05 May Activando un nuevo PMS hotelero: Spa

 

Quiero presentarte a Jésica, ella ha trabajado en distintos centros de belleza y cuidado del cuerpo y bienestar (Wellness). Tiene muy claro cómo gestionar personas y la planificación necesaria para dirigir a su equipo dentro del establecimiento. Es responsable del departamento de Spa & Wellness del hotel en el que trabaja desde hace varios meses.

Su forma de trabajar ha sido tradicional, tanto para la gestión de reservas como para organizar su trabajo y el de todo el equipo de SPA.

La primera vez que me reuní con Jésica me preguntó directamente sobre la gestión de SPA en el nuevo PMS. Sabía que el nuevo sistema de gestión para su hotel trabajaba por departamentos y que había funciones específicas para gestionar su SPA y me preguntó: “¿Qué hay en el nuevo PMS para mí?”.

Como estábamos poniendo en marcha el nuevo PMS en su establecimiento, nos reunimos con los responsables de cada departamento para conocer sus necesidades y poder asesorarles en la mejor forma de usar el PMS en su departamento de SPA & Wellness.

Jésica quería saber inicialmente si podía beneficiarse de los nuevos cambios dentro de su departamento y en qué consistían.

Sus necesidades habituales

Siempre comienzo preguntando por la forma actual de trabajar y conociendo todo aquello que necesita para su día a día, de esta forma puedo luego ayudarle y asesorarle mejor.

Hay establecimientos hoteleros que no necesitan gestionar agendas de terapeutas, tratamientos, reservas de cabinas; ya que todas sus necesidades giran en torno al control de facturación. En esos casos, con el uso de un terminal de TPV adaptado al catálogo de productos del SPA suele ser suficiente.

Pero en este caso me temo que el departamento que gestiona Jésica es mucho más ambicioso y necesita control y planificación, sin dejar a un lado la necesaria facturación.

Jésica, ¿cómo organizas el trabajo de tu equipo? ¿Y qué necesitas para poder trabajar de forma eficaz?

Esta fue su respuesta:

“Como requisitos mínimos me gustaría obtener una solución para gestionar las siguientes necesidades en la gestión de los servicios de SPA & Wellness:

• Gestión de reservas de SPA y su agendado.
• Planificación de los recursos necesarios, tanto personales como de los distintos terapeutas, o recursos del tipo máquinas o cabinas. Es necesaria su planificación para garantizar un servicio excelente para nuestros huéspedes o usuarios de SPA sin retrasos o demoras.
• Gestionar el servicio: en este caso el servicio consistirá en tratamientos o programas de tratamientos, teniendo en cuenta todo lo necesario, lugar, recursos, productos, etc.”

Jésica, y ¿cómo comunicas a cada terapeuta los servicios que debe prestar cada día?

Su respuesta comenzó con una sonrisa, y luego responde: “Al no tener todo integrado, las tareas diarias de cada terapeuta las tengo que confeccionar manualmente, no se generan de forma automática”.

Sin duda esta funcionalidad, integrada dentro de las otras funciones del departamento en el nuevo PMS, le ayudaría en su gestión diaria.

¿Cómo podemos ayudarte a tomar el control de tu departamento y a mejorar tus resultados?

Una vez que ya conocemos con más detalles las funciones y necesidades que gestiona Jésica, podemos realizar nuestras recomendaciones y sugerencias y mostrarle, cómo usando la última tecnología, puede mejorar el desempeño de sus funciones y coordinar de forma eficaz el reparto de tareas de su equipo.

Jésica, nuestra propuesta es la siguiente: con la activación del nuevo PMS en tu establecimiento, dispones de una solución todo en uno. Toda la información es compartida y está disponible para trabajar en equipo sobre una misma base de datos. Usaremos por tanto la información de otros departamentos importantes para Spa & Wellness y vamos a mostrarte cómo hacer que el nuevo PMS te ayude a mejorar tu trabajo. Estas son las funciones que destacamos para ti:

Funciones destacadas para Spa & Wellness

A continuación, Jésica, vamos a explicarte las funciones que te recomendamos usar en tu departamento. Quédate con el concepto general de cada una de ellas, porque luego vas a poder aprender más con un vídeo que hemos preparado para ti sobre cada una de las funciones.

Gestión de reservas de SPA: se trata de una transformación digital en la gestión de reservas de SPA usando la tecnología y planificando todo el servicio.

