12 Nov Particularidades de la factura electrónica en la empresa

Las ventajas de la factura electrónica son indiscutibles: desde los beneficios económicos derivados de la reducción de costes (ahorros en la gestión de envíos, tiempos de cobro, impresión de papel, almacenamiento físico de las facturas, etc) y la optimización de los procesos (eliminación de tareas, minimización de errores humanos, mejor comunicación, etc), hasta los beneficios ambientales (reducción en la impresión de papel, uso de tintas, tóner, etc), entre otros más difíciles de medir, en términos de imagen corporativa o generación de oportunidades de negocio.

Pero más allá de los beneficios que nos aporta, en muchos casos no se trata de una decisión empresarial, sino de una imposición externa, como es el caso de la facturación con la administración pública, que será obligatoria a partir del 15 de enero de 2015.

Esta obligación afectará a los tres niveles de la Administración del Estado:

• Administración General del Estado (Estatal).
• Comunidades Autónomas (Autonómica).
• Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos insulares, etc.).

Además de:

• Organismos autónomos.
• Universidades Públicas.
• Entidades de derecho público.
• Órganos constitucionales.
• Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.

Las únicas excepciones contempladas son:

• Las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales.
• Las sociedades mercantiles en las que más del 50% del capital social pertenezca directa o indirectamente a una administración pública.

¿Cómo se emite una factura electrónica destinada a una administración pública?

Hay dos formas de hacerlo:

• Con el correspondiente programa informático que cree facturas electrónicas.
• Recurriendo a la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica, es decir, las empresas a las que podemos encargar tanto la expedición, como la conservación de facturas electrónicas, y que deben ceñirse a lo estipulado en el Reglamento que regula las obligaciones de facturación.

No olvidemos que las facturas electrónicas destinadas a las administraciones públicas tienen tres requisitos esenciales:

• Estar escritas en un lenguaje informático determinado: Facturae 3.2 ó 3.2.1.
• Estar firmadas electrónicamente: mediante certificado electrónico reconocido.
• Indicar el destinatario de la factura electrónica: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora.

Las facturas electrónicas dirigidas a las administraciones públicas se tramitan a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales. Un punto general de entrada de facturas electrónicas es una especie de Ventanilla Única que sirve como registro de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración.

Evidentemente, el envío se realizará a través de Internet, bien a través del propio portal Web del punto general de entrada de las facturas electrónicas, o mediante una conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.

Pero no sólo tenemos la posibilidad de facturar electrónicamente a la administración, también podemos hacerlo a otras empresas. Hablaremos de ello en un próximo artículo.