19 Nov ¿Cómo elegir el software adecuado para nuestra empresa?

La elección de una aplicación de software y en particular de un sistema de gestión del negocio no es una tarea sencilla. Un adecuado sistema de información brinda a las empresas, con independencia de su tamaño, una herramienta poderosa para alcanzar los resultados empresariales pretendidos. Por lo tanto, el tiempo y el dinero dedicado a esto no debe ser visto como un gasto sino como una inversión, debido a las ventajas competitivas que la correcta elección de nuestra herramienta de gestión nos puede aportar.

No debe perder de vista que el objetivo final de nuestra herramienta no es emitir las facturas o generar los asientos contables y las liquidaciones de nuestras obligaciones con la administración pública. El software adecuado para nuestra empresa nos debe facilitar la información necesaria para la toma de decisiones inteligentes y el aprovechamiento de oportunidades, aumentando la productividad de nuestra entidad y evitando los malos resultados por haber tomado decisiones incorrectas.

Existen múltiples factores a considerar y no hay una receta, ya que cada negocio tiene sus particularidades. Así, para aquellos que no poseen un amplio conocimiento acerca de la informática aplicada a la productividad o simplemente no conocen cuales son las tecnologías disponibles en el mercado, será necesario solicitar el asesoramiento a consultores expertos en el tema.

La finalidad de este artículo aportar algunas claves a tener en cuenta a la hora de tomar la decisión.

¿Conocemos nuestros requerimientos?

A menudo, a la hora de adquirir un software para nuestro negocio, nos lanzamos directamente a la búsqueda de un producto y un proveedor que nos solucione la gestión de nuestra empresa sin tener en cuenta cuales son realmente nuestras necesidades. Como en todos los sectores, las grandes marcas, y cada vez más las no tan grandes, a través del marketing que éstas despliegan, inundan el espacio de mensajes que nos pueden confundir o llevarnos a la selección de un software que, cuando se comienza la implantación, se revela como poco adecuado para nuestras necesidades concretas.

Es por esto que el primer paso a realizar es determinar cuáles son nuestros requerimientos o las necesidades que deseamos cubrir mediante la implantación del software. Algunas de las preguntas que nos podemos realizar son las siguientes:

¿Son correctos nuestros procedimientos? En ocasiones nuestros procedimientos, con el paso del tiempo, han ido adquiriendo una inercia de proceso que, por la urgencia del día a día, nadie se plantea si realmente es la mejor manera de hacer el proceso en cuestión. Es muy común que cuando se contrata a alguien que se incorpora como nuevo a nuestro equipo de trabajo, éste pregunte ¿Por qué hacéis esto de esta manera? Y más veces de lo deseable la respuesta es, tras un significativo silencio, “pues porque siempre lo hemos hecho así…”.

Debemos plantearnos, antes que nada, si nuestros procedimientos son los más correctos; intentar buscar cuellos de botellas, duplicidades de procesos, generación de documentación inútil, establecer donde empieza y dónde termina un proceso y quiénes son los responsables de cada parte, etc. Sin premisas.

Todo es mejorable y esto debería ser un ejercicio a realizar periódicamente. Si lo hacemos correctamente es posible que ya mejoremos algunos de nuestros procedimientos sin realizar gasto alguno y en el peor de los casos nos servirá para poder determinar cuáles son los procedimientos en los que debemos hacer más hincapié a la hora de implementar un software de gestión.

¿Cuáles son nuestras áreas de negocio críticas? De igual manera, debemos determinar cuáles son las áreas de nuestro negocio y cuáles tienen mayor peso en nuestra cifra de beneficios. A menudo esto parece una obviedad y se tiende a invertir todos los esfuerzos en la fuerza de venta por ser la que genera de manera directa los ingresos en detrimento de otras áreas de nuestro negocio que pueden ser igualmente importantes. Una gestión adecuada de las compras conjuntamente con el aprovechamiento de los espacios en nuestro almacén, el estudio de los periodos de fabricación de nuestros productos, la gestión de los tiempos de reaprovisionamiento de las materias primas o los costes y tiempos de respuestas de las empresas de transportes, también pueden modificar igualmente nuestra cifra de negocio.

¿Qué queremos obtener? Así, después de haber hecho un análisis real de nuestro negocio, ya podemos realizar una lista por áreas de cuáles son los requerimientos que nuestro sistema debe cubrir. En esta lista, además de los procesos a implementar, no debe faltar:

• El punto de vista de aquellas personas de nuestro equipo que, por estar inmersos en los procesos diarios, nos pueden aportar opiniones relevantes.
• Los indicadores importantes que el sistema nos debe aportar para nuestra toma de decisiones. Estos datos no deben ser demasiados y en la mayoría de las ocasiones basta con evaluar apenas tres o cuatro indicadores en cada área de nuestro negocio para evaluar su marcha.

En siguientes artículos veremos si debemos optar por un software estándar o a medida, requerimientos generales que debería cumplir tanto el producto como el proveedor, si debemos adquirir o alquilar…

Imagen: Fotolia

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