15 Sep Mejores PMS para hoteles. Funcionalidades imprescindibles

Imagina contar con un software neurálgico que te permita organizar, programar y administrar las tareas de todos los departamentos de tu hotel de forma eficiente y sencilla. Un PMS hotelero con una interfaz intuitiva que simplifique el trabajo de tu personal, ahorre tiempo y mejore la calidad del servicio que ofreces a tus huéspedes. Sigue leyendo y te contaremos qué es un PMS, cómo son los mejores PMS para hoteles, sus beneficios y principales funcionalidades.

¿Qué es un PMS?

Un PMS o Property Management System es el nombre que identifica a los programas de gestión. Un PMS hotelero es un software creado específicamente para optimizar la gestión de las tareas administrativas, organizativas y financieras de los hoteles. 

Este software de gestión facilita el manejo de las reservas y las tareas administrativas y operativas, además de controlar muchas otras tareas en función de las necesidades del establecimiento hotelero derivadas de sus servicios y su tamaño.

El PMS es una herramienta muy útil para los hoteles, ya que les permite optimizar el uso de sus recursos y mejorar la calidad de sus servicios. Así mismo, el uso de un PMS también les permite a los hoteles controlar sus costes y reducir el número de errores. Los PMS están diseñados para facilitar la gestión de los hoteles y simplificar las tareas administrativas. La mayoría de los PMS ofrecen una interfaz intuitiva y fácil de usar.

Beneficios de utilizar un PMS

Podemos clasificar los beneficios de un PMS hotelero en dos vertientes: simplificar la interacción entre el huésped-hotel y mejorar la rentabilidad y operatividad del establecimiento hotelero. A continuación te ampliamos los diferentes beneficios que ofrecen los mejores PMS para hoteles del mercado.

• Control eficiente de las reservas: gracias al PMS, con solo un clic, quien se encarga de las reservas puede visualizar el panorama completo de la disponibilidad de habitaciones gracias a sus diferentes plannings. Además, al activar un PMS hotelero, evitarás duplicidades y errores manuales.
• Agilidad en los trámites: el tiempo necesario para completar las formalidades del registro de los huéspedes en recepción debe ser lo más breve posible, lo mismo con el momento de check-out del hotel. La manera de unir rapidez y eficiencia en esos momentos es disponer de un buen programa de gestión hotelera. 
• Mejora de la operatividad del hotel: tener un sistema integrado en el que confluya la información de todos los departamentos es clave para mejorar la comunicación y generar mejoras del establecimiento hotelero como un todo. Esto se traducirá en un ahorro de tiempo importante que se podrá invertir en tareas que harán crecer el negocio, aumentando así la productividad.
• Apuesta por la satisfacción del cliente: la realidad demuestra que un cliente satisfecho vuelve y, además, es un agente de marketing de primer nivel en cuanto a publicidad orgánica. Un PMS mantiene el foco en los clientes en todo momento y permite resolver instantáneamente sus dudas, problemas o consultas. Conserva el registro de sus datos personales y de sus gustos y preferencias, lo cual permite fidelizar a los usuarios en base a una atención personalizada y cercana.
• Facilita las decisiones empresariales: la meta del empresario del sector hotelero es aumentar la rentabilidad de su negocio. Un software de gestión de hoteles de alta calidad le facilita la información indispensable para tomar las mejores decisiones de forma rápida y ágil.
• Informes en la palma de tu mano para la toma de decisiones: con la activación de un PMS hotelero podrás generar en minutos informes detallados y fiables (un dato único en la nube) por cada departamento.
• Tus canales de venta en un solo lugar: al contar con un property management o PMS en tu hotel podrás centralizar todos los channel managers que tienes disponibles y obtener información de ellos en tiempo real.

Funcionalidades indispensables de un PMS

Las funcionalidades de un PMS varían en función del tipo de software y de las necesidades de cada establecimiento hotelero. No obstante, la mayoría de los PMS ofrecen un conjunto de funciones básicas como la gestión de las reservas, la gestión de los huéspedes, la gestión de los pagos, la gestión de los inventarios y la gestión de los empleados.

• Housekeeping – Rutas y plannings eficientes: es clave para este departamento que el PMS pueda realizar una planificación de rutas para las camareras de piso teniendo en cuenta turnos, disponibilidad, eficiencia en los recorridos, etc. Y que, por tanto, se generen plannings automáticos eficientes.
• Financiero – Gestión financiera, no administrativa: la gestión financiera debe ser algo que sí o sí debe tener el sistema de gestión hotelero, pero es uno de los cambios que más cuestan.
• F&B + Compras – Central de compras, inventario/escandallos, consumos: un punto imprescindible va a ser la conexión F&B-Compras para aspectos como, por ejemplo, que si los escandallos están bien hechos, los consumos se descuenten automáticamente del inventario.
• Recepción y Reservas – Agilizar procesos: lo más importante es, en el caso de Recepción, agilizar el check-in, por lo que hay que exigir procesos que lleven a ello, como los plannings gráficos, la firma digital, etc. Mientras que en Reservas, es muy imprescindible contar con funcionalidades clave como plannings de previsiones para el diseño de precios (pickups o ADR).
• Análisis de negocio, Business Intelligence (BI): el dato es la clave, así que una herramienta que nos permita analizarlos es imprescindible exigirla. Es importante que sea una funcionalidad del PMS hotelero, no una herramienta aparte.
• Movilidad: de nada nos sirve tener la información que nos aporta nuestro PMS si no podemos acceder a ella en cualquier momento y lugar. Por eso es indispensable que el PMS que elijas pueda usarse en cualquier dispositivo móvil, como tablets o móviles.
• CRM: si el PMS es el repositorio central de nuestra actividad, el CRM es el repositorio central de toda la actividad alrededor de nuestro cliente.
• Gestión de canales de venta o channel managers: esto permite que la disponibilidad del hotel en estos canales siempre esté actualizada. Con esto se evitan errores como el overbooking o la doble reserva.
• Capacidad de integración con partners del sector hotelero: de nada nos sirve tener un maravilloso software de gestión si no podemos conectarlo con funcionalidades externas, como channel managers. Antes de seleccionar un PMS para tu hotel debes asegurarte de que el proveedor tecnológico trabaja con una amplia selección de partners capaces de ajustarse a tus necesidades específicas.
• Roles, indicadores y perfiles: toda la información debería mostrarse en base a perfiles. Que cada perfil tenga su rol para acceder a la información que de verdad le influye e importa y que pueda tener sus indicadores a mano.

Los PMS hoteleros son herramientas muy potentes con una gama de funcionalidades muy amplia para todo tipo de hoteles, desde los más pequeños hasta las grandes cadenas. Para poder elegir adecuadamente entre los mejores PMS para hoteles, es necesario tomar en cuenta las principales necesidades de cada establecimiento hotelero. Sin embargo, estamos seguros de que la activación de un PMS hotelero como Noray Htl cambiará la forma de gestionar tu establecimiento hotelero de tal manera de que puedas realmente tomar el control.