Esta funcionalidad, Jésica, te permite gestionar la demanda de servicios y recursos necesarios a través de las reservas de SPA.

Además puedes gestionar las reservas de tu SPA y conocer así la demanda de servicios diaria, semanal, etc. Alguna de las funciones que incluye el proceso son:

• Distinguir entre reservas de huéspedes o de clientes externos.
• Agendado de reservas en planning.
• Enlace de reservas SPA con reservas en el hotel, para los clientes de SPA que están alojados.

Consulta el siguiente vídeo, en el que te damos la oportunidad de conocer las principales características de la gestión de reservas en tu PMS.

Gestionar depósitos de SPA: con esta funcionalidad el nuevo PMS te permite controlar el cobro anticipado total o parcial de los servicios que ofertas y asegurar así la rentabilidad de tu departamento.

Tu PMS debe ayudarte también a asegurar reservas de SPA. Una forma de hacerlo es mediante la aplicación de depósitos en tratamientos y programas. Las reservas serán más seguras y firmes a través del cobro anticipado, además debe cumplirse con su gestión y con la normativa de facturación vigente de cobros anticipados.

Una vez que gestiones en tu PMS un depósito de reserva de SPA, deberás facturarlo y registrarlo. Esto generará comunicación con el departamento de Administración generando los apuntes contables correspondientes.

Conoce en el siguiente vídeo cómo gestionar esta funcionalidad dentro de tu rol de trabajo para el departamento de SPA & Wellness.

Agendado de reservas de SPA en calendario gráfico: esta propuesta para tu departamento es una transformación digital del agendado de reservas y permite la planificación y coordinación del personal a tu cargo.

Con esta funcionalidad, Jésica, tu PMS te permitirá el agendado de reservas. Normalmente en nuestra propuesta a establecimientos hoteleros recomendamos usar el agendado gráfico, por su flexibilidad y coordinación entre diversos departamentos como Recepción con Spa.

Una buena gestión de reservas debe incluir la gestión de recursos disponibles y ocupados. Además, debe permitir la gestión de reservas directamente desde el planning. Permitiendo incluso la modificación de reservas o cambio de fechas gráficamente.

Es una forma más de simplificar el registro y agendado de reservas, controlando la disponibilidad y la carga de trabajo del personal necesario para cada uno de los tratamientos agendados.

Te proponemos que consultes el siguiente vídeo que hemos preparado para ti, para aprender a gestionar el planning gráfico o agenda para tu departamento de SPA & Wellness.

Gestión de servicios de SPA en tratamientos y programas: esta gestión te permite digitalmente transformar tus servicios, de modo individual o agrupados en tratamientos y obtener la productividad necesaria en su gestión y la rentabilidad prevista.

Con esta funcionalidad, Jésica, queremos que gestiones los servicios que se prestan en tu SPA y que puedas organizarlos en tratamientos individuales o programas (en el caso de programas, supondrá la realización de varios tratamiento siguiendo una planificación tipo).

Es necesario, por tanto, un sistema de creación de tratamientos con todos los recursos necesarios, precios, duración, etc.

Esta propuesta para tu nuevo PMS te servirá tanto para presupuestar servicios (su facturación) como también para conocer la demanda de recursos necesarios en formato de tratamiento o en programas de SPA.

Esta propuesta de definición te permitirá crear los recursos en tratamientos y programas y con ellos serás capaz de planificar servicios y los recursos necesarios en la prestación de estos.

En el siguiente vídeo que te invitamos a consultar, aprenderás cómo gestionar tratamientos y programas y recoger así en formato digital todo tus servicios para luego poder gestionarlos.

Planificación de recursos de SPA: planificación y control.

Por último, Jésica, gracias a que en la definición de tratamientos y programas se incluyen los recursos de tipo persona o tipo máquina necesarios, será necesario gestionar también estos recursos limitados para optimizar el servicio y conseguir la máxima rentabilidad.

Por ello, tu nuevo PMS te permitirá planificar en función de las reservas de Spa y los tratamientos y programas reservados, todos los recursos necesarios para su desempeño.

Será necesario parametrizar para ello los recursos con sus características (atributos de capacidad y las cualificaciones) que cada recurso (tipo persona) debe tener para poder desempeñar el servicio reservado.

Necesitaremos por tanto para cada recurso:

• Cualificaciones necesarias de recursos y su coste.
• Tipos de recursos: terapeutas, máquinas y cabinas.

