25 Mar Cómo incrementar la productividad en una pyme

Empezaremos suponiendo que uno de los objetivos prioritarios de una empresa es el incremento de su productividad. Suponiendo, digo, porque la realidad y los datos nos confirman que la mayoría de las pymes están obsesionadas con incrementar sus cifras de facturación y no siempre tienen presente cuánto les cuesta sobrevivir en el mercado.

Incrementar la productividad en una pyme no es una misión sencilla, pero si lo entendemos como un indicador de eficiencia podemos llegar a ganar más gestionando los mismos recursos.

La productividad debe ser entendida como la relación entre el resultado de un proceso y los recursos utilizados para obtener ese resultado. Podemos hablar de productividad laboral (en términos de tiempo requerido para realizar una tarea) o más ampliamente de productividad total de la organización (número total de personas, materiales, maquinaria y tiempo necesarios para alcanzar un nivel determinado de producción) pero en cualquier caso estamos hablando siempre de optimización de los recursos: cuanto menor sea el tiempo que necesitemos para obtener el resultado deseado, más productivo será nuestro sistema. Por eso debemos tener muy presente el concepto de eficiencia. No se trata de producir más, sino mejor.

Uno de los problemas más habituales entre las pymes es que no encuentran el momento de enfrentarse a este indicador y, en nuestra opinión, la productividad es un indicador prioritario si queremos saber dónde estamos para empezar a mejorar. Sí, mejorar, porque debemos dar por sentado que nuestra pyme lo necesita. El 90% de las pymes necesita mejorar su productividad y ese diagnóstico de partida debemos asumirlo antes de tomar decisiones sobre nuestro modelo productivo.

Factores a tener en cuenta

En nuestra opinión sería muy simplista evaluar la productividad únicamente valorando los factores personal y tiempo e ignorando el resto. Si queremos hacer un análisis acertado de la situación de nuestra pyme en términos de productividad debemos atender a todos los elementos que intervienen en nuestro proceso productivo:

• Factores humanos: como mano de obra, cualificación y capacidades profesionales, o tiempos de trabajo.
• Factores materiales: como materias primas, maquinaria o energía y recursos empleados.
• Calidad: un elemento absolutamente subjetivo que para poder ser evaluado debe estar referido a unos estándares establecidos, que nos permita medir los niveles de calidad en productos y procesos.
• Resultados: en términos de producto o servicios generados.

Una vez obtenidos los datos de todos estos factores y estimada la valoración de cuántos recursos nos cuesta la producción, habrá que considerar también el dato cualitativo. Pues la productividad en el siglo XXI se incrementa esencialmente apostando por aspectos más cualitativos que cuantitativos, como puedan ser:

• Invirtiendo en tecnología;
• Reorganizando el modelo de trabajo y redistribuyendo las tareas;
• Motivando a los recursos humanos;
• Mejorando las condiciones laborales y propiciando la conciliación;
• Implantando sistemas de calidad;
• Entre otros.

Técnicas de Productividad

En el proceso de análisis podemos utilizar diferentes metodologías: el principio de Pareto, por su sencillez, es uno de los más habituales y aunque es relativamente simplista nos permite reconocer los grandes problemas de nuestro modelo organizativo frente a aquellos que son triviales. Para el que no conozca el sistema, recordaremos que Pareto sostiene que el 80% de los defectos radica en el 20% de los procesos. Por tanto al analizar nuestros procedimientos afloran de forma sencilla los distintos elementos que intervienen en un posible fallo del proceso y así identificamos los problemas relevantes que están generando el mayor porcentaje de errores.

Una vez detectados estos grandes errores podremos tomar decisiones vitales que nos permitirán minimizarlos o en la medida de lo posible eliminarlos de nuestro proceso productivo. Ahora bien, ¿cómo intervenimos sobre ellos?

Existen diferentes técnicas para intervenir en el proceso productivo y con ello incrementar previsiblemente la productividad. Veamos dos de las más utilizadas:

Técnica Pomodoro:

Es una técnica muy conocida orientada a administrar los tiempos de trabajo y basada en la idea de que las pausas frecuentes pueden mejorar la agilidad mental del trabajador. Es muy sencilla de aplicar y divide los tiempos de trabajo en intervalos de 25 minutos (llamados pomodoros) separados por pausas. Un pomodoro, un descanso de 5 minutos. Y cada cuatro pomodoros, un descanso adicional de 15 a 20 minutos. Esta técnica es muy útil para departamentos que desempeñan tareas mecánicas o muy repetitivas dentro del proceso de producción.

Técnica GTD (del inglés Getting Things Done):

A diferencia de la anterior, esta se basa en el principio de que el sujeto debe liberar su mente de tareas pendientes y centrarse únicamente en la realización de la tarea que tiene delante. Propone por tanto que se recopile y se procese adecuadamente todas las tareas y se organicen por prioridades: si se pueden hacer en los próximos 2 minutos, adelante. Si no, se decidirá si se delegan, se posponen o se archivan. Semanalmente se hará una revisión de las “carpetas” de tareas para valorar lo finalizado, lo pospuesto o lo que puede cambiar en el orden de prioridades para ser ejecutado. Esta técnica tiene un gran número de adeptos y la clave de su éxito reside en que no gastemos más tiempo en “organizar” las tareas que en hacerlas.

Finalmente, más allá de las técnicas de productividad empresarial no podemos acabar este post sin recordar el papel esencial que juega en las pymes la propia productividad personal, que a su vez guarda una estrecha relación con las herramientas de motivación que utilicemos con nuestros trabajadores (desde el salario hasta la formación pasando por el reconocimiento del trabajo bien hecho).