02 Ene Las mejores aplicaciones para hoteles

Un hotel no deja de ser una empresa que tiene las mismas necesidades generales que cualquier otra empresa. Sin embargo, dentro del conglomerado de departamentos con los que cuenta un establecimiento hotelero hay una serie de necesidades muy específicas que se necesitan cubrir. Para esto, los hoteles cuentan un software de gestión hotelero o PMS (Property Management System) que permite la gestión operativa de todo el hotel pasando por cada uno de sus departamentos.

Es clave que cualquier hotel cuente con un PMS adecuado y adaptado a sus necesidades. Por eso, en este artículo te contaremos cuáles son las mejores aplicaciones para hoteles, las más útiles y necesarias que debe tener tu PMS hotelero para asegurar el control de todo tu negocio.

Funcionalidades indispensables que tienen las mejores aplicaciones para hoteles

Nuestro software o PMS hotelero debe permitirnos obtener la información más adecuada en cada momento para poder tomar las decisiones correctas, mejorando las oportunidades y aumentando la productividad del hotel.

Ahora, vayamos punto por punto desglosando las funcionalidades claves que tienen las mejores aplicaciones para hoteles según la necesidad o departamento.

• CRM: es el centro neurálgico de las principales acciones de marketing de un hotel. En él encontrarás valiosos datos que puedan servir para segmentar el público objetivo al que te quieres dirigir. 
• • Administrar contactos
  • Gestionar segmentos
  • Trabajar con campañas
  • Trabajar con otros departamentos
  • Analizar indicadores

• Integración con channel manager: gestionar los diferentes canales de venta de tu hotel por separado puede convertirse en un dolor de cabeza y en un problema operativo. Por eso, necesitarás contar con un PMS hotelero que tenga la posibilidad de integrar en un solo sitio los múltiples channel managers con los que cuenta tu establecimiento hotelero.

• Reservas: una buena gestión de reservas es básica para mejorar y facilitar el proceso de entrada del huésped al establecimiento hotelero. Detrás de cada recepción, hay una cantidad de tareas claves que se enlazan con el trabajo de otros departamentos
  • Planning gráfico de habitaciones.
  • Conexión con grabador de llaves.
  • Acceso fácil y práctico a la información completa y centralizada del huésped.
  • Preasignación automática e inteligente de habitaciones para aumentar el máximo rendimiento por habitación ocupada.

• Departamento Comercial: en algunos hoteles de mayor tamaño se dispone de departamento comercial que gestiona la contratación con los clientes del hotel (agencias de viajes tradicionales, agencias de viajes online (OTA), Tour Operación (TTOO) y gestión del cliente directo.
  • Acceso a la contratación, tarifas, ofertas.
  • Estadísticas avanzadas por ocupantes, precios medios, etc.
  • Gestión de precios dinámicos en función de la ocupación del hotel.
  • Tarjetas de fidelización, junto con el departamento de marketing.
  • Gestión del desglose de pensiones para una correcta producción.

• Administración y finanzas: toda empresa necesita gestionar y llevar al día su contabilidad y sus finanzas.
  • Gestión contable integrada y sin duplicidades.
  • Gestión de divisas y actualización del cambio.
  • Gestión del presupuesto.
  • Gestión de cobros y pagos.
  • Análisis por cliente, mercados, tarifas, etc.
  • Seguimiento de la contabilidad de costes.
  • Gestión del inmovilizado y modelos de impuestos.

• Dirección: 
  • Acceso rápido y práctico a toda la información sobre las distintas áreas del hotel.
  • Informes diarios actualizados en el momento del cierre.
  • Estadísticas de rendimiento por departamento.
  • Análisis de datos.

• Compras: los hoteles que dan servicio de pensión a los huéspedes (desayunos, almuerzos, cenas) suelen contar con un departamento de compras que gestiona todas las compras, precios, pedidos y pagos.
  • Gestionar proveedores, contratos o acuerdos.
  • Controlar los albaranes diarios de recepción de mercancías y facturas de fin de mes.
  • Gestión de pagos a proveedores (cheques, pagarés, confirming)
  • Acceso a estadísticas avanzadas que permitan la optimización de pedidos.

• F&B: el servicio de alimentación y bebida dentro del hotel es gestionado por este departamento. 
  • TPV (Terminales punto de venta). Pueden ser tanto PC como dispositivos móviles.
  • Confección y supervisión de los escandallos de consumo en la elaboración de productos.
  • Gestión y supervisión del coste de menú. 
  • Gestión del coste de alimentación y bebidas en los distintos departamentos del hotel.
  • Gestión del crédito del cliente.
  • Control de los servicios incluidos y servicios no incluidos en la pensión.

• Housekeeping: este departamento se encarga de la limpieza tanto de habitaciones como de zonas comunes. Las funcionalidades indispensables que necesita housekeeping son:
  • Gestión del personal de limpieza (turnos, vacaciones, etc.)
  • Frecuencia y tiempos de limpieza configurables de una forma flexible.
  • Optimización de los recursos disponibles y de la planificación automática de tareas.
  • Cambio de estado de habitaciones (habitación limpia, habitación bloqueada, etc.).
  • Comunicación al departamento de mantenimiento de tareas de mantenimiento correctivo.

• Mantenimiento: este importante departamento asegura el buen funcionamiento del hotel.
  • Dispositivo móvil para control del trabajo diario de cada técnico de mantenimiento.
  • Gestión de tareas preventivas (periódicas).
  • Lecturas de contadores para la realización de seguimiento de instalaciones.
  • Historial de incidencias y análisis de los datos estadísticos (tipo de avería, habitación, empleado).

• Marketing: este departamento se encarga de planificar y ejecutar acciones para atraer nuevos huéspedes o fidelizar a los que ya han visitado al hotel.
  • CRM hotelero
  • Sistema de email marketing
  • Tarjetas o aplicaciones de fidelización
  • Gestores de reputación online o reseñas

• Salones y eventos: 
  • Planning de salones y recursos necesarios.
  • Gestionar en el sistema la creación de ofertas o presupuestos, reservas y facturación.
  • En el momento de la planificación del evento, poder gestionar de una forma inteligente la puesta en marcha de cada evento, los recursos necesarios, el orden en intervienen, etc.

• Spa & Wellness: 
  • Planning de tratamientos, recursos disponibles y terapeutas.
  • Facturación.
  • Agenda de tratamientos. Agendado automático en función de la disponibilidad, cualificaciones y peticiones del huésped.

Si estás en búsqueda de un nuevo PMS o software hotelero para tu establecimiento hotelero, recuerda hacer una lista de comprobación de estas funcionalidades indispensables, ya que solo las mejores aplicaciones para hoteles las tendrán contempladas dentro de sus productos.