07 Nov Sistemas de gestión de reservas hoteleras: 5 funcionalidades clave

Existen diferentes sistemas de gestión de reservas hoteleras, con funcionalidades diversas y aspectos diferentes. Pero al final todos sirven para lo mismo: ayudar a la empresa hoteleras a hacer más eficiente su trabajo.

¿Y de qué manera se hace? Un sistema de gestión de reservas hoteleras  permite automatizar todos los procesos de las reservas, así como sincronizar con la web u otras herramientas externas, ahorrando de esta manera mucho tiempo a la hora de gestionar diferentes procesos, a la vez que minimizas los posibles errores humanos al hacerlo todo de manera automática.

Debido a la gran cantidad de funciones que podemos encontrar en este tipo de software, en este artículo nos centraremos en las 5 más relevantes y comunes.

Gestión de reservas

Debemos empezar por el principio, y una cosa indispensable en un sistema de gestión de reservas hoteleras son, obviamente, las reservas. Por ello es importante contar con un software eficiente, que permita gestionar las reservas fácil y rápidamente, para agilizar el trabajo, así como visualizarlas de manera sencilla. La recepción de un hotel necesita de esta agilidad a la hora de dar entrada o salida a un huésped, para así evitar colas o esperas a quien empieza o termina sus vacaciones.

Existen reservas con diferentes características, pero cuando además se incluye una gran cantidad de personas, como ocurre cuando hay varias reservas vinculadas entre sí, es necesario tener una herramienta fiable que evite errores y permita gestionar de manera centralizada todos los parámetros de estas. Esto se debe a que en los grupos no siempre llegan todas las reservas a la vez, y se debe hacer checkin en momentos diferentes, así como las salidas.

Del mismo modo no debemos olvidarnos de los huéspedes. Toda la información que sobre ellos reflejemos en una reserva deberá quedar registrada para facilitar procesos futuros. Es importante saber si un cliente es repetidor o usual, ya que puede significar que su reserva requiera de ofertas o tratamiento especial si su condición lo requiere.

Así mismo es importante saber qué tenemos disponible. En el caso de las habitaciones, una correcta gestión de las disponibilidades puede evitar problemas de overbooking u otros inconvenientes, como dejar libres habitaciones que se podrían ocupar. Un buen sistema de gestión de reservas hoteleras hará este proceso lo más fácil posible, no solo automatizando tareas sino haciendo visual las disponibilidades, así como la asignación de habitaciones.

Gestión de canales

En un mundo cada vez más rápido y automatizado queremos tenerlo todo en un mismo espacio, en un mismo movimiento que nos gestione todo a la vez. Por ello, es importante que nuestro software de gestión de reservas hoteleras no solo procese las que metemos manualmente, sino que automatice aquellas que nos llegan de canales externos, ya sea de los propios turoperadores, como TUI, o a través de canales como Dingus, SiteMinder, Tipadvisor, etc.

Para que no se pierda ninguna reserva ni configuración de esta, es importante que nuestro sistema de gestión de reservas hoteleras tenga un buen desarrollo y esté vinculado correctamente con dichos canales. De esta forma, garantizaremos que fluye toda la información de la manera más rápida posible, actualizando en cada momento no solo las reservas, sino las disponibilidades.

Gestión de informes

Es importante tener un software que traduzca los datos introducidos correctamente. Uno de los motivos es para poder tener informes fiables para usarlos tanto internamente como de manera externa.

Un ejemplo serían los informes de la DGP diarios, del INE o el ISTAC. Es importante que los datos reflejados en este informe sean correctos y fiables, ya que van a organismos oficiales que hacen un seguimiento de la información proporcionada.

De la misma manera, tener informes internos con datos fiables es importante ya que, a la hora de tomar decisiones sobre precios, gestión de habitaciones, etc., deberás tener una información que permita optimizar los resultados y adecuarlos a los cambios que vayan habiendo según las temporadas más altas.

Gestión de limpieza

La parte de housekeeping, gobernanta, limpieza, en un hotel es de las más importantes. Al final un huésped lo que busca es volver a una habitación cómoda y recogida para poder descansar en sus días de vacaciones. Es por ello que integrar en el software hotelero una funcionalidad que gestione esto es imprescindible.

Para hacerlo lo más eficientemente posible para el departamento de limpieza, este módulo debería reflejar y actualizar los estados de cada habitación: si está ocupada, si está pendiente de limpiar, incluso el tipo de pensión del cliente. De esta manera poderemos hacernos una idea de en qué horarios vendría mejor la limpieza en dicha habitación.

Gestión de pagos

El hecho de no tener problemas a la hora de gestionar los pagos es uno de los puntos más importantes de un software hotelero.

Cada reserva puede gestionarse de manera diferente. Algunos clientes querrán pagar a la salida, otros a la llegada, incluso puede que hayan hecho un depósito previamente, ya sea por la totalidad o parte del coste de la estancia. En ocasiones, los hoteles dan diferentes opciones al huésped, y en otras tienen una única posibilidad de gestionar el pago. Pero sea como fuere, esto se debe gestionar de manera rápida y eficiente.

También es importante en este punto tener en cuenta las facturas, una manera eficaz de crear y numerar la facturación, así como el hecho de automatizar el envío de esta información ya sea al huésped o a la agencia que lo envía. Los ingresos se deben gestionar de la mejor forma para evitar errores en facturas o cobros, ya que el tema monetario puede ser el que estropee al huésped una buena estancia.

En plena era de la tecnología la rapidez es indispensable, pero de nada sirve si no la acompaña la eficacia y fiabilidad. Es por ello que un sistema de gestión de reservas hoteleras debe funcionar correctamente y no olvidarse de cada uno de los departamentos de un hotel, ya que de uno se nutren todos.

Lo que se busca con este tipo de software es facilitar el trabajo, principalmente en recepción, pero no olvidándonos de otros departamentos como el de limpieza o restaurantes. Con el software correcto se puede reducir cuantiosamente la carga de trabajo, haciendo que el personal se pueda centrar en el cliente, personalizando la atención, y delegando las gestiones al sistema.