Storytelling: Así es como Damián del departamento de Alimentación y Bebidas de un establecimiento hotelero ha innovado en la manera de gestionar su departamento mediante la activación de un nuevo PMS

Quiero presentarte a Damián, ha trabajado desde varios años en el departamento de Alimentación y Bebidas, pasando por todos los puestos, siendo actualmente el responsable de Alimentación y Bebidas de su establecimiento. Su forma de trabajar ha sido tradicional, tanto para organizar su trabajo como para la comunicación con otros departamentos dentro del hotel. La primera vez que me reuní con Damián, me preguntó directamente: ¿Qué hay en el nuevo PMS hotelero para mí?

Estábamos poniendo en marcha un nuevo PMS hotelero en su establecimiento y nos reunimos con los responsables de cada departamento para conocer sus necesidades y poder asesorarles en la mejor forma de usar el nuevo PMS en su departamento. Damián quería saber inicialmente si podía beneficiarse de los nuevos cambios en el sistema informático dentro de su departamento.

Sus necesidades habituales

Comienzo siempre preguntando la forma de trabajar actual y conociendo todo aquello que necesita para su día a día, de esta forma puedo luego ayudarle y asesorarle mejor.

Damián, ¿cómo organizas el trabajo de tu equipo? ¿Y qué necesitas para poder trabajar de forma eficaz?

Esta fue su respuesta: “Para gestionar el día a día de mi departamento necesito poder gestionar las siguientes funcionalidades o procesos:

• La gestión de inventarios de productos.
• El control de costes de alimentación y bebidas (a través de los consumos de productos).
• El cálculo del coste del menú en restaurantes a la carta o en restaurantes tipo buffet en función de la pensión de los huéspedes alojados.
• El registro del consumo de cocina en la elaboración de las distintas pensiones.
• La gestión de ventas en los distintos bares, cafeterías y restaurantes dentro del establecimiento, para ello necesitaré la funcionalidad de TPV integrada con el nuevo PMS hotelero.
• Gestionar la carta de precios de bares y restaurantes y ofertas de productos.

Damián, ¿Cómo comunicas los productos que necesita cada punto de venta al departamento de compras? Su respuesta fue usando plantillas impresas donde anotamos los productos que necesita cada bar o restaurante. Yo los reviso y de aquellos productos que dispongo existencias, realizo traspasos de mercancías y de lo que no dispongo lo gestiona compras para realizar pedidos a proveedor. De forma que trabajo codo a codo con nuestro responsable de compras.

Así es como te ayudamos a tomar el control de tu departamento y a mejorar tus resultados

Una vez que ya conocemos con más detalles las funciones y necesidades que gestiona Damián, ahora ya podemos realizar nuestras recomendaciones, sugerencias y mostrarle cómo usando la última tecnología puede mejorar el desempeño de sus funciones y coordinar de forma eficaz el reparto de tareas de su equipo.

Damián, nuestra propuesta es la siguiente, con la activación del nuevo PMS hotelero en tu establecimiento, dispones de una solución todo en uno. Dentro del nuevo PMS que estamos poniendo en marcha en tu establecimiento, toda la información es compartida y está disponible para trabajar en equipo sobre una misma base de datos. Usaremos por tanto la información de otros departamentos importantes para Alimentación y Bebidas y vamos a mostrarte cómo hacer que el nuevo PMS te ayude a mejorar tu trabajo. Estas son las funciones que destacamos para ti:

Funciones destacadas para Alimentación y Bebidas

A continuación, Damián, vamos a explicarte las funciones que te recomendamos usar en tu departamento. Quédate con el concepto general de cada una de ellas, porque luego vas a poder aprender más con un vídeo que hemos preparado para ti sobre cada una de las funciones.

Carta de bares y restaurantes: control y gestión

Una función clave que tu PMS debe permitir gestionar de forma simple e intuitiva son las cartas de productos centralizadas y personalizable permitiendo una gestión segura.

Con las cartas de productos, podrás vender en bares y restaurantes. Personalizadas por departamentos/puntos de venta. Algunas de las características que puedes gestionar son:

• Productos para vender en TPV para bares y restaurantes.
• Carta de productos personalizable por puntos de venta.
• Variaciones en el servicio de productos.

Ofertas de venta en productos. Por ejemplo, oferta “Happy Hour”.

