25 Feb Aplicación práctica de la Inteligencia de Negocio o “Business Intelligence” en la pyme
Desde que se acuñara el término ‘Inteligencia de negocio’ o Business Intelligence (BI) allá por la década de los sesenta del siglo XX, son muchísimas las aportaciones empresariales que se han hecho a partir de este concepto y muy pocas las pequeñas y medianas empresas (pymes) que han sabido introducirlas en su filosofía empresarial.
Cierto es que la expresión puede parecer grandilocuente, lo que nos llevaría a asociarla espontáneamente a grandes empresas con sólidas estructuras de negocio. Pero nada más lejos de la realidad. Como ocurre con tantos otros conceptos empresariales, la pyme debería ser capaz de adaptar la esencia de la inteligencia de negocio a su pequeña realidad corporativa si quiere ser competitiva en el mercado en el que opera.
La esencia de la inteligencia de negocio reside en el conocimiento, en el manejo de datos que nos permitan tomar decisiones cualificadas. No parece tan complicado. Todas las empresas, grandes y pequeñas, manejan información: sobre su producción, sus ventas, sus clientes, sus competidores, en mayor o menor medida. Las herramientas de inteligencia de negocio nos ayudarán a ordenar, procesar y analizar esa información con el fin de que genere valor para la empresa. Con ella seremos capaces de respaldar una parte importante de nuestras decisiones empresariales.
La primera recomendación para una pyme que quiera lanzarse al mundo de la BI o inteligencia de negocio es que le pierda el miedo a la información. Puede parecer evidente, pero no lo es. En demasiadas ocasiones enfrentarse a los datos supone darnos de bruces con una realidad que no siempre queremos ver o escuchar. Pero ¿de qué otra forma podemos avanzar?
Cuando hayamos asumido que la información es nuestra aliada todo son ventajas:
1) Los datos nos ayudan a basarnos en la experiencia: el ensayo-error ha sido una técnica tradicional en la pyme. Pero nos habríamos ahorrado muchos errores si en lugar de ‘probar’ nos hubiéramos basado en experiencias anteriores para prever consecuencias y adelantarnos a posibles resultados.
2) Se reduce el tiempo de respuesta: la inteligencia de negocio nos permite tomar decisiones rápidas ante asuntos trascendentales en cuestión de minutos. Es una de las grandes ventajas de los cuadros de mandos.
3) Se incrementa la eficiencia: como resultado del punto anterior, las personas no pierden tiempo en ‘buscar’. La información está organizada y analizada, facilitando una toma de decisiones altamente eficiente.
4) Se puede predecir el comportamiento del mercado: la inteligencia de negocio permite analizar la demanda, los hábitos de compra, las tendencias y cruzar esa información con los datos con los que cuenta la empresa a nivel interno para elaborar sus estrategias.
5) Facilita una visión global de la empresa: las soluciones de BI pueden incorporar información sobre todas las áreas funcionales y operativas de la organización, sea cual sea su tamaño.
6) Con información de calidad se toman decisiones certeras: esta obviedad constituye la base de la inteligencia de negocio, al tiempo que uno de sus principales beneficios. Con información estructurada se minimizan considerablemente los errores en la toma de decisiones.
7) Se pueden detectar oportunidades de negocio: la información calificada permite tener una amplia perspectiva del nicho de mercado y la BI permite visualizar el potencial de la empresa para acceder a nuevas oportunidades de negocio.
Aplicaciones del Business Intelligence
El almacén de datos (también llamado data warehouse) como su propio nombre indica conforma una gran base de datos estructurada e integrada en la organización, como si se tratara de un gran archivo repleto de expedientes (que son los datos). Su principal funcionalidad es la subdivisión en secciones o unidades que les permita estar organizadas, de tal manera que facilite su acceso, permita un análisis preciso y favorezca la divulgación eficiente de los datos que resulten de aquel análisis.
Un buen almacén de datos debe proporcionar la información correcta al usuario indicado en el momento óptimo y en el formato adecuado.
¿Cómo escoger la herramienta de Business Intelligence más adecuada para nuestra pyme?
1) La entidad de explotación de datos que necesitamos: una decisión fundamental afecta al tamaño de las bases de datos, el volumen y el nivel de información que contienen y el perfil de usuarios que accederán a ella para solicitar sus análisis respectivos.
2) La facilidad y operatividad de las consultas: la herramienta debe garantizar tanto la velocidad de acceso a los datos y las consultas, como la usabilidad y la facilidad en las operaciones. Tiempo y forma son elementos determinantes para cualquier usuario.
3) Su nivel de integración con otras aplicaciones: una herramienta óptima de inteligencia de negocio no debería requerir cambios en el software de gestión con el que opere actualmente la pyme. Antes al contrario, en caso de requerir algún ajuste, debe ser el Business Intelligence la que se adapte para garantizar su integración. Además sería recomendable que permitiera la integración con otras aplicaciones que maneje la pyme y con las que pudiera interactuar en caso necesario para el intercambio de información.
4) El proceso de implantación: la curva de aprendizaje debe ser lo más corta posible y los periodos de implantación y adaptación de los usuarios deberían garantizar que no habrá ‘descalabros’ que pudieran afectar al normal funcionamiento de la organización durante la fase de puesta en marcha.
Imagen: Fotolia
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