En este último vídeo puedes conocer cómo realizar en el nuevo PMS la creación de recursos y su planificación.

Otras funciones generales para Spa & Wellness

En el nuevo PMS hay mucho más para el departamento de Spa & Wellness. A continuación, Jésica, te comentamos algunas de estas funciones que tienes disponible dentro de tu rol de trabajo.

Gestión de socios de SPA: esta funcionalidad te aporta control para tu negocio sobre los socios del SPA y rentabilidad en su gestión.

No sé, Jésica, si actualmente estás usando el concepto de socios o clientes habituales del SPA, pero para muchos establecimientos con los que estamos trabajando, la gestión de socios o clientes habituales supone un aumento de la rentabilidad del departamento y una forma más de optimizar el espacio y los recursos.

Con tu nuevo PMS podrás gestionar el concepto de socios de tu SPA y para usuarios no alojados en el establecimiento.

Jésica, tu nuevo PMS te ayudará a gestionar los socios del SPA, gestionando la facturación, el cobro y aumentando con ello la facturación del establecimiento.

Ponemos a tu disposición un sistema de facturación periódica de cuotas de socios.

Bonos de tratamientos: podrás gestionar bonos de tratamientos. Estos bonos pueden ser adquiridos mucho tiempo antes de los servicios y permiten aumentar las ventas.

Diario de caja: se trata de una funcionalidad donde quedarán registrados todos los cobros y pagos que se realicen en tu departamento. Estos movimientos, además, generarán los movimientos contables correspondientes para el departamento de administración.

Agenda de huéspedes: dispone de una agenda que puedes emitir para tus huéspedes, con la programación de todos los tratamientos que tienen contratados.

Agenda de terapeutas: dispones de una agenda para cada uno de los terapeutas, así también tendrán controlados todos los servicios que deben gestionar cada día.

Quejas de huéspedes: un sistema de quejas y reclamaciones de tus huéspedes. Es otra función transversal dentro de tu establecimiento en el que podrás gestionar este tipo incidencia en tu SPA, así como gestionarlas, dar respuesta, establecer medidas para que no vuelvan a ocurrir y sobre todo determinar el coste de la queja.

Objetos perdidos y objetos encontrados: otra de las funciones disponibles en tu departamento es esta función transversal dentro de tu establecimiento. Un lugar común donde registrar los objetos perdidos o encontrados en las instalaciones y facilitar así un mejor servicio para tus huéspedes y clientes de SPA.

Mi consejo final para Spa & Wellness

Como has podido ver, Jésica, con todo lo mencionado, el nuevo PMS para tu establecimiento ya te está ayudando en la mayor parte de tus funciones. A través de una transformación digital de procesos, de aquellas funciones que tú hacías de forma manual, usando hojas de cálculo (Microsoft Excel) y diversas herramientas externas, ahora puedes gestionarlas desde tu propio rol de trabajo.

Es una nueva forma de trabajar y de apostar por un trabajo más eficiente, donde todo queda registrado y luego podrás analizarlo y medir las interacciones de tu departamento.

Podrás usar si lo necesitas una tablet para acceder a tu rol de trabajo, gestionar las principales funciones, permitiéndote mover dentro de tu establecimiento.

El nuevo PMS está en constante crecimiento y actualización. Te recomendamos que siempre tu sistema disponga de la última versión disponible.

Para terminar, si has llegado hasta este punto de esta publicación en la que te hablo de transformación, del uso de la tecnología como aliada para hacer más fácil, productivo y simple el trabajo en el departamento de gestión de SPA, me gustaría conocer tu opinión:

¿Te ha servido de ayuda?

¿Tienes ya algunas de estas propuestas en tu establecimiento?

¿Deseas ponerlas en marcha?

Puedes dejarme tus comentarios al pie de esta publicación. Estaré encantado de responder a tus preguntas y conocer qué nivel de transformación has alcanzado en tu establecimiento.

Durante el 2021 y ya en 2022, tal y como estamos viendo, se está produciendo un reinicio de la actividad hotelera, y en línea con nuestra misión empresarial, con la que ayudamos a los establecimientos hoteleros a tomar el control de su negocio y a mejorar resultados con ayuda de la última tecnología, te propongo dedicar unos minutos a conocer más detalles o a preguntarme lo que necesites.

Aquí tienes un enlace donde podrás contactar conmigo, dedica unos minutos… ¿hablamos? Quiero saber más