Con esta funcionalidad, tu PMS debe permitirte analizar toda la información que gestionas y tomar decisiones seguras en tu departamento de alimentación y bebidas.

Si quieres ver un ejemplo de lo que hablamos en real y hacerte una idea más clara, puedes ver esta funcionalidad en vivo en el nuevo PMS consultando el siguiente vídeo que hemos preparado para ti.

Escandallos de tus productos elaborados: controla tus costes y obtén el beneficio esperado

En este caso tu PMS también debe ayudarte a gestionar la formulación de tus productos elaborados, tanto en restaurante en los distintos platos del menú como en bares con los combinados y copas que puedes ofrecer a tus huéspedes.

Así controlarás el consumo de materias primas, la rotación de existencias y la rentabilidad de este tipo de productos elaborados.

La definición de fórmulas o escandallos no siempre es una tarea sencilla, pero día a día en función de las mediciones y comprobaciones que realices, podrás ir ajustando tus fórmulas hasta conseguir su optimización. Para cada fórmula necesitarás dos elementos:

• Elaboración de escandallos de platos de la carta y de bebidas.
• Detallar de cada elemento la unidad de medida y la proporción que se necesita.

¿Quieres ver con más detalle cómo se gestionan los escandallos de productos elaborados en un establecimiento hotelero? Puedes consultar el siguiente video donde mostramos nuestra propuesta, para la gestión de escandallos en el nuevo PMS de tu establecimiento.

Gestión de comandas y ventas desde puntos de venta móvil: tecnología y control en el proceso de ventas

Otras de las funciones que debes disponer en tu PMS para el departamento de Alimentación y Bebidas es la gestión de las ventas en los distintos bares y restaurantes. Esto será posible con una parte de tu PMS denominada TPV. Trabajando en la misma base de datos de tu establecimiento, la información estará siempre disponible para ser consultada por otros departamentos como recepción, dirección, etcétera.

Esta podrá ser otra de las funcionalidades innovadoras en tu establecimiento ya que deben usar la última tecnología para gestionar funciones como:

• Punto de venta en bares y restaurantes.
• Control de asistencia a turnos de comedor de huéspedes.
• Impresoras diferenciadas de comandas (bebidas y cocina).
• Identificación de huéspedes para registrar sus consumos en el establecimiento y cargos en cuenta, usando para ello la tarjeta de la habitación, pulseras de identificación sin contacto (tecnología NFC), etc.
• Opción para gestión de TPV en minimarket/tiendas de souvenir o también usado para el control de ventas de servicios en SPA.
• Gestión de reservas de mesas de restaurante.
• Disponible en equipos con sistema operativo Windows y también dispositivos móviles para la gestión de comandas en mesas.

Con la gestión de puntos de ventas coordinarás el servicio del personal de bares y restauración, asegurando la facturación y su cobro, repercutiendo en mejor servicio y rentabilidad, y todo conectado con tu PMS hotelero.

Para que puedas ver cómo funciona y aprender a usarlo, te proponemos que consultes el siguiente video donde te explicamos cómo usar esta funcionalidad.

Relevés para gestionar los consumos de cocina y la solicitud de pedidos: se trata de una transformación digital y una mejora en la gestión optimizada de pedidos

Otra funcionalidad que te recomendamos en los departamentos de cocina, para gestionar tanto el consumo como la optimización de pedidos, es el uso del Relevés. Tu PMS debe también dar respuesta a las particularidades de la cocina de tu establecimiento.

Esta es una funcionalidad que gusta mucho en las presentaciones, porque supone una transformación digital del registro de consumo en cocina mientras elabora desayunos, almuerzos y cenas. Se soluciona así de forma fácil la gestión y el control en la medición del consumo de cocina, se consigue obtener una rentabilidad esperada.

Con el uso del relevés podrás gestionar el consumo y los pedidos de materias primas de cocina: Algunos ejemplos de su uso pueden ser:

• Relevés de cocina para consumos.
• Relevés de cocina para inventario.
• Relevés de cocina para pedido de materias primas.
• Vinculación de relevés a personal.

Puedes conocer más, a modo de ejemplo, de cómo funciona todo en el nuevo PMS hotelero consultando el siguiente vídeo que hemos preparado para ti.

Reservas de cenas frías y picnics desde recepción: transforma digitalmente el servicio y brinda una mejor experiencia a tus huéspedes

Hay también funcionalidades que transforman servicios habituales coordinados con otros departamentos. Por ejemplo, las reservas de cenas frías y picnic del departamento de recepción con el departamento de cocina.

