26 Nov El ERP como sistema de gestión

Un ERP es a grandes rasgos un sistema integrado de gestión de la información en la empresa, basado en la planificación de recursos empresariales (responde literalmente a las siglas en inglés Enterprise Resource Planning).

Los ERP están formados por módulos independientes e interconectados, diseñados para dar respuesta a las distintas áreas que requiere la organización: producción, distribución, logística, contabilidad, compras, ventas, almacén, recursos humanos, etc. en función de las necesidades de operativa de la empresa.

Ventajas de los ERP

Los principales beneficios que una herramienta ERP puede aportar a la empresa se resumen en tres: gestión, planificación e información.

Con independencia de los módulos que la Dirección decida implantar, el propósito fundamental del ERP como sistema integrado es facilitar a los usuarios el acceso a la información y optimizar los procesos empresariales. Todo ello basado en un procedimiento de planificación y coordinación que consigue reducir duplicidades, eliminar operaciones innecesarias y reducir en definitiva los costes totales de gestión (en tiempo y en recursos).

La estructura modular del ERP también es una ventaja en sí misma, por varias razones:

• económicas: la empresa puede elegir únicamente los módulos que le interesan, por lo que su inversión queda rentabilizada desde el primer minuto.
• operativas: la visión fragmentada de todas las áreas permite conocer y afrontar con detalle la información que afecta a cada una de ellas.
• integradoras: la interrelación entre módulos y por tanto entre la información que se genera desde cada área es vital para coordinar la gestión de los diferentes procesos.

Por otra parte estos módulos deben ser absolutamente configurables, ya que no todas las organizaciones requieren, por ejemplo, de las mismas bases de datos, ni presentan las mismas necesidades de desarrollos en determinadas áreas.

Un buen ERP debe permitir una configuración ad hoc y un desarrollo personalizado a la medida del cliente. Esto en algunos casos puede suponer un proceso de implantación realmente complejo.

Implantación

Salvo que estemos ante una empresa de nueva creación (en cuyo caso la implantación resulta más sencilla porque se parte de cero) la mayoría de los negocios realizan la transición a un ERP nuevo en plena actividad productiva, donde los errores durante el proceso de implantación podrían llegar a trastocar seriamente los plazos fijados, o lo que es peor, la cuenta de resultados.

Los datos y la propia experiencia confirman que aproximadamente el 50% de las empresas que han apostado por la implantación de un ERP han invertido en ello más de lo que tenían previsto inicialmente – no porque el ERP tuviera un coste superior, sino porque no estaban preparadas para implantarlo y se vieron obligadas a realizar un esfuerzo adicional en adaptación, formación o motivación de sus equipos humanos (en algunos casos en todos a la vez).

¿Por qué ocurre esto? Son varias las razones:

• No se cuenta con las personas adecuadas: la implantación de un ERP requiere un esfuerzo importante en formación, prácticas, pruebas, controles… pero nada de esto llegará a buen puerto si nos falla la pieza clave: las personas responsables de su implantación.
• No se está mentalizado para el cambio: los cambios a veces dan vértigo y es evidente que vamos a pedir a nuestro personal un esfuerzo adicional de adaptación. No podemos implantar un ERP con inmediatez, sin motivar a todas estas personas (no sólo al responsable de su implantación) para que comprendan y asuman como propios los nuevos objetivos y el papel del ERP en el cumplimiento de los mismos.
• No se ha planificado bien: como ya hemos visto, la estructura modular y la flexibilidad de un buen ERP son dos condiciones básicas que definen su eficiencia. El proceso de implantación debe hacerse minuciosamente teniendo en cuenta las necesidades de la empresa para no pecar por exceso, pero tampoco por defecto. Habrá que dar los pasos justos en los plazos adecuados.
• No se ha escogido bien: existen muchos productos ERP en el mercado y debemos analizar cuidadosamente la oferta para valorar con criterio cuál es el que más nos conviene y cuál se adapta mejor a las necesidades de la empresa.

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