28 Ago La protección de datos en los hoteles

Cada vez que un huésped nos deja sus datos para una reserva, realizamos una transacción con los profesionales y empresas externos con los que contratamos servicios de lavandería o transporte, o cedemos los datos de nuestros propios empleados para que nos elaboren las nóminas, estamos manejando datos de carácter personal de terceros. Para el correcto manejo de estos datos es preciso cumplir con la normativa de protección de datos.

Los hoteles, como cualquier otra empresa de nuestro país, en lo que se refiere a sus bases de datos debe regirse por la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal y su normativa de desarrollo. Pero también existen otras normas de obligado cumplimiento en lo que se refiere a la protección de datos en los hoteles.

Existen algunos aspectos comunes a todos los sectores, como pueden ser:

• La inscripción de los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos: de clientes, empleados, proveedores, etc.
• La confección del documento de seguridad: que contiene las medidas concretas de seguridad que habrá de aplicarse respecto a los datos, quién accede a qué recursos, etc. del que habrá que informar al personal que acceda a los datos.
• La elaboración de los contratos de encargo de tratamiento: en caso de que un tercero preste servicios al hotel manejando nuestros datos (por ejemplo, nuestra asesoría laboral que elabora las nóminas de los trabajadores del hotel). En este documento se detallan las medidas de seguridad que aquel tercero está obligado a cumplir respecto al uso de nuestros datos.

Pero también hay otras cuestiones sobre protección de datos que afectan específicamente a los hoteles, como puede ser el registro de viajeros. Los establecimientos hoteleros tienen la obligación de aportar a la policía el Libro-Registro de Viajeros en cumplimiento de la Orden INTT/1922/2003 de 4 de julio. Esto puede hacerse de forma manual o automatizada desde nuestro software de gestión hotelera (PMS) y se trata de una simple medida de control policial que nos obliga a facilitar los datos de los huéspedes que se alojan en nuestro establecimiento.

Un punto esencial en el cumplimiento de la normativa de protección de datos es el que se refiere a la información en la recogida y el consentimiento expreso para el uso de los datos. Así, por ejemplo, al solicitar los datos personales del huésped, en el formulario habrá que informar expresamente de la existencia de un fichero o tratamiento de los datos que se le están solicitando, cuál será la finalidad y el destinatario o destinatarios de aquella información. Además, se le informará de la identidad y dirección del responsable del tratamiento de los datos y de la posibilidad de ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición y por qué vía.

El incumplimiento de estas normas puede suponer sanciones importantes al establecimiento hotelero. Por ejemplo, una simple encuesta de satisfacción entre nuestros huéspedes, sin solicitar su consentimiento expreso para el tratamiento posterior de la información solicitada, puede suponer una sanción de entre 600 y 60.000 euros.

En la relación con nuestros proveedores también debemos ser muy estrictos. El envío de un parte de alta de un trabajador vía fax (la LOPD exige que la información se remita de forma cifrada o encriptada) puede incurrir en sanciones superiores a 60.000 euros.

Y lo mismo ocurre con cualquier otro incumplimiento del correcto tratamiento de los datos personales a los que tenemos acceso en el normal desarrollo de nuestra actividad como establecimiento hotelero: campañas de marketing, externalización de servicios, acciones de fidelización, etc.

Lo más recomendable es contratar los servicios de una empresa o despacho especializado en materia de protección de datos, que sabrá asesorarnos al respecto. La información es poder, sí, pero mucho cuidado con el modo en que se gestiona.

Imagen: Fotolia

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