Recomendamos también en tu PMS funciones como esta, dando respuesta a una necesidad habitual, transversal entre dos departamentos. Usando la tecnología, gestionas y coordinas, mejorando así el servicio al cliente.

Esta funcionalidad te aporta un valor diferencial, usando la tecnología, haciendo que dos departamentos trabajen coordinados y controlando tareas de forma eficiente

Puedes ver un ejemplo de esta funcionalidad en el nuevo PMS consultando el siguiente vídeo que hemos preparado para ti.

Otras funciones generales del nuevo PMS hotelero para Alimentación y Bebidas

En el nuevo PMS hay mucho más para el departamento de Alimentación y Bebidas. A continuación, Damián, te comentamos algunas de ellas que tienes disponibles dentro de tu rol de trabajo.

Rol Alimentación y Bebidas: tu nuevo PMS incluye un rol de trabajo para el departamento de Alimentación y Bebidas, con todas las funcionalidades que se necesitan en el día a día. Este rol que tú podrás personalizar añadiendo otras funciones que uses habitualmente y desees tener disponible.

Transferencias de productos: esta funcionalidad te permite gestionar traspasos de productos a bares y restaurante, en función de la solicitud de productos que han realizado.

Diario de productos: esta funcionalidad te permite realizar modificaciones sobre precios y cantidades en productos.

Diarios de reclasificación de productos: esta funcionalidad te permite cambiar la ubicación de tus productos en las distintas ubicaciones disponibles.

Diario de inventarios: esta funcionalidad te permite realizar un inventario físico de todos tus productos o una parte de ellos y realizar las modificaciones de existencias.

Gestión del todo incluido (TI): tu nuevo PMS incluye controles para gestionar los límites en la pensión de TI tales como control de productos en TI, productos con coste adicional o consumición máxima diaria de productos en todo incluido TI.

Mi consejo final para Alimentación y Bebidas

Como has podido ver Damián, el nuevo PMS hotelero en tu establecimiento ya te está ayudando en la mayor parte de tus funciones, te he explicado y has podido ver su funcionamiento en vídeos. A través de una transformación digital de procesos, aquellas funciones que hacías de forma manual, usando hojas de cálculo (Microsoft Excel) y diversas herramientas, ahora puedes gestionarlas desde tu propio rol de trabajo.

Es una nueva forma de trabajar y de apostar por un trabajo más eficiente, donde todo queda registrado y luego podrás analizarlo y medir las interacciones de tu departamento.

Te recomendamos usar tu tablet para acceder a tu rol de trabajo, en aquellas funciones que necesites moverte dentro de tu establecimiento, por ejemplo, la realización de inventarios.

Podrás trabajar desde fuera de la oficina, ya que desde un equipo con conexión a internet y desde un navegador, podrás acceder a tu rol de trabajo, consultar o analizar la información. El nuevo PMS hotelero está en constante crecimiento y actualización, te recomendamos que siempre tu sistema disponga de la última versión disponible.

Usamos la tecnología de Microsoft Business Central y como partners de Microsoft tendrás disponible todos los avances tecnológicos al alcance de tu mano.

Para terminar, si has llegado hasta este punto de esta publicación, de este storytelling en la que te hablo de transformación, del uso de la tecnología como aliada para hacer más fácil, productivo y simple el trabajo en el departamento de Alimentación y bebidas, me gustaría conocer tu opinión:

¿Te ha servido de ayuda?

¿Tienes ya algunas de estas propuestas en tu establecimiento?

¿Deseas ponerlas en marcha?

Puedes dejarme tus comentarios al pie de esta publicación. Estaré encantado de responder a tus preguntas y conocer qué nivel de transformación has alcanzado en tu establecimiento.

En este año 2021, tal y como estamos viendo ya, se está produciendo un reinicio de la actividad hotelera, y en línea con nuestra misión empresarial, con la que ayudamos a los establecimientos hoteleros a tomar el control de su negocio y a mejorar resultados con ayuda de la última tecnología, te propongo dedicar unos minutos a conocer más detalles o a preguntarme lo que necesites, te dejo este enlace donde podrás consultar mi disponibilidad y reservar tú mismo una reunión personalizada y sin compromiso conmigo: Quiero saber más